Свой отчет в 1С Розница: поля, группировки, отборы и сохранение варианта

Настроить отчет в 1С Розница можно двумя путями. Быстрый: открыть готовый отчет, нажать Настройки и поменять поля, группировки и отборы прямо в форме. Глубокий: через Все действия → Изменить вариант отчета, где доступна полная настройка структуры. Для разовой выгрузки хватает первого, для ежедневных отчетов директору или кассиру лучше второй с сохранением варианта.

Ниже порядок работы с любым стандартным отчетом: от выбора источника данных до рассылки. Все отчеты в Рознице построены на одном механизме (системе компоновки данных), поэтому логика везде одинаковая: продажи, остатки, движение денег, отчет по кассам.

Где найти нужный отчет и из каких данных он строится

Отчеты в Рознице лежат в двух местах:

• 📊 в разделе отчетов основного меню — общий список по темам (продажи, закупки, склад, деньги);
• 🔗 в форме документа или списка — кнопка Отчеты или Еще на панели, там отчеты уже отфильтрованы по текущему объекту.

Откройте нужный отчет и нажмите Сформировать. Пока вы не знаете, из чего он строится, смотрите на заголовок и шапку: у каждого отчета свой источник. Отчет по продажам берет данные из регистров продаж, отчет по остаткам — из регистров запасов, отчет по кассе — из денежных регистров.

Что это значит на практике: поле, которого нет в источнике, в отчет не добавить. Нужна цена закупки в отчете по продажам? Ищите отчет, где есть себестоимость, а не вытаскивайте ее настройкой туда, где данных нет.

Если отчета нет в списке, проверьте две вещи:

1. Права вашей роли: часть отчетов открыта только руководителю или администратору.
2. Включена ли соответствующая функция в настройках программы. Нет, например, учета по сериям — не будет и отчетов по сериям.

Быстрый и полный режим настройки

В форме отчета нажмите Настройки. Откроется упрощенная панель: показать или скрыть поля, поменять период, добавить отбор. Это пользовательский режим, он безопасен.

Полный режим включается через Все действия → Изменить вариант отчета. Здесь есть вкладки полей, группировок, отборов, сортировки, условного оформления и дополнительных параметров. Права на него есть не у каждого пользователя.

Какие поля показывать и как строить группировки

Поля — это колонки отчета. Группировки — то, по чему строки собираются в иерархию. Рассмотрим на примере «Продажи за неделю по товарным группам».

Добавляем и убираем поля

1. Откройте полную настройку отчета.
2. На вкладке полей снимите галочки с лишнего: оставьте Номенклатура, Количество, Сумма.
3. Добавьте нужное через Добавить — выберите поле из списка доступных.
4. Порядок колонок меняйте стрелками вверх и вниз.

Не набивайте в отчет двадцать колонок. Читаемость падает уже после восьми-девяти, а на печати лишнее обрезается.

Группировки: от общего к частному

Группировка задает уровни. Если первой стоит Склад, второй Товарная группа, третьей Номенклатура, то отчет сначала покажет итог по складу, внутри него по группам, потом по товарам.

Правила, которые экономят время:

• ✅ Порядок группировок меняет смысл отчета. «Склад → Товар» и «Товар → Склад» — это разные отчеты.
• ✅ Для каждой группировки можно включить итоги отдельно: нужны ли они на уровне склада или только общий.
• ✅ Группировка «Детальные записи» показывает отдельные строки документов. Используйте ее для расшифровки, а не для сводки.

Проверьте результат: отчет за день, где вы знаете сумму продаж, должен дать то же число, что и в журнале чеков.

Как задать отборы и убрать лишнее из отчета

Отбор оставляет в отчете только нужные строки. Он работает по условию «поле — вид сравнения — значение».

Пример: нужны продажи одной торговой точки по товарам определенного поставщика. Добавьте два отбора:

Основные виды сравнения:

• Равно и Не равно — точное совпадение;
• В списке — несколько значений сразу (три магазина из десяти);
• В группе — все элементы выбранной папки справочника;
• Содержит — поиск по части названия, удобно для артикулов и фрагментов наименования.

Отборы объединяются по умолчанию через «И»: строка должна подходить под все условия. Чтобы получить «или», создайте группу отборов и смените в ней тип на «Или».

Отбор или параметр: в чем разница

Отбор фильтрует строки. Параметр управляет тем, как отчет считается: период, валюта отчета, на какую дату брать остатки. Не пытайтесь задать период отбором по дате документа, если в отчете есть параметр Период: результат может не совпасть с ожиданиями, особенно в отчетах по остаткам.

Параметры и пользовательские настройки

Параметры отчета — это поля над таблицей: период, организация, склад, вид цены. Какие из них видны в форме, а какие скрыты — решает администратор в полной настройке. Рядом с каждым параметром есть галочка использования.

Здесь различают два уровня:

• Настройки варианта — общие для всех, кто открывает этот вариант. Меняет их тот, у кого есть право на изменение варианта.
• Пользовательские настройки — ваши личные значения отборов и параметров. Другим пользователям они не видны.

Практический прием: администратор готовит вариант и выносит в «быстрые» настройки только 3–4 нужных поля — период, магазин, группа товаров. Кассир или товаровед меняет их, не заходя в сложные вкладки и не ломая структуру.

Для вынесения поля в пользовательские настройки в полной настройке отметьте у него признак быстрого доступа. После этого оно появится в форме отчета над таблицей.

Оформление: условное форматирование, сортировка, заголовок

После структуры можно улучшить внешний вид. Это не влияет на цифры, но помогает быстрее читать.

Сортировка

На вкладке сортировки выберите поле и направление. Для отчета по продажам удобно «Сумма — по убыванию»: сверху лидеры. Для ассортимента подходит сортировка по наименованию.

Условное оформление

Условное оформление окрашивает строки или ячейки по правилу. Три полезных примера:

• 🔴 остаток меньше нуля — красный шрифт;
• 🟡 скидка больше 15% — желтая заливка;
• 🟢 выручка выше плана — зеленый текст.

Правило состоит из условия (поле, сравнение, значение) и оформления (цвет текста, фон, шрифт). Поле условия выбирайте из уже выведенных в отчете.

Заголовок и вывод итогов

В дополнительных настройках можно изменить заголовок отчета, включить или скрыть вывод параметров и отборов в шапке, задать расположение итогов. Заголовок с периодом и магазином сразу пригодится, когда отчет уходит в печать или на почту: по распечатке без шапки не поймёшь, чьи это данные.

Диаграмма

Некоторые варианты отчетов умеют выводить диаграмму. Если в настройках варианта есть вкладка диаграммы, выберите тип (гистограмма, круговая) и поля для значений. Круговая подходит для долей, гистограмма — для динамики по дням.

Сохранение варианта и отправка отчета по расписанию

Когда настройка готова, сохраните ее как отдельный вариант.

1. В форме отчета откройте Все действия.
2. Выберите Сохранить вариант отчета.
3. Введите название, например «Выручка по магазинам за неделю».
4. Укажите, кому он доступен: только вам или всем пользователям.
5. При необходимости отметьте раздел, в котором вариант появится в общем списке.

Свой вариант появится в списке отчетов раздела. Если нужно вернуть настройки к стандартным, в форме отчета выберите сброс к настройкам варианта по умолчанию.

Почему не получается сохранить

Частая причина — нет прав на создание общих вариантов. Тогда сохраните вариант как личный. Второй случай: название совпадает с уже существующим, программа попросит изменить его.

Отправка по почте

Готовый отчет можно отправить без выгрузки вручную: в форме отчета есть команда отправки по электронной почте. Предварительно в программе должна быть настроена учетная запись электронной почты. Формат вложения выбирается при отправке: чаще берут табличный документ в формате Excel или PDF.

Для регулярной рассылки (каждое утро директору) используйте регламентное задание или стандартную подписку на рассылку отчетов, если она есть в вашей версии программы. Если такого механизма в вашей поставке нет, остается ручная отправка либо выгрузка по расписанию средствами администратора.

Сквозной пример: отчет для директора за одну минуту

Задача: директору каждый понедельник нужна выручка по трем магазинам за прошлую неделю с разбивкой по дням.

1. Откройте отчет по продажам и нажмите Все действия → Изменить вариант отчета.
2. Поля: Магазин, Количество, Сумма. Остальное снимите.
3. Группировки: сначала Магазин, затем период по дням.
4. Отбор: Магазин — В списке — три нужные точки.
5. Сортировка: по магазину, затем по дате.
6. Условное оформление: день с выручкой ниже 50 000 ₽ — красным.
7. Сохраните как общий вариант «Выручка по магазинам, неделя».

Контроль: три магазина по 7 дней дают 21 строку детализации плюс три итога по магазинам и общий итог. Если строк меньше, в какой-то день не было продаж или отбор по магазину отсекает лишнее. Сравните общий итог с суммой дневных выручек из журнала чеков.

Такой вариант потом открывается в два клика, а период меняется одним параметром.

Если отчет не показывает нужное

Здесь только то, чего нет в шагах выше.

• 🔍 Цифры расходятся с другим отчетом. Проверьте период и организацию, а потом режим расчета: отчеты по остаткам считаются на дату, по оборотам — за интервал.
• 🔍 Отчет формируется долго. Сузьте период, добавьте отбор по магазину, уберите группировку по детальным записям.
• 🔍 Не хватает товаров. Возможно, в отборе стоит «В группе» без вложенных папок; выберите вариант сравнения, включающий подчиненные элементы.
• 🔍 Настройки исчезли после обновления. Личные варианты обычно сохраняются, но вариант, основанный на стандартном и сильно измененный в конфигурации, лучше пересоздать и перенести настройки вручную.

Частые вопросы