Настройка и отправка электронных счетов-фактур в 1С

Чтобы настроить ЭСФ в 1С для Казахстана, нужны три вещи: действующий сертификат ЭЦП от НУЦ РК, регистрация организации в ИС ЭСФ на портале esf.gov.kz и учётная запись обмена, прописанная в самой программе. После этого электронный счёт-фактура выписывается, подписывается и уходит в налоговую прямо из 1С — заходить на портал вручную уже не нужно.

ЭСФ — это счёт-фактура в электронной форме, который оформляется через государственную Информационную систему электронных счетов-фактур. Для плательщиков НДС и участников оборота отдельных категорий товаров выписка ЭСФ обязательна, а срок — по общему правилу не позднее 15 календарных дней после даты оборота. Разберём настройку по шагам: от сертификата до доставленного документа.

Обязанность выписывать ЭСФ, а не бумажный счёт-фактуру, касается прежде всего плательщиков НДС, налогоплательщиков при реализации импортированных и прослеживаемых товаров, а также участников государственных закупок. Если вы попадаете хотя бы в одну из этих категорий, работа без настроенного обмена с ИС ЭСФ фактически невозможна — поэтому к первой реализации всё должно быть готово.

Что подготовить до настройки ЭСФ

Половина проблем при первой выписке — это не настройки 1С, а неготовые документы и ключи. Соберите всё заранее.

1. Сертификат ЭЦП от НУЦ РК. Получите его на pki.gov.kz на руководителя или уполномоченное лицо. В комплекте два ключа: для аутентификации (имя файла начинается с AUTH) и для подписи (RSA или GOST). Запомните пароль к хранилищу ключей — восстановить его нельзя, только перевыпустить сертификат.
2. Регистрация в ИС ЭСФ. Зайдите на esf.gov.kz под своей ЭЦП, подтвердите данные организации, назначьте ответственных и роли (например, «Руководитель» и «Оператор»). Без первичной регистрации система не примет документы даже из 1С.
3. Проверьте реквизиты организации. БИН, свидетельство о постановке на регистрационный учёт по НДС (если вы плательщик), банковские реквизиты, адрес. Эти данные подтягиваются в ЭСФ, и ошибка в них — частая причина отклонения.
4. Актуальный релиз конфигурации. Форматы ЭСФ меняются, поэтому обновите «1С:Бухгалтерию для Казахстана» до текущего релиза до начала выписки.

Подключение 1С к ИС ЭСФ и настройка учётной записи

Обмен с ИС ЭСФ в «1С:Бухгалтерии для Казахстана» ведётся в отдельном рабочем месте по работе с электронными счетами-фактурами. Сначала включается сам функционал, затем заводится учётная запись с сертификатом.

Порядок подключения:

1. Откройте настройки программы и включите использование электронных счетов-фактур (обмен с ИС ЭСФ). Флаг включается один раз на информационную базу.
2. Создайте учётную запись обмена для своей организации. В ней указываются БИН и сертификат ЭЦП — тот самый ключ подписи (RSA/GOST), который вы получили в НУЦ РК.
3. Укажите путь к хранилищу ключей и введите пароль от контейнера. Пароль от контейнера ЭЦП и пароль от личного кабинета на портале — это разные вещи, не перепутайте их.
4. Выполните проверку соединения. Если 1С успешно авторизовалась в ИС ЭСФ, учётная запись готова к работе.

Если в организации несколько человек оформляют ЭСФ, заведите учётные записи под их сертификаты и распределите роли ещё на портале. Один сертификат — один ответственный; подписывать чужой ЭСФ своим ключом нельзя.

Когда документы подписывает не руководитель, а бухгалтер или оператор, оформите на него доступ в ИС ЭСФ: сотрудник получает собственную ЭЦП (на физлицо, привязанную к организации), а руководитель назначает ему роль на портале. В 1С под этот сертификат заводится своя учётная запись обмена. Такой порядок избавляет от передачи ключа руководителя из рук в руки — это и небезопасно, и неудобно при отпуске или увольнении.

Как выписать электронный счёт-фактуру в 1С

ЭСФ не вводится «с нуля» — он создаётся на основании документа реализации или выданного счёта-фактуры. Так реквизиты и суммы подтягиваются автоматически, без двойного ввода.

Шаги выписки:

1. Проведите реализацию (товары, услуги, работы) обычным порядком.
2. На основании этого документа создайте электронный счёт-фактуру. Большинство реквизитов уже заполнено — проверьте их.
3. Заполните специфические для ЭСФ поля: код товара по ТН ВЭД ЕАЭС или КПВЭД (для товаров из перечня изъятий и прослеживаемых товаров это обязательно), единицы измерения, признак происхождения товара.
4. Проверьте БИН/ИИН покупателя — система сверяет его со своей базой, и неверный БИН приводит к отклонению. Для розничного покупателя-физлица без ИИН предусмотрен отдельный порядок — уточните его для своей ситуации, а не подставляйте произвольный номер.
5. Проведите документ и подпишите его сертификатом ЭЦП.

Для физлиц-покупателей на розничных операциях нередко оформляют сводный ЭСФ за период, а не по каждой продаже. Если у вас такой сценарий, настройте его отдельно: это снижает число документов и нагрузку на оператора в дни пиковых продаж.

На что обращают внимание чаще всего:

• 📅 Срок. По общему правилу ЭСФ выписывается не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота. Для отдельных случаев сроки отличаются — сверяйтесь с действующей редакцией Налогового кодекса РК.
• 🧾 Коды товаров. Для импортных и прослеживаемых товаров код ТН ВЭД обязателен; его отсутствие — типовая ошибка форматно-логического контроля.
• 🔁 Исправления. Нельзя просто «отредактировать» отправленный ЭСФ. На него выписывается исправленный или дополнительный счёт-фактура — отдельным документом со ссылкой на исходный.

Важно не путать два вида корректировки, потому что последствия у них разные:

Оба создаются в 1С на основании исходного ЭСФ, со ссылкой на его номер и дату, — вручную перенабирать реквизиты не нужно.

Перед отправкой проведите внутреннюю проверку заполнения прямо в 1С: программа подсветит незаполненные обязательные реквизиты до того, как документ уйдёт в систему. Это дешевле, чем ловить ту же ошибку уже на этапе ФЛК в системе.

Отправка ЭСФ и отслеживание статусов

После подписания нажмите отправку — 1С передаёт документ в ИС ЭСФ по защищённому каналу. Дальше система проводит форматно-логический контроль (ФЛК): проверяет структуру, реквизиты, корректность БИН и кодов. Результат возвращается в 1С в виде статуса.

Не закрывайте рабочее место сразу: статус обновляется не мгновенно, и важно убедиться, что документ действительно доставлен, а не завис на ошибке ФЛК.

Если статус долго не меняется, проверьте связь с порталом и повторите запрос состояния из 1С. Массовую отправку (несколько ЭСФ разом) удобно вести из того же рабочего места — отметьте нужные документы и отправьте пакетом.

Рабочее место по ЭСФ показывает все документы списком с их текущими статусами. Используйте фильтры: отберите «не отправленные», чтобы не забыть ни одного оборота за период, и «с ошибкой ФЛК», чтобы разобрать проблемные документы разом. В конце месяца такой список — это и есть ваша проверка полноты выписки: ни одна реализация не должна остаться без доставленного ЭСФ.

Приём и обработка входящих ЭСФ

Входящие счета-фактуры от поставщиков тоже забираются в 1С, а не только просматриваются на портале. Это позволяет сразу формировать на их основании документы поступления.

Как работать с входящими:

1. Загрузите входящие ЭСФ из ИС ЭСФ в 1С (запрос новых документов в рабочем месте по ЭСФ).
2. Откройте полученный документ, сверьте номенклатуру, суммы и ставку НДС с фактической поставкой и договором.
3. Примите корректный ЭСФ. Если в нём ошибка (неверная сумма, не тот контрагент) — отклоните с указанием причины, и поставщик выпишет исправленный.
4. На основании принятого ЭСФ создайте документ поступления. Так данные для зачёта НДС попадут в учёт без ручного ввода.

Регулярно (хотя бы раз в день в активный период) запрашивайте новые входящие: срок на принятие или отклонение ограничен, а бездействие в ряде случаев расценивается как согласие с документом. Поэтому «просто не трогать» спорный ЭСФ — плохая тактика: его лучше вовремя отклонить с указанием причины.

Отдельно держите на контроле ЭСФ по прослеживаемым товарам: по ним данные уходят ещё и в соответствующую систему учёта, и расхождение в количестве или коде всплывёт при сверке. Принимать такой документ стоит только после сверки номенклатуры с фактической поставкой.

Частые ошибки при настройке и отправке ЭСФ

Большинство сбоев повторяются из раза в раз. Ниже — быстрая диагностика: по симптому находите причину и действие.

Отдельно стоит следить за форматом: после обновления требований ИС ЭСФ старый релиз конфигурации может формировать документ по неактуальной структуре, и он не пройдёт ФЛК. Обновление 1С закрывает такие случаи.

Частые вопросы