Как настроить отчёт в 1С Управление Торговлей

Любой стандартный отчёт в 1С Управление Торговлей 11 открывается кнопкой «Настройки…» в его командной панели — там меняются группировки, отборы, набор колонок и оформление. Отдельная конфигурация и программирование не нужны: механизм настройки (система компоновки данных) встроен в каждый отчёт, от «Валовой прибыли» до «Остатков и доступности товаров».

Ниже — как найти отчёт в разделе, переключить вид настроек с простого на расширенный, собрать нужную структуру строк и колонок, отфильтровать данные и сохранить получившийся вариант, чтобы не настраивать его заново каждый раз.

Где лежат отчёты и как открыть настройки

Отчёты в УТ разложены по разделам в зависимости от того, что считают. Открываете нужный раздел в левой панели и жмёте команду группы «Отчёты» вверху — откроется список доступных отчётов этого раздела.

Выбрали отчёт — он открывается пустым. Сверху стоят кнопки «Сформировать» и «Настройки…». Сначала задайте период и, если нужно, организацию или склад в шапке, затем нажмите «Сформировать» — отчёт заполнится данными по умолчанию. Если стандартный вид не устраивает, идём в настройки.

Простой и расширенный вид настроек

Кнопка «Настройки…» открывает форму параметров. В верхней части формы есть переключатель «Вид» с двумя режимами:

• Простой — показывает только быстрые отборы и основные параметры (период, организация, несколько готовых флажков). Этого хватает, когда нужно лишь сменить период или ограничить отчёт одним складом.
• Расширенный — открывает полный доступ к структуре, отборам, полям, сортировке и оформлению. Здесь собираются нестандартные варианты.

Для реальной перенастройки переключитесь на расширенный вид. Форма разделится на вкладки (или древовидные разделы) — «Структура», «Отборы», «Поля и сортировки», «Оформление». Дальше работаем именно с ними.

Структура отчёта: строки, колонки и группировки

Структура — это каркас отчёта: что идёт в строки, что в колонки, по каким полям данные группируются. Задаётся на вкладке «Структура» в виде дерева.

Как собрать группировку:

1. Встаньте на корневой элемент структуры (обычно называется «Отчёт» или именем отчёта).
2. Добавьте новую группировку командой добавления в командной панели дерева структуры.
3. В открывшемся выборе укажите поле группировки — например, Номенклатура, Партнёр, Склад, Менеджер.
4. Вложите внутрь вторую группировку, если нужна детализация: сначала по Складу, внутри — по Номенклатуре.

Порядок вложенности задаёт иерархию строк: верхний уровень — итог по группе, нижние — расшифровка. Снятый флажок у группировки временно убирает её из отчёта, не удаляя — удобно, когда вариант нужен в двух версиях: свёрнутой и подробной.

Чтобы данные легли в колонки, а не в строки (например, месяцы по горизонтали, товары по вертикали), группировку добавляют в ветку колонок структуры. Так получается перекрёстная таблица: номенклатура слева, периоды сверху.

Разберём на примере. Нужен отчёт «продажи по менеджерам с разбивкой по месяцам». Собираем так: в строки структуры ставим группировку по Менеджеру, в колонки — группировку по дате продажи с периодичностью «Месяц». В выбранных полях оставляем Сумму и Валовую прибыль. Сортируем менеджеров по сумме по убыванию. На выходе — компактная перекрёстная таблица: менеджеры слева, месяцы сверху, цифры на пересечении.

Отборы: как оставить в отчёте только нужное

Отбор ограничивает данные по условию — один склад, одна группа товаров, конкретный менеджер. Настраивается на вкладке «Отборы».

Каждая строка отбора состоит из трёх частей: поле, условие сравнения и значение. Как добавить:

1. На вкладке «Отборы» добавьте новую строку.
2. Выберите поле — Номенклатура, Склад, Партнёр, Статус заказа и т. д.
3. Задайте условие: Равно, Не равно, В списке, В группе из списка, Больше, Меньше.
4. Укажите значение или список значений.

Несколько отборов работают по «И» — в отчёт попадут строки, удовлетворяющие всем условиям сразу. Условие В списке позволяет перечислить несколько значений одного поля (три склада, пять менеджеров). Условие В группе из списка берёт всё содержимое выбранных групп справочника — весь каталог товаров внутри группы «Бытовая техника».

Галочка слева от строки отбора включает и выключает условие, не стирая его. Это удобно, когда один вариант отчёта нужно периодически показывать то с отбором по складу, то без него.

Часть отборов можно вынести на саму форму отчёта — быстрые отборы. Тогда менять их получится прямо над таблицей, не заходя в полные настройки. Это окупается, когда один и тот же отчёт регулярно смотрят в разных разрезах: сегодня по одному складу, завтра по другому. Признак «использовать в быстрых настройках» задаётся у отбора в расширенном виде.

Выбор полей, сортировка и оформление

Вкладка «Поля и сортировки» управляет тем, какие колонки с показателями выводятся и в каком порядке идут строки.

Выбранные поля — это числовые и текстовые колонки отчёта: Количество, Сумма, Себестоимость, Валовая прибыль, реквизиты номенклатуры. Снимите флажки с колонок, которые не нужны, добавьте те, которых не хватает. Чем меньше лишних колонок, тем читабельнее таблица и тем быстрее она формируется.

Сортировка задаёт порядок строк внутри группировки. Типичный приём — отсортировать по Сумме или Валовой прибыли по убыванию, чтобы крупные позиции оказались сверху. Добавляете поле сортировки и выбираете направление: по возрастанию или по убыванию. Сортировка действует внутри каждой группы отдельно — товары упорядочатся внутри своего склада, а не вперемешку по всему отчёту.

По числовым полям отчёт считает итоги автоматически: по каждой группировке — промежуточный итог, по отчёту в целом — общий. Разворачивая и сворачивая группы в готовом отчёте (значками «плюс» и «минус» у строк), вы переключаетесь между сводкой и детализацией, не меняя саму настройку.

Вкладка «Оформление» (условное оформление) раскрашивает ячейки по правилу. Схема такая же, как у отбора: задаёте условие (Валовая прибыль меньше нуля), выбираете оформление (красный фон или цвет текста) и область применения (конкретная колонка или вся строка). Так убыточные позиции сразу видно по цвету.

Сохранение варианта и отчёты через расширение

Настроенный отчёт нужно сохранить, иначе при следующем открытии он вернётся к виду по умолчанию.

Сохранить свой вариант. В командной панели отчёта откройте меню «Ещё» и выберите команду сохранения варианта («Сохранить вариант отчёта как…»). Задайте понятное имя — «Продажи по менеджерам, помесячно». Вариант появится в списке вариантов этого отчёта, и к нему можно вернуться одним кликом.

Сделать вариант доступным коллегам. При сохранении варианта обычно можно указать, личный он или общий. Общий вариант увидят другие пользователи с правами на этот отчёт — удобно, когда настройку делал один человек, а пользуются многие. Назначение прав на общие варианты — зона администратора.

Когда стандартных отчётов не хватает — подключают внешний отчёт через механизм «Дополнительные отчёты и обработки»:

1. Готовый файл внешнего отчёта (.erf) кладёте в доступную папку.
2. Идёте в НСИ и администрирование → Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
3. Включаете использование дополнительных отчётов и обработок, если флажок ещё не стоит.
4. Добавляете отчёт из файла и указываете, в каких разделах он доступен.

Полноценная доработка самого состава данных (новые поля, свои таблицы) делается через расширение конфигурации или доработку в конфигураторе — это уже задача программиста 1С, а не настройка из пользовательского режима. Расширения конфигурации , напомним, работают на платформе 8.3.6 и новее; подключает их администратор в режиме «1С:Предприятие».

Как проверить результат и типичные ошибки

Перед тем как считать отчёт готовым, сверьте итоги с тем, что знаете: общая выручка за месяц, число проданных единиц по ходовой позиции. Если цифры расходятся с ожидаемыми, причина почти всегда в отборе или периоде, а не в «ошибке программы».

Ещё одна частая путаница — настройку меняют, но забывают нажать «Сформировать». Изменения в форме настроек применяются только после повторного формирования отчёта; само закрытие формы настроек данные не перестраивает.

Частые вопросы