Как настроить счёт 26 в 1С: Бухгалтерия 8.3 для учёта расходов

Счёт 26 «Общехозяйственные расходы» настраивается в учётной политике: Главное → Учётная политика. Там вы выбираете, как списывать общехозяйственные расходы — директ-костингом (Дт 90.08 Кт 26 сразу в расходы периода) или в себестоимость продукции (Дт 20 Кт 26 с распределением по базе). От этого выбора зависит, закроется ли счёт в конце месяца и не зависнет ли на нём сальдо.

На счёте 26 собирают косвенные управленческие затраты, которые нельзя отнести к конкретному изделию или заказу: зарплату администрации, аренду офиса, связь, канцтовары, амортизацию офисной техники. Ниже — как настроить счёт, задать статьи затрат, прописать распределение и проверить результат при закрытии месяца.

Что собирает счёт 26 и чем он отличается от 25

Счёт 26 — активный, собирательно-распределительный. В течение месяца на нём копятся расходы, а в конце месяца он должен закрыться в ноль. Остаток на счёте 26 в балансе — почти всегда признак незавершённой или неверной настройки.

Сюда относят затраты на управление организацией в целом:

• 💼 оплату труда руководителей, бухгалтерии, юристов и взносы с неё;
• 🏢 аренду и содержание офиса, коммунальные услуги;
• 📞 связь, интернет, почтовые расходы;
• 🖨 амортизацию офисного оборудования и мебели;
• 🖇 канцтовары, хозяйственный инвентарь, обслуживание ПО.

Не путайте со счётом 25 «Общепроизводственные расходы». На 25 собирают расходы по обслуживанию производства (цеховые): амортизацию станков, зарплату мастеров, содержание цеха. На 26 — расходы на управление всей фирмой. У торговых организаций и тех, кто оказывает услуги, производственного счёта 25 обычно нет, а 26 работает как основной счёт косвенных расходов.

Какой метод списания общехозяйственных расходов выбрать

Это ключевое решение, от него зависит вся дальнейшая настройка. В 1С два варианта.

Директ-костинг — общехозяйственные расходы списываются сразу в себестоимость продаж текущего месяца проводкой Дт 90.08 Кт 26. Вся сумма со счёта 26 уходит в расходы периода целиком, независимо от объёма продаж и выпуска. Это самый распространённый вариант для торговли и услуг.

В себестоимость продукции, работ, услуг — расходы со счёта 26 распределяются на счёт 20 проводкой Дт 20 Кт 26 по выбранной базе и формируют полную производственную себестоимость. Применяют производственные предприятия, которым нужна полная себестоимость готовой продукции.

Коротко, как определиться:

Пошаговая настройка счёта 26 в учётной политике

Настройку делают в разделе учётной политики. Права на изменение обычно есть у бухгалтера с полными правами.

1. Откройте Главное → Учётная политика. Если в базе несколько организаций, сверху выберите нужную.
2. Найдите блок настроек, относящийся к общехозяйственным расходам и счёту 26. В нём переключатель способа списания со счёта 26.
3. Выберите один из вариантов: списание в себестоимость продаж (директ-костинг) либо в себестоимость продукции, работ, услуг.
4. Если выбрали директ-костинг — на этом настройка почти закончена, дополнительная база распределения не нужна.
5. Если выбрали списание в себестоимость — переходите к настройке методов распределения косвенных расходов (следующий раздел), иначе закрытие месяца выдаст ошибку.
6. Запишите и закройте учётную политику.

Чтобы расходы вообще попадали на счёт 26, они должны вводиться документами с правильным счётом затрат. Основные документы, формирующие оборот по дебету 26:

• Поступление (акты, накладные) — услуги сторонних организаций (аренда, связь);
• Авансовый отчёт — командировочные и хозяйственные расходы администрации;
• Начисление зарплаты — оплата труда и взносы управленческого персонала;
• Амортизация ОС при закрытии месяца — по офисному оборудованию;
• Требование-накладная — списание канцтоваров и материалов на 26.

Вот типовые проводки по счёту 26 — от начисления до списания:

Статьи затрат и аналитика счёта 26

Счёт 26 ведётся в разрезе аналитики (субконто), поэтому важно, чтобы каждая сумма попадала в нужную статью. Основные субконто — подразделение и статья затрат.

Справочник статей открывается из раздела справочников по доходам и расходам — Справочники → Статьи затрат. У каждой статьи заполняют поле вида расхода для налогового учёта: именно оно определяет, как расход учтётся при расчёте налога на прибыль.

На что обратить внимание в статье затрат:

• Вид расхода (НУ) — выбирайте из списка то, что соответствует сути расхода (оплата труда, материальные расходы, прочие и т.д.). От этого зависит отражение в декларации по налогу на прибыль.
• Статьи, не принимаемые для налога, помечайте соответствующим видом расхода — тогда программа не включит их в налоговую базу.

Аналитика по подразделениям включается в функциональности программы. Если учёт по подразделениям не нужен (маленькая фирма без деления на отделы), субконто «Подразделения» можно отключить в настройках, чтобы не усложнять учёт.

Настройка распределения косвенных расходов

Этот раздел нужен только при методе «в себестоимость продукции, работ, услуг». При директ-костинге распределять нечего — весь счёт уходит на 90.08.

Распределение задаётся в регистре методов распределения косвенных расходов (ищется по разделу учёта затрат, рядом с настройками учётной политики). Для счёта 26 нужно указать базу, пропорционально которой расходы разнесутся на счёт 20.

Доступные базы распределения:

Порядок настройки:

1. Откройте регистр методов распределения косвенных расходов.
2. Добавьте строку с датой начала (как правило, начало года) и организацией.
3. Укажите счёт затрат 26 (можно задать и конкретную статью затрат, если для разных статей нужны разные базы).
4. Выберите базу распределения из списка выше.
5. Запишите настройку.

Как это считается на практике. Допустим, за месяц на счёте 26 собралось 300 000 рублей, а база распределения — выручка. Основное производство дало выручку 800 000 рублей, услуги на сторону — 200 000 рублей, всего 1 000 000. Тогда на производственную продукцию уйдёт 300 000 × (800 000 / 1 000 000) = 240 000 рублей, а на услуги — 300 000 × (200 000 / 1 000 000) = 60 000 рублей. Эти суммы программа разнесёт на счёт 20 по соответствующим номенклатурным группам. Если бы базой была оплата труда, пропорция считалась бы не от выручки, а от фонда оплаты труда основных рабочих по тем же группам.

Если номенклатурных групп несколько, база считается отдельно по каждой — поэтому важно, чтобы выручка и прямые затраты тоже велись в разрезе этих же групп. Иначе распределение уйдёт не туда, и себестоимость конкретного изделия окажется искажённой.

Закрытие месяца и проверка счёта 26

Списание счёта 26 выполняется не вручную, а регламентной операцией. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите период и организацию, затем выполните закрытие. За списание 26 отвечает операция закрытия затратных счетов (20, 23, 25, 26).

После успешного закрытия проверьте результат:

• Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 26 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Конечное сальдо по счёту 26 должно быть нулевым. Если остаток завис — счёт не закрылся, ищите причину в настройке.
• Посмотрите проводки операции закрытия: при директ-костинге увидите Дт 90.08 Кт 26, при распределении — Дт 20 Кт 26.
• Проверьте справку-расчёт списания косвенных расходов — там видно, какая сумма и по какой базе распределилась.

Если нужно понять, из чего сложилась сумма на счёте, используйте отчёт «Анализ счёта» или «Карточка счёта» по счёту 26 — они раскрывают обороты по статьям затрат и подразделениям.

Частые ошибки при работе со счётом 26

Разберём ситуации, которые приводят к зависанию счёта и неверной себестоимости. Это не повтор шагов выше, а именно типовые сбои.

• 🔴 Не выбран метод списания. В учётной политике не заполнен способ списания общехозяйственных расходов — счёт 26 не закрывается ни одним из вариантов, сальдо копится из месяца в месяц.
• 🔴 Выбрано «в себестоимость», но нет базы распределения. Закрытие месяца останавливается с ошибкой. Нужно задать метод распределения косвенных расходов для счёта 26.
• 🔴 Директ-костинг без выручки по услугам. При директ-костинге расходы списываются на 90.08 и формируют убыток, если в месяце не было реализации. Для сезонного бизнеса это нормально, но сумму стоит контролировать.
• 🔴 Расходы попали не на тот счёт. В документе поступления или требовании-накладной указан счёт 20 или 44 вместо 26 — оборот не собрался на 26. Проверяйте счёт затрат в документах.
• 🔴 Неверный вид расхода в статье затрат. Расход, не принимаемый для налога на прибыль, отмечен как принимаемый — завышается база по налогу. Проверьте вид расхода (НУ) в справочнике статей затрат.

Способ быстро найти причину: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 26 с детализацией по субконто. Строка с ненулевым сальдо покажет, в какой статье или подразделении завис расход.

Частые вопросы