Создаём и назначаем график работы сотрудника в 1С

График работы в 1С — это не расписание в свободной форме, а справочник, из которого программа берёт норму рабочих дней и часов для начисления оклада, расчёта среднего заработка, больничных и заполнения табеля. Если оклад за полный месяц считается неверно, в 90 случаях из 100 причина не в начислении, а в графике: он пустой на нужный год или заполнен по устаревшему производственному календарю.

Разберём, где настраивается график работы в 1С, как создать график с нуля, назначить его сотруднику, изменить действующий и проверить, что он совпал с нормой времени. Пути приведены для ЗУП 3.1; для Бухгалтерии 3.0 отличия вынесены в отдельную таблицу.

Где в 1С настраиваются графики работы

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 графики лежат в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Это отдельный справочник: один график можно назначить сразу многим сотрудникам.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (редакции с кадровым и зарплатным учётом) путь другой, но смысл тот же.

Прежде чем создавать график, убедитесь, что заполнен производственный календарь на нужный год, — без него кнопка заполнения графика выдаст пустые ячейки.

Виды графиков работы: какой выбрать

Вид графика определяет, как 1С распределит норму часов по дням. От правильного выбора зависит и расчёт оклада, и оплата сверхурочных, и начисление ночных.

• 🗓️ Пятидневка (40 часов) — классический режим: понедельник–пятница по 8 часов, выходные суббота и воскресенье. Заполняется по производственному календарю автоматически.
• 📆 Шестидневка — рабочие дни с понедельника по субботу, выходной только воскресенье. Норма за неделю та же 40 часов, но распределяется на шесть дней.
• 🔁 Сменный график — работа циклами (сутки через трое, два через два, день/ночь). Задаётся длина цикла и состав смен.
• ⏳ Неполное рабочее время — сокращённый день или неполная неделя: 0,5 ставки, четыре часа в день и подобные режимы.

Неполное рабочее время бывает двух видов, и в графике они настраиваются по-разному. Сокращённый рабочий день — человек выходит все пять дней, но, например, по четыре часа. Неполная неделя — работает полный день, но не пять дней, а три-четыре. От этого зависит, как 1С посчитает норму: в первом случае урезаются часы в дне, во втором — убираются целые рабочие дни. Оклад при неполном времени начисляется пропорционально отработанной норме, а не в полном размере.

Для сменных графиков почти всегда нужен суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ): за отдельную неделю норма не выдерживается, поэтому её считают за учётный период — месяц, квартал или год. Длину периода выбирают так, чтобы на его границах переработки и недоработки взаимно гасились; для вредных условий труда учётный период по закону не больше трёх месяцев.

Производственный календарь — основа любого графика

Производственный календарь задаёт, какие дни рабочие, какие праздничные и выходные, и как переносятся праздники. Именно из него график берёт норму при автоматическом заполнении.

Откройте Настройка → Производственные календари. По умолчанию в базе есть календарь РФ. Проверьте два момента:

1. Календарь заполнен на нужный год. Данные на будущий год появляются не сразу: переносы праздничных дней устанавливает ежегодное постановление Правительства, и до его выхода и выхода обновления конфигурации новый год может быть пустым.
2. Учтены переносы праздников. Если видите, что рабочая суббота или перенесённый выходной не отмечены, обновите конфигурацию — классификатор календаря приходит с обновлениями.

Отдельно обратите внимание на предпраздничные дни. По ТК РФ рабочий день накануне нерабочего праздника сокращается на один час. В производственном календаре такие дни помечены особо, и при автоматическом заполнении график уменьшит норму этого дня на час сам. Если в вашем графике предпраздничный день остался полным — значит, заполнение шло по неверному календарю, и норму часов за месяц раздует.

Если нужный год в календаре пуст, а обновление ещё не вышло, рабочие и праздничные дни можно проставить вручную прямо в форме календаря, а позже перезаполнить график по обновлённым данным.

Создание графика работы: пошаговая инструкция

Создадим стандартную пятидневку на год.

1. В справочнике Графики работы сотрудников нажмите Создать.
2. Укажите наименование — говорящее, например Пятидневка 40ч, чтобы при назначении не путать графики.
3. Перейдите по ссылке изменения правил заполнения (вверху формы). Откроется окно расписания.
4. Выберите способ заполнения — по дням недели (пятидневка, шестидневка) или сменами по циклу.
5. Для пятидневки отметьте рабочие дни понедельник–пятница и задайте число часов — 8.
6. При необходимости включите виды времени: явка (Я), ночные (Н), вечерние — программа будет выделять эти часы для доплат.
7. Если режим сменный и норма за неделю не выдерживается — включите суммированный учёт рабочего времени и выберите учётный период.
8. Вернитесь в форму графика, укажите год и нажмите Заполнить. 1С разнесёт норму по дням на основе производственного календаря.
9. Проверьте итог по месяцам и запишите график кнопкой Записать и закрыть.

Для сменного графика на шаге 4 выбирается цикл: задаёте его длину в днях (например, 4 дня для режима «сутки через трое») и для каждого дня цикла указываете смену или выходной. Дальше 1С размножит цикл на весь год. Отдельно задаётся дата начала цикла — с какого дня отсчитывать первую смену; ошибка в ней сдвинет весь график на одного или нескольких сотрудников.

Если смена переходит через полночь (например, с 20:00 до 8:00), часть часов попадает на ночное время (с 22:00 до 6:00). Чтобы эти часы оплачивались с доплатой, в правилах заполнения графика должен быть включён вид времени «Ночные» — иначе 1С посчитает всю смену как обычную явку и доплату за ночь не начислит.

Как назначить график сотруднику и где он работает дальше

Сам по себе график ни на что не влияет, пока не привязан к сотруднику. Назначается он в кадровых документах.

• При оформлении — в документе Приём на работу (раздел Кадры), поле График работы.
• При смене режима — в документе Кадровый перевод: там же указывается новый график с даты изменения.

После назначения график работает сразу в нескольких местах:

• 📊 Начисление оклада — оплата по окладу делится на норму дней или часов месяца из графика. Поменяли график — изменится и сумма за неполный месяц.
• 🧮 Средний заработок — отпускные и командировочные опираются на отработанное время, а оно считается по графику.
• 📋 Табель учёта рабочего времени — форма Т-13 заполняется автоматически из графиков сотрудников.
• 🌙 Доплаты — ночные, вечерние и сверхурочные часы программа берёт из видов времени, заданных в графике.

Поэтому к графику относятся как к первичной настройке: ошибка в нём тянется во все расчёты, а не остаётся локальной.

Как изменить или скорректировать действующий график

Менять график можно, но важно понимать последствия для уже сделанных расчётов.

Поменялся производственный календарь (добавили перенос, исправили праздник). Откройте график, нажмите Заполнить для нужного года заново — данные обновятся. Если за этот период уже начислена зарплата, её придётся пересчитать.

Нужно изменить сам режим (был пятидневный — стал сменный). Не переделывайте старый график задним числом: это исказит уже закрытые месяцы. Создайте новый график и назначьте его Кадровым переводом с даты изменения.

Разовый сдвиг для одного сотрудника (отработал в выходной, ушёл раньше). Это не правка графика, а отдельные документы: Работа в выходные и праздники, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Сверхурочная работа. График остаётся плановым, а фактические отклонения вводятся документами.

Проверка корректности графика

Прежде чем пускать график в расчёт, сверьте его с нормой времени.

1. Сравните с производственным календарём. Откройте график за месяц и сверьте итог рабочих дней и часов с нормой календаря. Для пятидневки они обязаны совпасть; для суммированного учёта сверяется итог за весь учётный период.
2. Проверьте границы месяцев и праздники. Частая зона ошибок — январь (длинные выходные) и дни с переносами. Убедитесь, что праздничные дни не отмечены как рабочие.
3. Посмотрите табель. Отчёт Табель учёта рабочего времени (Т-13) покажет, как график лёг на реальный месяц. Пустые клетки там, где должна быть явка, — сигнал, что график не заполнен или не назначен.
4. Прогоните тестовое начисление. Начислите оклад за полный месяц: если сумма равна окладу без копеечных отклонений — норма в графике верна.

Отдельно проверяйте сотрудников, у которых в середине месяца был кадровый перевод со сменой графика: именно на стыке двух графиков чаще всего возникают лишние или недостающие дни.

Частые ошибки при настройке графиков

• ❌ Производственный календарь не обновлён на год. График заполняется пустым или по прошлогодним переносам. Лечится обновлением конфигурации и повторным заполнением.
• ❌ График создан, но не назначен. Сотрудник есть, график есть, а в Приёме на работу поле пустое — табель и оклад не считаются.
• ❌ Сменный график без суммированного учёта. Программа начинает считать переработки каждую неделю, хотя норму надо брать за учётный период.
• ❌ Правка графика задним числом без перерасчёта. Табель и начисления расходятся за уже закрытые месяцы.
• ❌ Разовые отклонения внесены правкой графика, а не документами Работа в выходные / Отсутствие. Плановый график теряет смысл, а фактические данные становятся недостоверными.
• ❌ Один график на всех при разных режимах. Если часть людей на пятидневке, а часть на смене, нужны отдельные графики, иначе доплаты посчитаются неверно.

Частые вопросы