Как настроить виды начислений и удержаний в 1С 8.3

Главная путаница при настройке начислений — думать, что достаточно создать новый вид начисления, и он сам появится у всех сотрудников. Так не работает . В 1С 8.3 начисление сначала описывают (как считается, чем облагается, на какой счёт попадает), и только потом отдельно назначают человеку — планово или разовым документом.

Разберём весь цикл: как настроить начисления, премии и удержания в 1С 8.3, где задать формулу и код дохода для НДФЛ, как удержать алименты и профсоюзные взносы. Пути приведены для Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1); для Бухгалтерии предприятия (БП 3.0) с блоком зарплаты отличия отмечу отдельно.

С чего начать: проверка настроек зарплаты

Прежде чем создавать виды начислений, включите нужные возможности. Иначе половина полей в карточке начисления будет скрыта, а готовые документы (премии, разовые выплаты) просто не появятся в меню.

В ЗУП 3.1 откройте Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь галочками включают использование премий, доплат, районных коэффициентов, северных надбавок, оплаты по среднему заработку. В Настройка → Кадровый учёт включают совместительство и другие виды занятости, если они нужны.

В БП 3.0 путь другой: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там же, в подразделе Порядок учёта зарплаты, задают счета учёта затрат.

Как создать вид начисления: от оклада до премии

Виды начислений лежат в справочнике Настройка → Начисления. Часть уже предопределена: оплата по окладу, оплата по часам, премия. Их можно использовать как есть или скопировать и донастроить под себя. Новый вид создают кнопкой Создать.

В карточке начисления заполняют несколько ключевых полей:

• 🏷️ Наименование — как выплата называется в документах и расчётных листках.
• 🎯 Назначение начисления — главный выбор. От него зависит, какие вкладки и правила станут доступны. Основные варианты: «Повременная оплата труда и надбавки», «Премия», «Прочие начисления и выплаты», «Доход в натуральной форме», «Оплата по среднему заработку».
• 🔁 Начисление выполняется — ежемесячно (плановая выплата) или только по отдельному документу/при вводе показателя (разовая).
• 🧮 Результат рассчитывается — здесь задаётся формула или выбирается «Фиксированной суммой».

Назначение — не формальность. Оно определяет, войдёт ли выплата в расчёт среднего заработка, как она отразится в отчётности и какие подсказки по НДФЛ и взносам предложит программа.

Для премии процентом от оклада формула выглядит так: Оклад * ПроцентПремии / 100. Показатель ПроцентПремии вводят либо в карточке сотрудника (планово), либо прямо в документе премии (разово).

Два поля в карточке начисления решают больше, чем кажется:

• Вытеснение. На вкладке приоритета указывают, какие начисления перекрывает данное за одни и те же дни. Классический пример — отпуск вытесняет оплату по окладу: за дни отпуска оклад не начисляется, иначе сотрудник получит двойную оплату. Если вытеснение не настроить, суммы задвоятся.
• Включение в средний заработок. На вкладке среднего заработка галочкой определяют, попадёт ли выплата в базу для отпускных и больничных. Производственная премия обычно входит, материальная помощь — нет. Ошибка здесь всплывёт только при следующем отпуске сотрудника.

Как назначить начисление сотруднику: плановые и разовые выплаты

Созданный вид начисления — это только шаблон. Чтобы он сработал, его нужно назначить конкретному человеку. Есть два пути.

Плановые начисления действуют каждый месяц, пока их не отменят. Их задают:

1. при приёме на работу — документ Кадры → Приёмы на работу (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Приёмы на работу (в БП);
2. при изменении условий — документ Кадровый перевод;
3. отдельно — документ Назначение планового начисления, если надо добавить доплату, не меняя остального.

Разовые выплаты начисляют одним документом за конкретный месяц:

1. премия — документ Зарплата → Премии (в ЗУП);
2. любая другая разовая сумма — документ Разовое начисление;
3. материальная помощь — одноимённый документ, если он включён в настройках.

После назначения проверьте результат в документе Начисление зарплаты и взносов (ЗУП) или Начисление зарплаты (БП). Откройте расчётный листок сотрудника — там должны быть видны и сумма, и удержанный НДФЛ.

Отдельный случай — изменение суммы в середине месяца. Если оклад вырос с 15-го числа, не правьте старый документ приёма: введите Кадровый перевод с нужной датой. Программа сама разобьёт месяц на два периода и посчитает оклад пропорционально отработанным дням по каждой ставке.

Настройка удержаний: НДФЛ, алименты и профсоюзные взносы

Удержания в 1С устроены по-разному, и путать их нельзя.

НДФЛ не настраивается как отдельное удержание. Он считается автоматически, исходя из кода дохода, указанного в самом начислении, и статуса налогоплательщика в карточке физлица (резидент/нерезидент, вычеты). Если налог считается неверно, ищите причину не в удержаниях, а в коде дохода начисления и в заявлениях на вычеты.

Алименты вводят документом Исполнительный лист (в ЗУП — раздел Зарплата → Алименты и другие удержания). В нём указывают получателя, способ расчёта (доля дохода, твёрдая сумма, % от прожиточного минимума), период и реквизиты для перечисления. Программа сама удержит алименты уже после НДФЛ — это требование закона.

Профсоюзные взносы, погашение займа, прочие добровольные удержания оформляют через справочник Настройка → Удержания. Там создают вид удержания с формулой. Для профвзноса типична ставка 1% от начисленной зарплаты: Расчётная база * 1 / 100. Назначают удержание документом Удержание или через Постоянное удержание.

Закон ограничивает, сколько можно удержать из зарплаты:

• 📉 по общему правилу — не более 20% (ТК РФ, ст. 138);
• 📑 по нескольким исполнительным листам — до 50%;
• 👶 по алиментам на несовершеннолетних детей, возмещению вреда — до 70% (ФЗ № 229-ФЗ, ст. 99).

Очередность важна: сначала удерживается НДФЛ, затем алименты и другие обязательные удержания, и только потом добровольные (профсоюз, займы). 1С соблюдает эту очередь автоматически, если удержания заведены корректными видами, а не «свалены» в один произвольный вид.

По алиментам задают не только размер, но и способ перечисления получателю — на счёт или почтовым переводом, с указанием, кто платит комиссию банка. Эти реквизиты подтягиваются в ведомость на выплату, поэтому заполнять их в исполнительном листе нужно сразу, а не «потом».

Формулы, показатели и отражение в бухучёте

Чтобы начисление считалось само, а не вводилось суммой руками, используют показатели и формулы. Показатель — это переменная: оклад, тарифная ставка, процент премии, количество дней. Они бывают постоянные (хранятся в карточке сотрудника) и разовые (вводятся в документе за месяц).

Типовые формулы:

• оклад за неполный месяц — Оклад * ВремяВДнях / НормаДней;
• премия процентом — Оклад * ПроцентПремии / 100;
• доплата за совмещение — обычно фиксированной суммой без формулы.

Когда начисление рассчитано, оно должно «лечь» на нужный счёт. За это отвечает способ отражения в бухучёте — его задают на соответствующей вкладке карточки начисления. Способ ссылается на счёт затрат: 20 (основное производство), 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу) и так далее. Если способ не выбран, берётся способ по умолчанию для организации или подразделения.

Там же, в карточке начисления, настраивают два налоговых блока:

• НДФЛ — галочка «Облагается» и код дохода (оклад — 2000, производственная премия — 2002, непроизводственная — 2003, отпускные — 2012).
• Страховые взносы — поле «Вид дохода». Для большинства выплат это «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»; для необлагаемых (некоторые компенсации, матпомощь в пределах лимита) выбирают соответствующий вариант.

Если зарплата считается в ЗУП, а учёт ведётся в Бухгалтерии, данные переносятся синхронизацией. В бухгалтерскую базу приходит документ Отражение зарплаты в бухучёте с готовыми проводками по счетам 70, 69, 68.01. Проверять счета нужно именно по способу отражения — переносятся те счета, что заданы в начислениях и настройках.

Частые ошибки при настройке начислений

Эти ошибки проявляются уже после расчёта, когда исправлять дороже.

• ❌ Неверный код дохода НДФЛ. Премию к празднику заводят с кодом 2002 вместо 2003 — и в справке о доходах выплата встаёт не в ту строку. Проверяйте код в карточке начисления, а не в документе.
• ❌ Выплата не входит в средний заработок. Если премию завести «Прочим начислением» вместо «Премии», она не попадёт в расчёт отпускных и больничных. Разово это незаметно, но при отпуске сотрудник недополучит.
• ❌ Не указан вид дохода по взносам. Пустое поле — и сумма либо не облагается взносами, либо облагается неверно. Расчёт по страховым взносам потом не сойдётся.
• ❌ Добровольное удержание выше лимита. Программа предупредит, но если удержания заведены неверными видами, очередь может нарушиться и общий процент превысить допустимый.
• ❌ Формула ссылается на невведённый показатель. Если ПроцентПремии не заполнен ни в карточке, ни в документе, начисление посчитается с нулём. Сумма при этом «молча» не появится в расчётном листке.