Как оформить командировку в 1С: приказ, расчёт и авансовый отчёт

Расчётная часть командировки (средний заработок, суточные, НДФЛ и взносы со сверхнорматива) ведётся в 1С:ЗУП 3.1 документом Командировка. Расходы на проезд и проживание, которые сотрудник подтверждает чеками, закрываются в 1С:Бухгалтерии 3.0 авансовым отчётом. Если зарплата считается прямо в Бухгалтерии, обе задачи решаются в одной базе, но средний заработок там задаётся вручную.

Ниже — порядок от первичных настроек до проводок. Суточные разберём с лимитами, приказ оформим без отменённого командировочного удостоверения, расходы проведём с НДС к вычету.

Что подготовить до первого оформления

Прежде чем создавать документ, проверьте три справочника и одну настройку — иначе расчёт среднего встанет или суточные посчитаются без учёта лимита.

• 👤 Сотрудник и его кадровая история. У работника должны быть проведённые Приём на работу и начисления за 12 месяцев перед поездкой — из них берётся средний заработок. Для нового сотрудника без отработанного периода средний считается от оклада.
• 📅 Производственный календарь . Настройка → Производственные календари. Командировка оплачивается по рабочим дням по графику сотрудника, поэтому календарь на текущий год должен быть заполнен.
• 🏢 Организация и её учётная политика. Проверьте, что в карточке организации заданы реквизиты для печати приказа.
• 💰 Норма суточных. Задаётся в настройках организации или учёта (Настройка → Организации → Учётная политика и другие настройки). Если поле пустое, суточные в документе не подставятся автоматически.

Вид начисления «Командировка» и средний заработок

За дни командировки работнику платят не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). В ЗУП 3.1 за это отвечает предопределённый вид начисления Командировка — он уже есть в плане видов расчёта, отдельно создавать его не нужно.

Если в списке начислений вида «Командировка» нет, включите саму возможность: Настройка → Расчёт зарплаты — там отмечается, что в организации применяются командировки. После этого документ Командировка появится в разделе Зарплата.

Средний заработок программа считает по Постановлению № 922:

1. Берёт выплаты, входящие в расчёт среднего, за 12 календарных месяцев перед месяцем командировки.
2. Делит на фактически отработанные дни за этот период.
3. Умножает средний дневной заработок на число рабочих дней командировки по графику.

Премии, материальная помощь и выплаты, не связанные с трудом, в расчёт среднего входят по своим правилам — проверьте, что разовые начисления корректно настроены по признаку «Входит в расчёт среднего заработка», иначе сумма поедет.

Из расчётного периода программа исключает время, когда за работником уже сохранялся средний заработок или он не работал (п. 5 Постановления № 922):

• 🏖️ отпуска и прошлые командировки;
• 🤒 больничные и отпуск по беременности и родам;
• ⏸️ простой по вине работодателя и другие оплачиваемые периоды освобождения от работы.

Суммы за эти периоды и сами дни не берутся в расчёт. Поэтому если в последние 12 месяцев было много больничных или отпусков, средний дневной заработок считается от оставшихся отработанных дней — в этом нет ошибки.

Увидеть, из чего сложился средний, можно прямо в документе Командировка по ссылке с расшифровкой расчёта — там видны расчётный период, учтённые суммы и отработанные дни. Эту расшифровку стоит сверять, если сотрудник недавно вышел из декрета или у него было длительное отсутствие.

Суточные: нормы, НДФЛ и страховые взносы

Суточные — фиксированная сумма за каждый день поездки, включая дни в пути и выходные. Работодатель вправе установить любой размер локальным актом, но от налогообложения освобождается только часть:

Эти же лимиты действуют для страховых взносов (ст. 422 НК РФ). С суммы сверх лимита удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

Пример. Поездка по России на 5 дней, суточные в организации — 1 000 ₽/день.

• Всего суточных: 1 000 × 5 = 5 000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 ₽.
• Сверх нормы (облагается): 5 000 − 3 500 = 1 500 ₽.
• НДФЛ (13 %): 1 500 × 13 % = 195 ₽.

В ЗУП сверхнормативные суточные нужно внести отдельным видом начисления или в составе авансового отчёта (в зависимости от того, где вы начисляете суточные), чтобы программа удержала НДФЛ и посчитала взносы с превышения. Сам необлагаемый минимум налогами не трогается.

Суточные в загранкомандировке считаются по дням пребывания за рубежом. День пересечения границы при выезде из России оплачивается по норме для заграницы, а день въезда обратно — по норме для России (п. 18 Положения о командировках, Постановление № 749). Если суточные выданы в валюте, в учёт они берутся по курсу на дату выдачи аванса; пересчитывать на дату отчёта не нужно. Необлагаемый лимит для загранпоездок — 2 500 ₽ в день в рублёвом эквиваленте.

Приказ о направлении и документ «Командировка»

Оформление в ЗУП 3.1 идёт одним документом, из которого печатается приказ.

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать. (В части релизов документ доступен и из раздела Кадры — ориентируйтесь на пункт «Командировки».)
2. Выберите организацию, сотрудника и период командировки — даты начала и окончания. Число оплачиваемых дней программа определит по графику.
3. Проверьте подставленный средний заработок. При необходимости раскройте расшифровку и сверьте расчётный период.
4. Заполните поле с суточными и назначением (куда и зачем направлен работник) — эти данные уйдут в печатную форму.
5. Укажите, сохраняется ли за сотрудником место и как отражать его отсутствие в табеле (командировка проставится кодом К).
6. Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке Печать — форма Т-9 (на одного) или Т-9а (на нескольких). Допустима и своя форма приказа, если она утверждена в организации.

После проведения начисление среднего заработка попадёт в расчёт зарплаты за месяц автоматически — отдельно начислять его в Начислении зарплаты не нужно. В табеле учёта рабочего времени дни поездки отметятся кодом К (06 по типовой форме), и за эти дни оклад уже не начислится — программа сама заменит его средним заработком.

Авансовый отчёт и возмещение расходов в Бухгалтерии

Деньги на поездку выдаются под отчёт заранее, а по возвращении сотрудник отчитывается о тратах. Сдать авансовый отчёт нужно в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, Постановление № 749). В 1С:Бухгалтерии 3.0 это оформляется так:

1. Выдача аванса. Расходный кассовый ордер (Банк и касса → Кассовые документы) с видом операции «Выдача подотчётному лицу», либо списание с расчётного счёта с видом «Перечисление подотчётному лицу». Проводка — Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51).
2. Авансовый отчёт. Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать. Выберите подотчётное лицо.
3. На закладке Авансы подберите документ выдачи денег — программа покажет остаток долга.
4. На закладке Товары или Прочее внесите расходы по чекам: проезд, проживание, суточные. По каждой строке укажите счёт затрат (26, 44, 20) и, если в документе выделен НДС, — ставку и сумму налога.
5. Если расходы превысили аванс, перерасход возвращается сотруднику; если он потратил меньше — возвращает остаток в кассу.
6. Проведите документ и распечатайте авансовый отчёт — форма АО-1.

Какие расходы можно принять по авансовому отчёту:

• 🚆 проезд до места и обратно (билеты, в том числе электронные с посадочным);
• 🏨 проживание (счёт гостиницы, договор найма жилья);
• 💵 суточные за каждый день поездки;
• 🅿️ дополнительные расходы, если они разрешены локальным актом (такси до вокзала, аэропортовые сборы, провоз багажа).

НДС по билетам и гостинице принимается к вычету, когда налог выделен в билете, БСО или счёте-фактуре. В строке расхода отметьте выделенный НДС — 1С сформирует запись в книге покупок.

Проводки по командировке в бухгалтерском и налоговом учёте

Расходы на командировку в бухучёте — расходы по обычным видам деятельности, в налоговом учёте по прибыли — прочие расходы, связанные с производством (ст. 264 НК РФ). Счёт затрат зависит от того, в каком подразделении и для чего работает сотрудник.

Счёт затрат 26 в примере — для административного персонала. Для производственных командировок используйте 20 или 25, для сотрудников отдела продаж — 44. В налоговом учёте суточные признаются без нормирования (норматив по прибыли отменён), ограничение 700/2 500 ₽ касается только НДФЛ и взносов.

Расходы признаются на дату утверждения авансового отчёта руководителем, а не на дату выдачи аванса. Поэтому если аванс выдан в одном месяце, а отчёт утверждён в следующем, затраты попадут в расходы следующего месяца. Выданный под отчёт аванс расходом не является — до утверждения отчёта это дебиторская задолженность сотрудника на счёте 71.

Если зарплата и командировки ведутся в ЗУП, а бухучёт — в Бухгалтерии, проводки по среднему заработку переносятся через синхронизацию. Настройте способы отражения зарплаты в ЗУП (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте), чтобы начисление Командировка попадало на нужный счёт затрат.

Частые вопросы