Кто что видит в 1С:УНФ: профили, ограничения по фирмам и пароли

Доступ в 1С:УНФ настраивают в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: раздел Настройки → Пользователи и права. Там создают пользователя, отмечают ему профили (готовые наборы прав по ролям сотрудников) и, если нужно, включают ограничение доступа на уровне записей — например, чтобы менеджер видел только свою организацию.

Частая ошибка — раздавать права через список пользователей Конфигуратора и ставить галочки ролей вручную. Программа такие изменения не учитывает: при следующей проверке появятся «несопоставленные» пользователи, а ограничения по данным перестанут работать. Правильный путь у администратора УНФ один — профили групп доступа.

Как устроена ролевая модель УНФ

В УНФ права собраны в три слоя. Понять их стоит до первой настройки, иначе непонятно, почему галочка «не срабатывает».

• 🧩 Роли администратор не редактирует. Их список зашит в конфигурацию, и при обновлении он может меняться.
• 📦 Поставляемые профили приходят с программой и обновляются вместе с ней. Их состав лучше не трогать.
• 🛠️ Свои профили создают копированием поставляемого. В копии можно убрать или добавить роли — обновление её не перезапишет.
• 👥 Группы доступа связывают профиль с людьми. В УНФ по умолчанию работает упрощённый режим: группы создаются автоматически, когда вы отмечаете профиль в карточке пользователя.

Права складываются. Если у сотрудника два профиля, он получает всё, что разрешено хотя бы одним из них. Запретить что-то «поверх» другим профилем нельзя — только убрать лишний профиль.

Что сделать до создания первого пользователя

Пока список пользователей пуст, любой, кто открыл базу, входит без пароля и с полными правами. Поэтому первым всегда создают администратора.

1. Откройте Настройки → Пользователи и права. В отдельных релизах эта панель живёт в Администрирование → Пользователи и права доступа — смысл и состав настроек те же.
2. Убедитесь, что включён флажок использования групп пользователей, если сотрудников больше пяти-семи: группы («Отдел продаж», «Склад») упрощают поиск и отбор.
3. Решите заранее, нужно ли ограничение на уровне записей. Включать его «на всякий случай» не стоит: оно добавляет проверки при каждом чтении данных.
4. Создайте пользователя для себя, отметьте ему профиль Администратор и задайте пароль.
5. Перезапустите программу и войдите уже под этим пользователем.

Программа сама не даст сохранить первого пользователя без полных прав — это защита от ситуации, когда в базу больше никто не может зайти администратором.

Запишите пароль администратора в надёжном месте. Сбросить его сможет только другой пользователь с полными правами. Если администратор в базе один, восстановление доступа превращается в отдельную работу для специалиста.

Добавление пользователя и выдача прав в 1С УНФ

Новый сотрудник получает доступ за несколько минут, если профили уже настроены.

Карточка пользователя

1. В Настройки → Пользователи и права откройте список Пользователи и нажмите Создать.
2. Заполните Полное имя — так человек будет виден в документах и отчётах.
3. Если в базе ведутся сотрудники, свяжите пользователя с карточкой сотрудника или физического лица. Это нужно для подстановки ответственного в документы.
4. Отметьте Вход в программу разрешён. Без этого флажка пользователь хранится только как справочная запись.
5. Задайте Имя для входа — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов, например ivanova.
6. Выберите способ входа и пароль (подробно — в разделе про аутентификацию ниже).
7. Нажмите Записать.

Права доступа

8. В карточке нажмите Права доступа . Откроется список профилей с флажками.
9. Отметьте нужные профили. Для менеджера по продажам — продажи и, возможно, CRM; для кладовщика — склад.
10. Если включено ограничение на уровне записей, для отмеченного профиля появятся поля ограничений. Укажите, какие организации или другие значения доступны сотруднику.
11. Нажмите Записать.

Новые права применяются со следующего входа. Если сотрудник уже работает в программе, попросите его закрыть и снова открыть 1С.

Если сотрудник ушёл

Пользователя не удаляют: на него ссылаются документы, заказы, задачи. Снимите флажок Вход в программу разрешён и, при желании, отметьте карточку Недействителен. История в документах сохранится, а войти под этим именем больше не получится.

Ограничение прав на объекты и данные

Профиль решает, что сотрудник может делать: видеть ли раздел «Деньги», проводить ли платёжки. Ограничение на уровне записей решает, какие именно записи ему доступны.

Ограничение на уровне записей

1. В Настройки → Пользователи и права включите флажок ограничения доступа на уровне записей.
2. Дождитесь окончания обновления параметров доступа. На большой базе оно идёт в фоне и может занять заметное время. Пока оно не закончилось, ограничения работают не полностью.
3. Откройте права пользователя и для каждого профиля задайте значения: какие организации ему разрешены.
4. Какие ещё виды доступа поддерживает профиль, видно на его вкладке видов доступа. Ограничивайте только то, что в этом списке есть.

Типичные сценарии:

• 🏢 Несколько юрлиц в одной базе. Менеджер ИП видит только документы ИП, бухгалтер ООО — только ООО.
• 💰 Зарплата. Расчёт зарплаты и кадровые данные открыты только тем, кто их ведёт. Это ещё и требование закона о персональных данных: доступ к паспортам и окладам должен быть ограничен кругом лиц, которым он нужен по работе.
• 📊 Финансы. Отчёты о прибыли, движении денег и себестоимости видит руководитель, а не весь офис.

Даты запрета изменения

Отдельный механизм — запрет редактировать закрытые периоды. Его настраивают в разделе настроек рядом с пользователями и правами: дата задаётся общая или для конкретного пользователя и организации.

Пример: отчётность за сентябрь сдана, ставим дату запрета 30.09. Менеджеры больше не смогут поправить сентябрьскую реализацию, а главный бухгалтер — сможет, если ему задана своя, более ранняя дата или отдельное исключение.

Пароли и способы входа в УНФ

Способ входа выбирают в карточке пользователя. Можно включить несколько сразу.

Для пароля в карточке есть полезные флажки:

• 🔑 Потребовать смену пароля при входе — администратор задаёт временный пароль, сотрудник при первом входе ставит свой. Так администратор не знает чужих паролей.
• 🚫 Запретить пользователю изменять пароль — для общих служебных учёток, например для обмена с сайтом.
• 👁️ Показывать в списке выбора — снимите этот флажок, чтобы при запуске люди вводили имя, а не выбирали его из списка. Перебирать пароль к чужому имени станет сложнее.

Политика паролей

В современных релизах в панели пользователей и прав есть настройки входа. Там задают требования ко всем пользователям:

• минимальная длина пароля — разумный минимум 8 символов;
• требование сложности — буквы разного регистра, цифры;
• максимальный срок действия — например, 90 дней;
• запрет повтора последних паролей;
• автоматический запрет входа, если пользователь не заходил заданное число дней.

Для облачной УНФ в 1С:Fresh пользователей добавляют через менеджер сервиса, а не в самой базе. Права внутри приложения после этого настраиваются так же — профилями.

Одновременная работа нескольких сотрудников

Каждый сотрудник должен входить под своим пользователем. Одна учётка «Менеджер» на троих ломает всё сразу: непонятно, кто удалил заказ, пароль знает весь офис, а ограничения прав теряют смысл.

Что нужно учесть, когда пользователей становится больше одного:

1. Лицензии. Каждый одновременный сеанс занимает клиентскую лицензию. Пять сотрудников, работающих одновременно, — пять лицензий, даже если пользователей в списке двадцать.
2. Режим базы. Файловый вариант подходит небольшому офису, ориентировочно до 5–10 одновременных пользователей при небольшом объёме данных. При большем числе пользователей или регулярных блокировках переходят на клиент-серверный вариант с СУБД.
3. Сетевая папка. В файловом варианте база лежит в общей папке. Права на эту папку в Windows нужны на чтение и запись каждому, кто работает с 1С, иначе программа не запустится у части людей.
4. Список активных пользователей. Перед регламентными операциями — обновлением, загрузкой данных, тестированием — посмотрите, кто сейчас в базе. Обработка «Активные пользователи» открывается через поиск по меню или из панели администрирования.
5. Блокировка работы. Для обновления конфигурации администратор включает блокировку сеансов с сообщением сотрудникам и временем начала.

Персональные настройки

Отборы списков, порядок колонок, рабочий стол хранятся для каждого пользователя отдельно. Новому сотруднику их можно скопировать от коллеги той же должности через обработку настроек пользователей: так он сразу получит привычный интерфейс отдела. Права при этом не копируются — их по-прежнему задают профили.

Ошибки при разграничении прав

Права выданы в Конфигураторе. Роли, отмеченные в Администрирование → Пользователи Конфигуратора, не отражаются в профилях. При следующей записи пользователя в «Предприятии» программа пересчитает роли по профилям и уберёт ручные. Итог — права «исчезают» сами по себе.

Изменён поставляемый профиль. Правки в поставляемом профиле при обновлении конфигурации могут быть перезаписаны. Свои изменения делайте только в копии.

Пользователю дали «Администратора», чтобы не разбираться. Это снимает все ограничения разом, включая зарплату и даты запрета. Если сотруднику не хватает одной функции, найдите профиль с ней через отчёт о правах доступа.

Ограничение по записям включили, но не задали значения. В зависимости от настройки вида доступа сотрудник увидит либо всё, либо ничего. Проверяйте результат отчётом о правах или пробным входом.

Права поменяли, а у сотрудника ничего не изменилось. Он не перезапускал программу. Права перечитываются при новом входе.

Не дождались обновления доступа. После включения ограничений на уровне записей идёт фоновое заполнение служебных данных. Если сразу проверить права, результат будет неверным.

Частые вопросы