Как завести организацию в 1С и заполнить её реквизиты

Организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят в справочнике Главное → Организации. Нажимаете Создать, выбираете юридическое лицо или ИП, вводите ИНН — и большая часть реквизитов подтянется из базы ФНС, если подключена интернет-поддержка. Дальше остаётся задать систему налогообложения, учётную политику, расчётный счёт и ответственных лиц.

Это первое, что делают в новой базе: пока карточка организации пустая, корректно провести документы и сдать отчётность не получится. Ниже — порядок заполнения по разделам, с путями меню и типичными местами, где ошибаются. Пути приведены для конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0», интерфейс «Такси».

Создаём карточку организации в справочнике

Откройте Главное → Организации. В пустой базе 1С сразу предложит ввести данные первой организации — в рабочей базе с несколькими юрлицами жмите Создать.

Первый вопрос — тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП и уставного капитала, зато есть поля для данных предпринимателя. Ошиблись с типом — проще удалить черновик и создать заново, чем переключать.

Если подключена интернет-поддержка 1С, не заполняйте реквизиты руками. Введите ИНН в соответствующее поле и нажмите Заполнить по ИНН (иногда кнопка называется «Заполнить реквизиты по ИНН»). Подтянутся:

• 🏢 полное и сокращённое наименование;
• 📄 ОГРН (для ИП — ОГРНИП) и дата регистрации;
• 📮 юридический адрес;
• 🏛 код и наименование налоговой инспекции.

После автозаполнения сверьте наименование. В поле «Сокращённое наименование» часто попадает форма вроде ООО "Ромашка", а в первичных документах и отчётах бухгалтеру удобнее видеть привычный вариант. Это название печатается в счетах, актах и накладных, поэтому исправьте его сразу.

Отдельно проверьте префикс организации — одна-две буквы в начале номеров документов (например, РМ для «Ромашки»). Если ведёте в базе несколько юрлиц, префиксы должны различаться, иначе номера документов разных организаций пересекутся.

Указываем систему налогообложения

Система налогообложения задаётся не в карточке организации, а в разделе Главное → Налоги и отчёты. Это ключевая настройка: от неё зависит, какие счета и регистры задействуются при проведении документов и какую отчётность программа будет формировать.

Доступные режимы в 1С:

При выборе УСН сразу укажите объект налогообложения. Поменять его можно только с начала календарного года — и программа будет считать налог по тому объекту, что стоит в настройке, а не по тому, что вы имели в виду. Если выбрали «Доходы минус расходы», проверьте ставку: регионы вправе её снижать.

Для ОСН в этом же разделе задаются параметры НДС: применяете ли освобождение по статье 145 НК РФ, ведёте ли раздельный учёт. Эти флажки влияют на книгу покупок и книгу продаж .

ИП, совмещающие упрощёнку с патентом, включают признак применения ПСН в этом же разделе и дальше заводят сами патенты с их реквизитами и сроком действия. Тогда программа разделит доходы по режимам и подскажет, что отнести на патент, а что на УСН.

Настраиваем учётную политику

Учётная политика открывается из Главное → Учётная политика. Здесь настраивается бухгалтерский учёт — то, как программа формирует проводки. По закону № 402-ФЗ учётную политику организация утверждает приказом, а в 1С вы переносите её положения в параметры.

Основные пункты, которые стоит проверить:

1. Способ оценки МПЗ — по средней себестоимости или ФИФО. ФИФО требует включённого партионного учёта.
2. Способ оценки товаров в рознице — по стоимости приобретения или по продажной стоимости.
3. Основной счёт учёта затрат — обычно 26 или 20, в зависимости от вида деятельности.
4. Методы распределения косвенных расходов — как закрываются счета 26 и 25.
5. Формирование резервов — по сомнительным долгам в бухгалтерском и налоговом учёте.

Учётная политика привязана к периоду. Если положения меняются с нового года, не правьте действующую запись — создайте новую с датой 1 января. Старые периоды должны закрываться по прежним правилам.

Для производства отдельно включается подсистема учёта затрат и указывается, выпускается ли продукция, выполняются ли работы. Если этого не сделать, документ «Отчёт производства за смену» просто не появится в интерфейсе.

Вводим банковский счёт и кассу

Расчётный счёт добавляется прямо из карточки организации — раздел Банковские счета, кнопка Создать. Введите номер счёта и БИК банка; наименование банка, корсчёт и город подтянутся из классификатора БИК автоматически.

Что проверить в карточке счёта:

• ✅ Номер счёта — 20 знаков, без пробелов. 1С контролирует контрольный разряд и подсветит ошибку, если номер не соответствует БИК.
• ✅ Основной счёт — если счетов несколько, отметьте тот, что подставляется в платёжки по умолчанию.
• ✅ Счёт учёта — как правило 51.

Если расчётных счетов несколько (рублёвый, валютный, спецсчёт), заведите каждый отдельной карточкой. Валютный счёт требует включённого в функциональности признака учёта в валюте и учёта на счёте 52.

Касса отдельной настройки не требует: наличные учитываются на счёте 50, который уже есть в плане счетов. Но перед первым приходным ордером задайте лимит остатка кассы (для организаций, которые его устанавливают) и проверьте, что в документах подставляется нужная статья движения денежных средств — без неё не сформируется отчёт о движении денежных средств.

После ввода счёта настройте обмен с банком, чтобы не вбивать выписку вручную. Поддерживаются два варианта:

• 📁 через файл 1C_to_kl.txt / kl_to_1c.txt — универсальный обмен с клиент-банком, работает с любым банком;
• 🔗 прямой обмен (DirectBank) — платёжки уходят в банк и выписка приходит прямо из 1С, без выгрузки файлов; доступен не для всех банков.

Настройка обмена вызывается из карточки банковского счёта или из журнала «Банковские выписки ». Для прямого обмена банк выдаёт данные подключения, для файлового — укажите каталоги выгрузки и загрузки.

Назначаем ответственных лиц

Подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира хранятся в карточке организации, раздел Подписи (в части релизов — «Ответственные лица»). Эти фамилии печатаются в счетах-фактурах, актах, накладных и кассовых документах, поэтому заполнить их нужно до выписки первой первички.

Минимальный набор ответственных:

Ответственные лица хранятся с датой начала действия. При смене директора или главбуха не стирайте прежнюю запись — добавьте новую с датой приказа. Тогда документы прошлых периодов сохранят правильную подпись, а новые получат актуальную.

Если руководитель и главный бухгалтер — одно лицо (частый случай у малого бизнеса и ИП), укажите одну и ту же фамилию в обеих ролях. В счетах-фактурах тогда допустима отметка, что обязанности бухгалтера исполняет руководитель.

Заполняем регистрацию в налоговой и фондах

В карточке организации проверьте два блока, которые часто пропускают.

Налоговая инспекция. Если заполняли по ИНН, код ИФНС уже стоит. Но для сдачи отчётности нужны ещё реквизиты для платёжных поручений: ОКТМО, коды КБК подставляются автоматически, а вот наименование получателя и казначейский счёт программа берёт из карточки инспекции — сверьте их с реквизитами на сайте вашей ИФНС.

Регистрация в фонде. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР) — это разовая оговорка на всю статью. В карточке указывается регистрационный номер в СФР и код территориального органа. Эти данные идут в отчётность по взносам и в сведения о застрахованных лицах, поэтому без них отчёты не пройдут форматно-логический контроль.

Коды статистики (ОКВЭД, ОКПО, ОКФС, ОКОПФ) заполняются в отдельном блоке. Основной ОКВЭД влияет на тариф взносов «на травматизм» и на некоторые формы статистики — укажите его точно по выписке из реестра.

Добавляем контакты, логотип и факсимиле

Эти реквизиты не влияют на проводки, но определяют, как выглядят печатные формы и насколько удобно с организацией связываться контрагентам и инспекции.

Адрес и телефон. В карточке есть отдельный блок с юридическим, фактическим и почтовым адресами. Если три адреса совпадают, достаточно заполнить юридический и поставить соответствующие флажки — остальные подтянутся. Телефон и электронная почта печатаются в счетах и используются при обмене с контрагентами.

Электронная почта для документооборота. Укажите рабочий e-mail: на него приходят уведомления от операторов ЭДО и сервисов 1С-Отчётности. Один адрес для всех юрлиц заводить не стоит — разведите почту по организациям, чтобы не путать входящие.

Логотип и печать. В разделе Логотип и печать загружаются картинки, которые 1С подставляет в счета на оплату:

• 🖼 логотип — изображение в счёте сверху;
• 🔵 факсимильная печать — скан печати организации;
• ✍️ факсимиле подписей руководителя и главного бухгалтера.

Чтобы быстро проверить результат, в карточке организации рядом с загрузкой есть кнопка предпросмотра счёта — она покажет, как лягут логотип, печать и подписи в готовой форме.

Проверяем, что организация настроена верно

Перед вводом первых документов пройдите по контрольному списку. Пустое поле в карточке всплывёт в самый неподходящий момент — при выписке счёта-фактуры или формировании декларации.

Быстрый способ увидеть пробелы — сформировать любой документ реализации и нажать печать счёта-фактуры. Если в печатной форме пустые поля подписей, реквизитов или адреса — значит, в карточке организации эти данные не заполнены.

Ещё одна проверка: откройте помощник ввода начальных остатков или сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за будущий период. Программа не даст корректно работать с документами, если не задана система налогообложения или не заполнена учётная политика на нужную дату — ошибка укажет, чего не хватает.