Заказы клиентов в 1С:Управление торговлей: включение, статусы, согласование и обмен с сайтом

Заказы клиентов включаются в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи: флажок «Заказы клиентов» и выбор одного из трёх вариантов использования. От этого выбора зависит всё остальное — можно ли резервировать товар, вести отгрузку частями и отслеживать состояние по каждой строке.

Статья про типовую 1С:Управление торговлей 11 (интерфейс «Такси»). В Комплексной автоматизации и ERP механизм заказов устроен так же, пути меню совпадают; где есть различия, отмечу отдельно. В 1С:Рознице и УНФ заказы работают по другой логике, здесь они не рассматриваются.

С чего начать: включаем заказы и выбираем схему работы

Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе оптовых продаж установите флажок «Заказы клиентов». Станет доступен переключатель варианта использования:

• 🧾 Заказ как счёт — документ нужен только для печати и фиксации договорённости. Резервы и контроль обеспечения не ведутся.
• 📦 Заказ только со склада — продаёте то, что уже есть в наличии. Товар можно резервировать под заказ.
• 🚚 Заказ со склада и под заказ — самый полный режим. Часть позиций резервируется из остатков, часть ставится «под заказ» поставщику. Отсюда работает обеспечение потребностей.

В этой же группе включите флажок «Статусы заказов клиентов», если хотите управлять согласованием вручную (о статусах — ниже), и при необходимости «Не закрывать частично отгруженные заказы», чтобы заказ оставался в работе до полной отгрузки.

Функциональные опции меняют состав полей в карточке заказа. После смены варианта использования перепроверьте уже введённые заказы — часть реквизитов может стать недоступной или наоборот появиться.

Рабочее место менеджера: списки, отборы, начальная страница

Список заказов открывается из раздела Продажи → Заказы клиентов. Это и есть основное рабочее место менеджера. Чтобы он не тонул в чужих документах, настройте окружение.

Отборы и быстрые фильтры. Над списком есть поле быстрого отбора по состоянию и статусу, а через Ещё → Настроить список менеджер добавляет свои условия — например, «только мои заказы» (отбор по менеджеру) или «только не отгруженные». Сохранённую настройку списка можно назначить вариантом по умолчанию.

Начальная страница. В типовой УТ на начальную страницу выводится форма с текущими делами и ключевыми списками. Набор форм настраивается через Главное меню → Вид → Настройка начальной страницы — добавьте туда список заказов клиентов, чтобы он открывался сразу при входе.

Колонки состояния. В списке заказов выведите колонки «Статус», «Состояние» и «Приоритет» (управление колонками — Ещё → Изменить форму). По ним видно, какой заказ ждёт согласования, какой готов к отгрузке, а какой завис.

Права доступа . Чтобы менеджер видел и правил только нужное, назначьте ему профиль в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Типовой профиль «Менеджер по продажам» уже разрешает работу с заказами. Если нужно ограничить доступ по складам или организациям, включите ограничение доступа на уровне записей (RLS) в настройках прав.

Статусы и состояния заказа: из чего складывается жизненный цикл

Здесь легко запутаться, потому что в заказе есть два разных поля: «Статус» и «Состояние». Они отвечают за разное.

Статус менеджер ставит руками. Он включается функциональной опцией и управляет тем, что с заказом разрешено делать. Типовой набор — три значения:

Состояние программа считает сама — по тому, что реально произошло с заказом: оплачен или нет, зарезервирован, отгружен частично или полностью. Это поле не редактируется руками; оно показывает фактический прогресс и меняется автоматически по мере ввода оплат и отгрузок.

Связка работает так: статусом вы открываете заказу «зелёный свет» (перевели в «К выполнению»), а дальше состояние само отражает, на каком этапе исполнения заказ находится.

Статус можно менять не по одному заказу, а сразу группой: выделите нужные строки в списке заказов, вызовите команду изменения статуса из Ещё и задайте новое значение. Удобно, когда утром руководитель разом запускает в работу десяток согласованных за ночь заказов.

Обеспечение потребностей. В строках заказа есть колонка «Действие» (вариант обеспечения). Чтобы заполнить её по всему заказу, нажмите «Заполнить обеспечение» и выберите, что делать с позициями:

• Отгрузить — товар есть, отгружаем сразу.
• Резервировать на складе — товар есть, но придержать под этот заказ.
• К обеспечению — товара нет, его нужно закупить или переместить под заказ.

Дальше незарезервированные потребности собираются в обработке обеспечения — оттуда формируются заказы поставщикам или перемещения. Так заказ клиента связывается с закупкой.

Согласование крупных заказов и защита от правок

В типовой УТ нет сложного маршрута согласования с несколькими утверждающими — такой процесс строят в ERP или через доработку. Но базовый контроль собирается из штатных механизмов.

Согласование через статус. Самый простой способ: менеджер создаёт заказ в статусе «На согласовании», а право переводить в «К выполнению» даётся только руководителю (отдельным профилем прав). Пока заказ не согласован, отгрузить по нему нельзя — статус физически блокирует действия.

Контроль задолженности и условий продаж. Включите в настройках продаж контроль по срокам оплаты и сумме долга. Тогда заказ сверх лимита задолженности не получится провести без разрешения — программа потребует согласования превышения. Это удобнее ручного статуса: лимит проверяется автоматически, и менеджер физически не сможет отгрузить должнику больше разрешённого.

Лимит задолженности удобно задавать не каждому заказу, а в соглашении с клиентом или в карточке партнёра — тогда он действует на все его заказы разом. Для разовых исключений превышение согласует руководитель, у которого есть соответствующее право.

Запрет изменения задним числом. Чтобы менеджер не правил проведённые заказы прошлых периодов, настройте НСИ и администрирование → Даты запрета изменения. Дату запрета можно задать общую или по конкретным пользователям и организациям.

Блокировка от одновременного редактирования. Если два пользователя открыли один заказ, система не даст второму записать документ поверх чужих изменений — это штатная оптимистическая блокировка платформы, отдельно её настраивать не нужно.

Автоматизация: соглашения с клиентами и приём заказов с сайта

Два механизма снимают с менеджера рутину при оформлении заказов: соглашения (автозаполнение условий) и обмен с сайтом (автоматический приём заказов).

Соглашения с клиентами — автозаполнение условий

Чтобы менеджер не вбивал в каждый заказ вручную цену, скидку и условия оплаты, заведите соглашения с клиентами в разделе CRM и маркетинг (группа настроек и справочников). В соглашении фиксируются типовые условия продажи:

• вид цен, по которому считается заказ;
• склад отгрузки по умолчанию;
• условия и график оплаты (аванс, отсрочка);
• валюта расчётов;
• скидки и наценки.

Соглашения бывают типовые (одни условия для группы клиентов) и индивидуальные (под конкретного покупателя). Когда менеджер создаёт заказ и выбирает клиента с действующим соглашением, цена, склад и условия оплаты подставляются сами — остаётся добавить товар .

Приём заказов с сайта

Если заказы приходят из интернет-магазина, их не обязательно вбивать руками — настраивается обмен, при котором заказ с сайта создаётся в 1С автоматически.

Обмен с сайтом настраивается в разделе НСИ и администрирование (группа настроек обмена с сайтом; в вашем релизе раздел может называться «Обмен с сайтом» или «Обмен данными»). Обмен идёт по стандарту CommerceML — его понимают 1С-Битрикс и большинство популярных CMS.

Как это работает по шагам:

1. В 1С создаётся узел обмена с сайтом и задаётся адрес интернет-магазина, логин и пароль для подключения.
2. Из 1С на сайт выгружается каталог: номенклатура, цены, остатки, картинки.
3. С сайта в 1С загружаются оформленные покупателями заказы — они попадают в список Продажи → Заказы клиентов.
4. Обратно на сайт уходит актуальный статус заказа (принят, отгружен), чтобы покупатель видел прогресс в личном кабинете.

Новый заказ с сайта обычно приходит в статусе «На согласовании» или помечается как непроведённый — менеджер проверяет наличие, обеспечение и переводит заказ в работу. Не настраивайте автоматическое проведение заказов с сайта без проверки остатков: иначе уйдёт в резерв товар, которого нет.

Контроль исполнения: какие отчёты смотреть

Когда заказов много, по списку всё не отследишь. Для контроля в УТ есть готовые отчёты — раздел Продажи → Отчёты по продажам.

• Выполнение заказов клиентов — показывает по каждому заказу, что оплачено, зарезервировано, отгружено и сколько осталось. Главный отчёт для диспетчеризации.
• Ведомость по заказам клиентов — остатки обязательств: что мы ещё должны отгрузить и что клиент ещё должен оплатить.
• Задолженность клиентов (раздел Финансы → Отчёты по финансам) — просроченные оплаты в разрезе заказов и сроков.

В отчёте «Выполнение заказов» ставьте отбор по менеджеру и по состоянию — так руководитель за минуту видит зависшие заказы. Любой отчёт можно сохранить с нужными настройками как отдельный вариант и открывать его одним кликом.

Для оперативного контроля удобнее не отчёт, а колонка «Состояние» прямо в списке заказов с группировкой: сразу видно, сколько заказов готово к отгрузке и сколько ждёт обеспечения.

Полезная практика — закрепить за каждым отчётом свой вариант настроек под конкретную задачу: один для планёрки по отгрузкам, другой для разбора просроченной задолженности. Тогда контроль занимает не настройку отбора каждый раз, а один клик по готовому варианту.

Частые вопросы