Отбор в отчётах и списках 1С 8.3: условия, логика И/ИЛИ, группы и даты

Чтобы настроить отбор в отчёте 1С, откройте отчёт, нажмите Настройки, перейдите на закладку отборов, добавьте поле, выберите вид сравнения и значение, поставьте флажок слева и нажмите Сформировать. В бухгалтерских отчётах БП 3.0 (оборотно-сальдовая ведомость, анализ и карточка счёта) то же самое делается через кнопку Показать настройки и закладку Отбор.

Механизм общий для всей платформы 1С:Предприятие 8.3: отчёты на системе компоновки данных (СКД) и динамические списки используют одну и ту же форму условий. Научились правильно настраивать отбор в одном отчёте — сможете работать с ним в БП, ЗУП, УТ и любой другой типовой конфигурации.

Где в 1С включается отбор: отчёты, бухгалтерские отчёты и списки

Форма отбора встречается в трёх местах. Выглядит она чуть по-разному, но логика одна.

В простом виде настроек отчёта показаны только те отборы, которые разработчик вынес «наверх»: организация, склад, контрагент. Чтобы добавить произвольное условие, переключитесь на расширенный вид — переключатель находится в верхней части формы настроек.

Быстрый отбор в списке документов

В списках не обязательно открывать настройку. Есть два быстрых способа:

1. Строка поиска над списком. Введите часть номера, суммы или наименования — список оставит совпадения по видимым колонкам.
2. Расширенный поиск (Ctrl+F или Alt+F в зависимости от формы). Он позволяет выбрать конкретную колонку и вариант сравнения: по началу строки, по любой части или точное совпадение. Выбранное условие появляется над списком отдельной плашкой, и его можно снять одним щелчком по крестику.

Для постоянного отбора, который должен работать при каждом открытии списка, используйте настройку списка из меню Ещё. Там та же форма условий, что и в отчётах, включая группы И/ИЛИ.

Из чего состоит условие отбора: поле, вид сравнения, значение

Каждая строка отбора — это три части и флажок использования:

1. ✅ Флажок слева. Снят — условие хранится, но не применяется. Удобно, чтобы временно отключить строку, не удаляя её.
2. 🏷️ Левое значение (поле). Реквизит, по которому фильтруем: Контрагент, Номенклатура, Склад. Через точку доступны реквизиты реквизитов: Контрагент.ИНН, Номенклатура.Вид номенклатуры.
3. ⚖️ Вид сравнения. Как сравнивать: равно, в списке, содержит и т. д.
4. 🎯 Правое значение. С чем сравнивать: конкретный контрагент, список складов, строка текста.

Порядок действий при добавлении условия:

1. Нажмите кнопку добавления отбора (или перетащите поле из списка доступных полей слева).
2. Раскройте нужный реквизит. Знак «плюс» рядом с полем означает, что у него есть вложенные реквизиты.
3. В колонке вида сравнения выберите вариант.
4. Заполните значение: выбором из справочника, вводом текста или списком.
5. Проверьте, что флажок использования установлен, и сформируйте отчёт.

Виды сравнения и когда какой выбирать

У «Подобно» знак % означает любое количество любых символов, _ — ровно один символ. Шаблон %кабель%3х2,5% найдёт «Кабель ВВГнг 3х2,5» и «Кабель NYM 3х2,5 ГОСТ».

Логика И, ИЛИ и НЕ в отборе 1С

По умолчанию все строки отбора верхнего уровня объединяются через И. Запись попадает в отчёт, только если выполнены все отмеченные условия одновременно.

Пример. В отборе две строки:

• Склад равно «Основной»;
• Номенклатура в группе «Канцтовары».

Результат: только канцтовары и только с основного склада.

Чтобы получить «или то, или другое», условия собирают в группу ИЛИ. Строка попадёт в отчёт, если выполнено хотя бы одно условие внутри группы.

Группа НЕ инвертирует всё, что в неё вложено. Её применяют, когда исключить нужно сочетание признаков, а не одно значение. Например, убрать из отчёта продажи контрагента «Альфа» только по договору «Разовый», оставив его остальные договоры.

Группы условий и вложенные отборы

Группа — это строка-контейнер, внутри которой лежат обычные условия или другие группы. Создаётся она в расширенных настройках отчёта: выделите условия и выполните команду группировки из командной панели или контекстного меню формы отбора, затем выберите тип группы.

Пошагово на примере. Задача: показать продажи со склада «Основной», где либо сумма документа не меньше 500 000, либо покупатель — из папки «Ключевые клиенты».

1. Добавьте строку Склад равно «Основной». Она остаётся на верхнем уровне.
2. Добавьте строку Сумма больше или равно 500 000.
3. Добавьте строку Контрагент в группе «Ключевые клиенты».
4. Выделите строки 2 и 3 и сгруппируйте их, выбрав тип «Группа ИЛИ».
5. Сформируйте отчёт.

Итоговая логика читается так:

Склад = «Основной»
И
(
    Сумма >= 500 000
    ИЛИ
    Контрагент В ГРУППЕ «Ключевые клиенты»
)

Если бы все три строки остались на верхнем уровне, отчёт показал бы только крупные сделки ключевых клиентов — гораздо меньше записей, чем нужно.

У группы, как и у обычной строки, есть флажок использования. Сняв его, вы отключаете всю группу целиком — удобно для сравнения «с условием и без».

Отбор по датам и периодам

Период отчёта и отбор по дате — разные вещи. Период (поля начала и конца в шапке) ограничивает данные регистров и обычно влияет на начальные и конечные остатки. Отбор по полю даты фильтрует уже полученные записи.

Для оборотов и остатков всегда задавайте период, а не отбор по Регистратор.Дата. Иначе отчёт может посчитать остатки на начало неверно: отбор уберёт движения, но не пересчитает сальдо.

Отбор по дате нужен для других задач:

• 📄 документы, созданные за период, независимо от периода отчёта;
• 📅 поля-даты в справочниках: дата приёма, дата договора, срок оплаты;
• ⏳ сравнение дат: например, поле Срок оплаты меньше текущей даты.

Ловушка со временем

Дата в 1С хранится вместе со временем. Условие Дата меньше или равно 31.03 означает «не позже 31.03 00:00:00». Документы, проведённые 31 марта в 10:15, в отчёт не попадут.

Как правильно:

1. Для верхней границы ставьте Меньше и дату следующего дня: меньше 01.04.
2. Или указывайте время явно: меньше или равно 31.03 23:59:59.
3. Для периода в шапке отчёта это не нужно: стандартный выбор периода сам ставит конец дня.

Плавающий период

Если вариант отчёта нужен каждый месяц, не вводите даты руками. В окне выбора периода выберите готовый вариант: Этот месяц, Прошлый месяц, Этот квартал. Сохранённый вариант отчёта будет сам сдвигаться: в ноябре покажет ноябрь, в декабре — декабрь.

Отбор по суммам и в отдельных группировках

Отдельный приём, о котором забывают: отбор можно задать не только для всего отчёта, но и для конкретной группировки в структуре.

Где это нужно:

• 🧹 убрать из ведомости строки с нулевыми суммами;
• 📊 показать только контрагентов, у которых итоговый оборот за период больше заданного;
• 🔍 оставить в детализации документы определённого вида, не трогая итоги верхнего уровня.

Как настроить в расширенном виде:

1. Откройте закладку структуры отчёта.
2. Выделите нужную группировку, например Контрагент.
3. Перейдите к настройкам этой группировки — у неё свои отборы, поля и сортировка.
4. Добавьте условие по ресурсу: Сумма больше 0 или больше 100 000.

Разница принципиальная. Отбор по ресурсу на уровне группировки проверяет итог по строке. Если у контрагента три документа на 40 000, 30 000 и 50 000, условие «больше 100 000» на уровне группировки Контрагент его оставит: итог 120 000. Тот же отбор на уровне детальных записей не пропустит ни одного документа.

Как сохранить отбор в вариант отчёта

Настроенный один раз отбор нет смысла собирать заново. В отчётах на СКД есть два уровня хранения:

Порядок сохранения:

1. Настройте отбор и проверьте результат на реальных данных.
2. В меню Ещё отчёта выберите команду сохранения варианта.
3. Введите понятное имя: «Продажи — ключевые клиенты, текущий квартал».
4. Укажите, доступен ли вариант другим пользователям.
5. Сохраните. Выбрать вариант позже можно в том же меню или на панели отчётов раздела.

Часто используемый вариант добавьте в избранное — звёздочка в заголовке формы отчёта. Он появится в разделе избранного вместе со всеми настройками.

Частые ошибки при настройке отбора

Ошибки, после которых отчёт показывает не то, а пользователь думает, что «отчёт врёт»:

• ❌ «Равно» по папке справочника. Условие сравнивает с самой группой, а у документов в реквизите стоит элемент, не папка. Отчёт пустой. Нужно «В группе».
• ❌ «В списке» вместо «В группе из списка». Добавили в список папки — вложенные товары не попали.
• ❌ Забытый снятый флажок. Условие видно в настройках, но не работает . Или наоборот: старое условие из прошлой задачи осталось включённым в сохранённом варианте.
• ❌ Пересечение условий. В шапке быстрый отбор Организация = «А», а в расширенных настройках та же организация = «Б». Через И это пустой результат.
• ❌ Отбор вместо периода. Ограничили обороты отбором по дате документа — остатки на начало не сошлись с ОСВ.
• ❌ «Содержит» для ссылочных полей. Сравнение идёт по представлению, поиск по части наименования справочника работает, но медленно на больших базах. Если знаете точное значение, выберите его из справочника.

Частые вопросы