Настройка справочника «Номенклатура»: от карточки до массовой загрузки
Содержание
Справочник «Номенклатура» в 1С Бухгалтерии 3.0 открывается из раздела Справочники → Номенклатура (группа «Товары и услуги»). В 1С:Управление торговлей 11 он лежит в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура. Там же создаются группы, заводятся новые позиции и настраиваются единицы измерения, характеристики и счета учёта.
От того, как заполнен этот справочник, зависит почти всё: подставятся ли счета в документах автоматически, верно ли посчитается НДС, сойдутся ли остатки по складу. Ниже — как настроить номенклатуру в 1С так, чтобы к ней не возвращаться.
Пути к справочнику отличаются по конфигурациям, но логика одинаковая:
| Конфигурация | Путь к справочнику |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Справочники → Номенклатура |
| 1С:Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Номенклатура |
| 1С:ERP | НСИ и администрирование → Номенклатура |
Как устроен справочник и какие бывают виды номенклатуры
Справочник иерархический: позиции складываются в группы (папки), а группы можно вкладывать друг в друга. Глубину иерархии разумно держать в 3–4 уровня — иначе подбор в документах превращается в долгое листание.
Каждая позиция ссылается на вид номенклатуры — это отдельный справочник, который задаёт поведение карточки. Вид определяет:
- 📦 тип — товар, услуга, работа, тара;
- 🏷️ набор заполняемых реквизитов (для услуги не нужны ТН ВЭД и серии);
- ⚙️ включены ли по умолчанию характеристики и серии.
Не плодите виды под каждую мелочь. Обычно хватает «Товар», «Услуга», «Материал», «Тара». Отдельный вид заводят, когда у группы товаров реально свой состав реквизитов (например, прослеживаемые или маркируемые товары).
В 1С Бухгалтерии вид номенклатуры также влияет на то, как подставляются счета учёта. В УТ 11 он управляет ещё и использованием характеристик, упаковок и серий — это настраивается прямо в карточке вида.
Для поиска в большом справочнике используйте строку поиска над списком: она ищет по наименованию, артикулу и коду. Если ищете по части слова, поиск находит вхождение в любом месте строки. Включённый флажок иерархического просмотра показывает позиции внутри открытой группы; чтобы искать по всему справочнику сразу, его отключают.
Единый, аккуратно структурированный справочник — это не вопрос эстетики. На дублях и разнобое в наименованиях ломаются взаиморасчёты с контрагентами, не сходятся остатки и задваивается аналитика в отчётах. Поэтому структуру продумывают до того, как в базу попадут первые сотни позиций.
Как завести новую номенклатурную позицию
Создание новой позиции — самая частая операция. Порядок такой:
- Откройте нужную группу в справочнике и нажмите Создать.
- Выберите вид номенклатуры — от него зависит, какие поля появятся ниже.
- Заполните наименование. Короткое наименование попадает в документы, полное — в печатные формы (счёт, УПД, накладная).
- Укажите единицу измерения — единицу хранения остатков.
- Задайте ставку НДС и, если товар импортный или прослеживаемый, — код ТН ВЭД.
- Проверьте, какая подставилась номенклатурная группа — по ней учитывается выручка на счёте 90.
- Запишите карточку.
Перед первым массовым заведением позиций согласуйте с бухгалтерией структуру групп и список видов — переделывать иерархию на тысяче позиций намного дороже, чем договориться на старте.
Артикул заполняйте, только если он реально используется для поиска и подбора. Пустой артикул ничему не мешает, а выдуманный — засоряет справочник и ломает автоподстановку при загрузке прайсов.
Если товар отбивается на кассе или сканируется на складе, добавьте штрихкод. Для одной позиции их может быть несколько — например, когда у товара меняется упаковка поставщика. В УТ 11 штрихкоды хранятся в разрезе характеристик и упаковок, поэтому для товара с вариантами штрихкод привязывают к конкретной характеристике, а не к позиции в целом.
Единицы измерения и коэффициенты пересчёта
Единицы берутся из классификатора единиц измерения (ОКЕИ): штука — код 796, килограмм — 166, метр — 006, литр — 112. В карточке позиции указывается одна единица — та, в которой хранятся остатки на складе. Именно она попадает в накладные и счета-фактуры, поэтому для весового товара ставьте килограммы, а не штуки, иначе печатные формы будут вводить в заблуждение.
В 1С:Управление торговлей 11 для одной позиции можно задать несколько упаковок с коэффициентом пересчёта к базовой единице. Это удобно, когда товар приходит коробками, а продаётся поштучно:
| Упаковка | Коэффициент | Что значит |
|---|---|---|
| Штука | 1 | базовая единица хранения |
| Упаковка | 12 | 1 упаковка = 12 штук |
| Коробка | 144 | 1 коробка = 144 штуки |
При подборе такой позиции в документ пользователь выбирает упаковку, а программа сама пересчитывает количество в базовые единицы. Остатки при этом всегда хранятся в штуках — это снимает расхождения.
Коэффициент задаётся один раз и менять его на позиции с движениями нельзя — иначе «поедут» остатки по уже проведённым документам. Если фасовка изменилась, заводят новую упаковку, а старую оставляют для истории.
В 1С Бухгалтерии 3.0 механизма упаковок с коэффициентами нет — там указывается одна единица измерения. Если нужен учёт в разных фасовках, это признак того, что учёт лучше вести в УТ или ERP.
Характеристики и серии: когда их включать
Два механизма часто путают, хотя задачи у них разные.
Характеристики — это варианты одной и той же позиции: цвет, размер, цвет+размер. Футболка «Поло» с характеристиками «S/белая», «M/чёрная» — это одна номенклатура и несколько характеристик. Остатки и цены ведутся в разрезе характеристик, но карточка товара одна.
Серии — это партии одной позиции: номер партии, срок годности, номер ГТД , данные сертификата. Серии нужны там, где важно списывать по FIFO с контролем срока годности или отслеживать конкретную партию.
Включать их стоит осознанно:
- ✅ характеристики — если ассортимент реально варьируется по признакам и это нужно в отчётах;
- ✅ серии — если есть сроки годности, партионный учёт или требования прослеживаемости;
- ❌ не включайте «на всякий случай» — каждый дополнительный разрез замедляет подбор и раздувает регистры остатков.
В УТ 11 использование характеристик и серий настраивается в карточке вида номенклатуры: характеристики бывают общими для всех позиций вида или индивидуальными для конкретной позиции. Сами значения характеристик заводятся в подчинённом справочнике, который открывается из карточки товара по ссылке с перечнем характеристик. Для серий в карточке вида выбирают вариант использования — вести ли по сериям количественный учёт или хранить серию только как справочную информацию.
В 1С Бухгалтерии возможности скромнее: учёт по сериям включается на уровне вида номенклатуры, характеристики как самостоятельного измерения в привычном для УТ виде нет. Если учёт по вариантам товара принципиален, это аргумент в пользу УТ или ERP.
Группы, номенклатурные группы и дополнительные реквизиты
Здесь легко запутаться в похожих терминах, а они про разное.
Группы справочника — это папки для удобной навигации. На учёт они напрямую не влияют, хотя счета учёта можно привязать к группе.
Номенклатурные группы — отдельный справочник для учёта выручки и себестоимости по направлениям деятельности на счёте 90. Пример: «Оптовая торговля», «Розница», «Услуги». Поле «Номенклатурная группа» в карточке подставляется в документы реализации и формирует аналитику по счёту 90.01. Эта же аналитика используется при расчёте себестоимости и попадает в отчёт о финансовых результатах, поэтому группы задают под реальную структуру доходов, а не произвольно.
Дополнительные реквизиты добавляют свои поля в карточку, если стандартных не хватает (например, «Поставщик по умолчанию», «Гарантийный срок»). Механизм включается в разделе Администрирование → Общие настройки, флажок «Дополнительные реквизиты и сведения», затем поля добавляются прямо из карточки через команду Ещё → Изменить состав дополнительных реквизитов.
Дополнительный реквизит и дополнительное сведение — не одно и то же. Реквизит хранится в самой карточке и виден в ней. Сведение хранится отдельно и удобно, когда значение меняется со временем, а историю надо сохранить.
Счета учёта, НДС и реквизиты для отчётности
Чтобы в документах поступления и реализации счета подставлялись сами, их задают не в каждой карточке, а в регистре Счета учёта номенклатуры. Он открывается из списка номенклатуры командой Счета учёта.
Правило задаётся по комбинации: организация, вид номенклатуры (или группа), склад. Для товара это обычно:
- счёт учёта — 41.01;
- счёт доходов — 90.01.1;
- счёт расходов (себестоимость) — 90.02.1;
- счёт НДС по реализации — 90.03;
- счёт НДС по приобретённым ценностям — 19.03.
Для материалов счёт учёта будет 10, для готовой продукции — 43, для товаров в рознице — 41.02 или 41.11/41.12 в зависимости от вида розничной торговли. Одно общее правило на вид номенклатуры закрывает сотни позиций и избавляет от ручного выбора счёта в каждом документе. Частное правило (по конкретной группе или складу) имеет приоритет над общим — это удобно, когда у отдельной группы товаров свои счета.
Для налоговой отчётности в карточке важны три реквизита:
- Ставка НДС — подставляется в счета-фактуры и книгу продаж . Для позиции без НДС ставят соответствующее значение, а не оставляют поле пустым.
- ТН ВЭД — заполняется для импортных и прослеживаемых товаров, попадает в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами и в реквизиты УПД. Именно код ТН ВЭД определяет, относится ли товар к прослеживаемым: программа сверяет его с перечнем.
- Признак прослеживаемости или маркировки — для товаров, подпадающих под эти режимы; он управляет составом строк в электронных документах и требованием указывать регистрационный номер партии или код маркировки.
Если товар импортный, заполняют также страну происхождения и номер таможенной декларации (ГТД) — эти данные программа переносит в счёт-фактуру и УПД при реализации.
Поля ФСС/СФР и кадровые реквизиты к номенклатуре отношения не имеют — не ищите их здесь. Напомним, что с 2023 года ФСС и ПФР объединены в СФР; на настройку номенклатуры это не влияет.
Загрузка из файла и групповое редактирование
Заводить тысячи позиций руками не нужно. Есть два рабочих пути.
Групповое изменение реквизитов. Выделите в списке нужные позиции, затем через команду Ещё → Групповое изменение реквизитов задайте новое значение одного поля сразу для всех (например, проставьте ставку НДС или номенклатурную группу). Операция необратима, поэтому перед запуском на большом объёме сделайте резервную копию базы — откатить массовое изменение можно только восстановлением.
Загрузка из внешнего файла. Для первичного наполнения справочника из прайса или выгрузки удобнее универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа» — она сопоставляет колонки Excel с реквизитами номенклатуры. В УТ 11 часть списков умеет загружать данные из файла напрямую командой в форме списка.
Копирование как шаблон. Когда позиции однотипные, заведите одну эталонную карточку, настройте в ней всё до конца, а остальные создавайте клавишей F9 (копировать) — новая карточка наследует вид, единицу, ставку НДС и счета, останется поменять наименование. Для десятка похожих товаров это быстрее любой загрузки.
Чтобы загрузка из файла прошла без дублей, подготовьте его заранее:
- приведите наименования к единому виду (уберите двойные пробелы и разнобой в регистре);
- заранее заведите используемые виды номенклатуры и единицы измерения;
- проверьте, нет ли в базе похожих позиций, — иначе получите задвоение;
- сопоставьте колонки файла с реквизитами карточки на шаге настройки загрузки.
После загрузки пройдитесь по новым позициям отбором в списке и проверьте заполнение ключевых реквизитов: вид номенклатуры, единицу, ставку НДС, счета учёта. Исправить десяток промахов сразу проще, чем ловить их потом в проведённых документах и расхождениях по складу.