Как настроить счёт 97 в 1С 8.3 и списать расходы

На счёт 97 нельзя отнести всё, что кажется «расходом на будущее». После того как из правил бухучёта убрали прямое указание про расходы будущих периодов, перечень резко сузился. Сейчас на счёте 97 остаются в основном неисключительные права на программы и лицензии, разовые платежи по длящимся договорам, затраты на подготовку новых производств — то, что по сути относится к нескольким периодам и прямо названо «будущими расходами» в нормативке.

Если затраты можно списать сразу — списывайте сразу. Аренда, подписка и страхование чаще идут не через 97, а через счета расчётов (76, 60) с равномерным признанием. Разберём, как в 1С:Бухгалтерии 8.3 настроить субсчета, завести карточку РБП, провести поступление, а потом автоматически списывать расход при закрытии месяца.

Что действительно учитывать на счёте 97

Признак расхода будущих периодов простой: деньги или обязательство возникли сейчас, а выгоду вы получаете на протяжении нескольких месяцев или лет. Разовый платёж по длящемуся отношению — это 97. Ежемесячная плата за ту же услугу — это текущий расход, счёт 97 ему не нужен.

Типичные кандидаты на счёт 97:

• 💾 неисключительные права на ПО и лицензии 1С, антивирус, CRM — куплено один раз, используется год и больше;
• 🏗️ затраты на освоение новых производств, сезонную подготовку;
• 📄 разовые платежи по договорам, где право пользования растянуто во времени.

Отдельно разведите права на ПО. Неисключительное право (обычная лицензия, которой вы пользуетесь, но не распоряжаетесь) — это счёт 97. Исключительное право, когда вы владеете программой как активом, — уже нематериальный актив, его учитывают на счёте 04 и амортизируют, а не списывают через 97. Перепутать легко, а последствия для отчётности разные.

Налог на прибыль и бухучёт признают расходы будущих периодов по близким, но не одинаковым правилам, поэтому заполнять карточку РБП нужно сразу с прицелом на оба учёта.

Субсчета 97.01 и 97.21 и аналитика счёта

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии 8.3 счёт 97 уже разбит на субсчета, создавать их вручную не нужно. Открыть план счетов : Главное → План счетов (или Главное → Настройки → План счетов).

Большинство операций идёт через счёт 97.21 — именно на нём учитывают лицензии, права на ПО и прочие разовые затраты. Субсчёт 97.01 нужен в узких случаях, связанных с оплатой труда (например, отпускные, относящиеся к следующему году, если организация ведёт их через РБП).

Ключевой разрез аналитики здесь — субконто Расходы будущих периодов. Это отдельный справочник, и каждая сумма на счёте 97 должна быть привязана к своему элементу этого справочника. Без заполненной карточки программа не поймёт, за сколько месяцев и на какой счёт затрат списывать расход.

Как заполнить карточку расхода будущих периодов

Справочник открывается из Справочники → Доходы и расходы → Расходы будущих периодов. Создаёте новый элемент — это и есть «настройка» списания для конкретного расхода.

Поля, которые реально влияют на расчёт:

1. Наименование — понятное, например «Лицензия 1С:Бухгалтерия, 1 год».
2. Вид для НУ — определяет, как расход попадёт в налоговый учёт (прочие расходы, расходы на оплату труда и т. д.).
3. Сумма — справочное поле; на фактическое списание влияет сальдо счёта 97, а не это число.
4. Признание расходов — способ: По месяцам, По календарным дням или В особом порядке.
5. Период списания с … по … — границы, за которые сумма растянется.
6. Счёт затрат и Статья затрат — куда уйдёт списанная часть (26, 20, 44 и соответствующая статья).

Способ По месяцам делит сумму на равные доли по числу месяцев периода. По календарным дням считает точнее — пропорционально количеству дней в каждом месяце. В особом порядке отключает автосписание: сумму вы снимаете вручную документом операции, когда сами решите.

Документ поступления и проводки по дебету 97

Саму сумму на счёт 97 заводят обычным поступлением, а не вручную. Для лицензий и прав подходит Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги» или строкой в табличной части.

В строке поступления указываете:

• счёт учёта — 97.21;
• субконто — ваш элемент справочника Расходы будущих периодов;
• сумму и ставку НДС из акта/накладной.

После проведения формируются проводки:

Если документ поступления не подходит (например, расход возник из другой операции), сумму можно отнести на 97 вручную через Операции → Операции, введённые вручную, но субконто Расходы будущих периодов всё равно обязательно — иначе списывать будет нечего.

НДС со счёта 97 принимается к вычету на общих основаниях в периоде поступления, его не растягивают вместе с основной суммой.

Списание РБП при закрытии месяца

Ежемесячное списание — это не отдельный документ, а регламентная операция внутри закрытия месяца. Путь: Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. В списке операций есть пункт «Списание расходов будущих периодов».

Как считается сумма за месяц:

• По месяцам. Сумма РБП делится на число месяцев периода. Лицензия 36 000 ₽ на 12 месяцев (с 1 января по 31 декабря) спишется по 36 000 ÷ 12 = 3 000 ₽ каждый месяц.
• По календарным дням. Та же сумма за январь: 36 000 × 31 ÷ 365 = 3 057,53 ₽, за февраль (28 дней) — 36 000 × 28 ÷ 365 = 2 761,64 ₽. Сумма месяцев за год в итоге сойдётся к 36 000 ₽.

Программа списывает ровно столько, сколько приходится на закрываемый месяц, и прекращает, когда период заканчивается или сальдо счёта обнуляется.

Закрытие месяца выполняют последовательно, месяц за месяцем. Перепровести закрытие за старый период без веской причины не стоит: это пересчитает списание и может сдвинуть суммы в уже сданной отчётности.

Налоговый учёт: где БУ и НУ расходятся

В налоговом учёте счёт 97 тоже задействован, но правила признания берутся из главы 25 НК. Для неисключительных прав на ПО расход списывают равномерно в течение срока использования, а если срок в договоре не указан — организация определяет его сама. Для расходов на страхование НК требует признавать их пропорционально числу календарных дней действия договора.

Поэтому в карточке РБП важно корректно указать Вид для НУ: от него зависит, как сумма ляжет в декларацию по налогу на прибыль.

Пример со страхованием. Полис оформлен на год, премия уплачена разом — 73 000 ₽, срок с 1 марта по 28 февраля следующего года. В налоговом учёте расход признают пропорционально дням действия договора: за март (31 день из 365) в затраты уйдёт 73 000 × 31 ÷ 365 = 6 200 ₽. Если в бухучёте вы спишете тот же полис равными долями «по месяцам» (по 6 083,33 ₽), БУ и НУ разойдутся — и программа отразит временную разницу. Чтобы расхождений не было, задавайте одинаковый способ в обоих учётах.

Когда бухгалтерский и налоговый порядок списания совпадают (один период, один способ) — разниц не возникает. Если же в БУ вы растягиваете расход иначе, чем в НУ, появляются временные разницы, и их учёт ведётся по ПБУ 18/02. 1С считает их автоматически при включённом учёте разниц, но только если данные НУ в карточке и в документе поступления заполнены.

Отчёты для контроля остатков по счёту 97

Чтобы увидеть, сколько ещё осталось списать, и не пропустить зависшие суммы, используют стандартные отчёты из раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 97 — сальдо на конец периода показывает несписанный остаток. Разворот по субконто Расходы будущих периодов покажет остаток по каждому элементу.
• Карточка счёта 97 — вся история движения конкретного РБП: когда приняли, сколько и когда списали.
• Анализ субконто по виду Расходы будущих периодов — удобно, когда таких расходов много.

Отдельно стоит «Справка-расчёт списания расходов будущих периодов» — её формируют прямо из закрытия месяца по операции списания. В ней видно, как программа посчитала сумму за месяц: исходная сумма, период, способ и доля, приходящаяся на текущий месяц. Это первое, что открывают, когда сумма списания выглядит странно.

Контрольная логика простая: сальдо по 97 на дату окончания периода списания должно стать нулевым. Если период давно закрылся, а остаток висит — значит, списание где-то не отработало.

Почему РБП не списывается: разбор ошибок

Когда сумма на 97 стоит на месте, причина почти всегда в карточке или в датах, а не в сбое программы.

• 🔴 Не указаны счёт и статья затрат в карточке. Регламентной операции некуда девать расход — списания нет. Заполните поля и перепроведите закрытие месяца.
• 🔴 Не заполнен период списания «с … по …». Без границ программа не знает, на сколько делить сумму. Остаток зависает целиком.
• 🟠 Дата начала списания в прошлом. При первом же закрытии месяца спишется сумма сразу за все прошедшие месяцы одной проводкой. Иногда это ожидаемо, но чаще — сигнал, что период задан неверно.
• 🟠 Выбран способ «В особом порядке». Автосписания не будет по определению — сумму снимают вручную операцией. Если автоматизация нужна, смените способ на «По месяцам» или «По календарным дням».
• 🟡 Сумма принята на 97 без субконто Расходы будущих периодов. Остаток есть, а привязки к карточке нет — списывать не от чего. Исправляется корректировкой проводки поступления.

После правки карточки обязательно перепроведите закрытие месяца за соответствующий период, иначе расчёт не обновится.

Частые вопросы