Как настроить программу 1С Зарплата и управление персоналом

Чтобы ЗУП считала зарплату правильно, настроить нужно три вещи до первого начисления: учётную политику организации (Настройка → Организации), общие параметры расчёта зарплаты и кадрового учёта (Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт) и производственный календарь на текущий год. Всё остальное — начисления, удержания, способы отражения в бухучёте — настраивается по мере того, как встречаются в работе.

Ниже — порядок, в котором эти блоки заполняют на практике в 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 (интерфейс «Такси»). Пропустите шаг — и получите либо неверную сумму НДФЛ, либо пустой табель, либо проводки, которые не примет бухгалтерия.

С чего начать: первый запуск и реквизиты организации

При первом открытии чистой базы ЗУП предлагает начальную настройку: указать, по скольким организациям вести учёт, нужен ли обособленный расчёт по подразделениям, какой уровень кадрового учёта использовать. Эти флаги можно поменять и позже, они не фиксируются навсегда.

Первым делом заполните карточку организации — Настройка → Организации (или Главное → Организации). Минимум, без которого не пойдёт расчёт:

• 📌 полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП, ОГРН;
• 📌 регистрационный номер в СФР (с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России — реквизит теперь один);
• 📌 коды ОКВЭД, ОКТМО, территориальные условия (районный коэффициент, если он есть в вашем регионе);
• 📌 ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер — для подписи отчётов.

Если организаций несколько, каждую заполняют отдельно: учётная политика и реквизиты привязаны к конкретному юрлицу.

Учётная политика организации по зарплате

Параметры учётной политики лежат в карточке организации — вкладка Учётная политика и другие настройки → Учётная политика. Здесь задаётся всё, что влияет на расчёт взносов и налога:

1. Тариф страховых взносов. Выберите вид тарифа: основной, для субъектов МСП (пониженный на выплаты сверх МРОТ), IT-компании, общепит и т. д. От этого зависит ставка единого тарифа взносов.
2. Территориальные условия. Если сотрудники работают в районах Крайнего Севера или местностях с районным коэффициентом — укажите это, иначе коэффициент и северная надбавка не начислятся.
3. Особые условия труда — для досрочных пенсий, если есть рабочие места с вредными условиями и спецоценкой.
4. Применяемые тарифы НДФЛ и настройки по иностранным работникам, если они есть.

Единый тариф страховых взносов и единая предельная база действуют с 2023 года — отдельные настройки по ПФР, ФОМС и ФСС в старом виде больше не нужны.

Рядом, во вкладке Учётная политика и другие настройки, есть пункт «Бухучёт» — там задаётся способ отражения зарплаты по умолчанию для всей организации. К нему вернёмся в разделе про проводки.

Общие настройки расчёта зарплаты и кадрового учёта

Два раздела настроек определяют, какие возможности программы вообще включены.

Настройка → Расчёт зарплаты — здесь отмечают, что именно считает база:

• ведётся ли расчёт больничных, отпусков и других отсутствий;
• используются ли договоры ГПХ, займы сотрудникам, натуральные доходы;
• выполняется ли индексация заработка;
• ведётся ли учёт по нескольким тарифным ставкам.

Настройка → Кадровый учёт — выбор между полным и упрощённым кадровым учётом:

• 📋 Упрощённый — кадровые приказы (приём, перевод, увольнение) не ведутся, данные вносятся прямо в карточку сотрудника. Подходит микробизнесу.
• 📋 Полный — ведутся приказы по кадрам, штатное расписание, воинский учёт. Нужен, если вы формируете кадровые документы и отчётность по персоналу.

Если ведёте штатное расписание — включите его в настройках кадрового учёта и заполните позиции до приёма сотрудников. Тогда при приёме оклад и надбавки подтянутся из позиции штатки автоматически.

Здесь же, в блоке настроек выплаты, определяют, как и когда выплачивается зарплата: аванс фиксированной суммой или процентом от оклада, даты выплаты аванса и окончательного расчёта, способ выплаты (через кассу, на карту, через зарплатный проект банка). Эти параметры нужны, чтобы корректно формировались ведомости и считался НДФЛ с аванса — с 2023 года налог удерживается при каждой выплате, включая аванс, поэтому дата выплаты напрямую влияет на период удержания налога.

Производственный календарь и графики работы

Без заполненного производственного календаря норма времени будет нулевой, и оклад рассчитается неверно. Это первое, что проверяют, когда «зарплата считается не так».

Производственный календарь находится в Настройка → Предприятие → Производственные календари (группа «Предприятие» внутри раздела «Настройка»). Порядок:

1. Откройте календарь РФ на нужный год.
2. Нажмите заполнение по умолчанию — программа расставит выходные и государственные праздники по Трудовому кодексу.
3. Проверьте перенесённые выходные: правительство ежегодно утверждает переносы отдельным постановлением, и в свежей базе их может не быть — тогда правьте вручную.

Календарь заполняют на каждый новый год отдельно. Забыли завести календарь на январь — январская зарплата посчитается с неверной нормой.

На основе производственного календаря строятся графики работы сотрудников — Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка 40 часов обычно есть в базе сразу; сменные, суммированный учёт рабочего времени и сокращённые графики создают под свои нужды. График назначается сотруднику в кадровом документе и задаёт его норму времени.

Виды начислений и удержаний: как их настроить

Начисления (оклад, премия, надбавка, оплата отпуска) живут в Настройка → Начисления, удержания (алименты, профсоюзные взносы, удержание по займу) — в Настройка → Удержания. Стандартные виды — оклад по дням, по часам, оплата по среднему — поставляются вместе с конфигурацией; свои добавляют под конкретные выплаты.

В карточке начисления заполняют несколько ключевых реквизитов — ошибка в любом из них тихо испортит расчёт налогов:

Для премий отдельно указывают код и категорию дохода НДФЛ и месяц, к которому премия относится, — это влияет на дату получения дохода и на то, в какой период попадёт удержанный налог.

Простой пример настройки новой надбавки: создаёте начисление с назначением «Повременная оплата труда», формулой вида «Оклад × Процент», ставите обложение НДФЛ с кодом основного дохода и признаёте доходом, облагаемым взносами. Способ отражения указываете тот же, что у оклада, если надбавка относится к той же статье затрат. После сохранения надбавка становится доступной для назначения в кадровых документах и в документе «Изменение оплаты труда».

Удержания настраивают по той же логике. Для алиментов, например, задают процент или твёрдую сумму, порядок расчёта (от дохода за вычетом НДФЛ) и получателя — исполнительный лист фиксируется отдельным документом, а удержание лишь применяет его правила при расчёте.

Что такое планы видов начислений

Начисления и удержания, которые вы видите в справочниках, технически хранятся в планах видов начислений (ПВН) — это объект платформы 1С, где описаны правила расчёта: формула, вытеснение одних начислений другими, зависимость показателей.

Обычному пользователю в ЗУП 3.1 не нужно лезть в сам план видов расчёта — вся настройка идёт через привычные карточки начислений и удержаний. Знать про ПВН полезно для понимания логики:

• Вытеснение — почему оплата по окладу автоматически уменьшается на дни отпуска или больничного: отпуск «вытесняет» оклад за те же дни.
• Приоритет — в каком порядке применяются начисления, которые пересекаются по времени.
• Показатели — переменные (оклад, тарифная ставка, процент премии), из которых собираются формулы.

Если типовое вытеснение настроено неверно — например, оклад не уменьшается на дни отсутствия — причину ищут именно в настройке начисления, а не в документе расчёта.

Отражение зарплаты в бухгалтерском и налоговом учёте

Чтобы начисленная зарплата превратилась в проводки, в ЗУП настраивают способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте — справочник в Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте. Каждый способ — это счёт затрат и аналитика (подразделение, статья затрат), на которые ляжет начисление.

Способ отражения задаётся на трёх уровнях, от общего к частному — работает самый конкретный:

1. по организации (значение по умолчанию — вкладка «Бухучёт» в учётной политике);
2. по подразделению;
3. по сотруднику или по конкретному начислению.

ЗУП не ведёт бухгалтерский учёт сама — она передаёт готовые суммы и проводки в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию данных (Администрирование → Синхронизация данных). Поэтому названия способов отражения в ЗУП и статьи затрат в Бухгалтерии должны соответствовать друг другу, иначе документ «Отражение зарплаты в бухучёте» не загрузится корректно.

Для налогового учёта в каждом начислении важен способ учёта в расходах (принимается к налогу на прибыль или нет) — он тоже задаётся в карточке начисления и настройках отражения.

Проверка настроек и тестовый расчёт

Перед тем как запускать базу в работу, прогоните один полный цикл на одном-двух сотрудниках:

1. Примите тестового сотрудника с окладом и графиком работы.
2. Начислите зарплату за месяц документом Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов.
3. Проверьте три суммы вручную: оклад = оклад × отработанные дни ÷ норма по графику; НДФЛ = база × 13%; страховые взносы по вашему тарифу.
4. Сформируйте «Расчётный листок» (Зарплата → Отчёты по зарплате) и сверьте с ручным расчётом.
5. Сформируйте «Отражение зарплаты в бухучёте» и проверьте счета.

Пример для контроля: оклад 60 000 ₽, месяц отработан полностью. НДФЛ по ставке 13% = 60 000 × 0,13 = 7 800 ₽, на руки — 52 200 ₽. Страховые взносы по единому тарифу 30% = 60 000 × 0,30 = 18 000 ₽. Если программа выдала другие числа — ищите причину в учётной политике (тариф), настройке начисления (код дохода, обложение взносами) или в норме времени по календарю.

Полезные отчёты для самопроверки настройки:

• 📊 «Анализ начислений и удержаний» — видно, какие виды выплат вообще сработали;
• 📊 «Проверка расчёта взносов» — показывает базу и суммы по каждому сотруднику;
• 📊 «Контроль сроков выплаты зарплаты» — если настраиваете ведомости и сроки.

Частые вопросы