Как перестроить готовый отчёт и собрать свой на системе компоновки данных

Готовый отчёт настраивают прямо из его формы: откройте отчёт, нажмите Показать настройки (или Настройки), добавьте нужные группировки, отборы и поля — и Сформировать. Свой отчёт, которого в типовой конфигурации нет, собирают на системе компоновки данных (СКД): в Конфигураторе или в расширении создают отчёт, рисуют запрос, задают структуру и выводят результат в табличный документ.

Разница в задаче. Если нужные данные уже есть в типовом отчёте, но не в том разрезе — хватит настроек пользователя, программировать ничего не надо. Если данных нет ни в одном отчёте или нужен нестандартный разрез по регистрам — придётся собрать отчёт на компоновке данных: с запросом, параметрами, подсветкой строк и выгрузкой в Excel.

Настройка готового отчёта кнопкой «Настройки»

Большинство задач закрывается без разработки. Откройте любой стандартный отчёт — оборотно-сальдовую ведомость, карточку счёта, анализ субконто — и нажмите Показать настройки. Форма настроек открывается справа или сверху, в зависимости от конфигурации.

Переключатель вида настроек наверху панели даёт три режима:

• 🟢 Простой — период, организация и пара быстрых отборов. Подходит, когда нужно просто сменить даты или фирму.
• 🟡 Расширенный — вкладки Группировки, Отборы, Показатели, Оформление, Дополнительные поля. Здесь перестраивают разрез отчёта.
• 🔵 Изменение пользовательских настроек через многоточие у отдельного поля — тонкая правка одного параметра.

Что меняют чаще всего:

1. Группировки. На вкладке Группировки добавьте или уберите разрезы: по субсчетам, по номенклатуре, по складам. Порядок строк в списке группировок = порядок вложенности в отчёте.
2. Отборы. Вкладка Отборы — условия на данные: например, показать обороты только по одному контрагенту или складу. Вид сравнения выбирается в колонке условия (Равно, В списке, В группе из списка).
3. Показатели. На вкладке Показатели включают и выключают колонки: БУ, НУ, количество, валютную сумму.
4. Дополнительные поля. Выводят в строки дополнительные реквизиты — например, ИНН контрагента рядом с его наименованием.

Этого достаточно для 80% запросов «как настроить отчёт». К компоновке данных переходят, только когда готового отчёта под задачу нет.

Что такое СКД и как создать свой отчёт

Система компоновки данных — это механизм платформы, который по описанию (откуда брать данные и как их показывать) сам строит и выводит отчёт. Разработчик не пишет код вывода построчно: он задаёт запрос и настройки, а компоновщик собирает табличный документ, итоги, группировки и диаграммы.

Создать отчёт можно двумя способами:

• Внешний отчёт — отдельный файл .erf. В Конфигураторе: Файл → Новый → Внешний отчёт. Его удобно отлаживать и переносить между базами, он не меняет конфигурацию.
• Отчёт в расширении конфигурации — чтобы добавить отчёт в типовую базу, не снимая её с поддержки. Расширения доступны с платформы 8.3.6. В дереве расширения добавьте объект Отчеты, затем подключите его к подсистеме, чтобы отчёт попал в нужный раздел интерфейса.

Не меняйте типовую конфигурацию напрямую ради одного отчёта: это усложнит обновления. Внешний отчёт или расширение решают ту же задачу без потери поддержки.

Дальше в обоих случаях одинаково. У объекта отчёта откройте свойство Основная схема компоновки данных и нажмите создать новую схему. Откроется конструктор схемы компоновки — это и есть рабочее место: вкладки Наборы данных, Связи наборов, Вычисляемые поля, Ресурсы, Параметры, Настройки.

Набор данных: запрос, виртуальные таблицы, поля и ресурсы

Данные отчёт получает из набора данных. Чаще всего это набор типа Запрос. На вкладке Наборы данных добавьте набор, встаньте в поле текста запроса и нажмите Конструктор запроса — визуальный построитель, где таблицы и поля выбирают мышью.

Откуда брать данные, зависит от того, что считаете:

• Справочники и документы — когда нужен список объектов с реквизитами (номенклатура, контрагенты, проведённые документы за период).
• Регистры накопления и бухгалтерии — когда нужны остатки и обороты. Напрямую к таблице регистра обращаться не стоит: для сумм на дату и за период есть виртуальные таблицы.

Виртуальная таблица — это предрасчёт, который платформа строит на лету. У регистров остатков и оборотов их несколько:

• Остатки — остаток на указанный момент.
• Обороты — приход и расход за период.
• ОстаткиИОбороты — остаток на начало, обороты и остаток на конец одним запросом.

У периодических регистров сведений — СрезПоследних (последнее значение на дату, например актуальная цена) и СрезПервых. Параметры виртуальной таблицы (период, условия) задавайте в самой таблице, а не в ГДЕ: иначе платформа сначала поднимет все записи и только потом отфильтрует — запрос станет тяжёлым.

После построения запроса нажмите ОК. СКД сама заполнит вкладку Поля — список доступных для вывода полей. Здесь можно переименовать заголовки (колонка Заголовок), запретить вывод служебных полей, настроить роль поля.

Числовые колонки, которые надо суммировать, превратите в ресурсы. Вкладка Ресурсы → перенесите поле (Сумма, Количество) в правую часть и выберите агрегат — Сумма(), Количество(), Максимум(). Без ресурсов цифры выведутся как есть, без итогов по группировкам.

Если нужно поле, которого нет в запросе (разница, процент, объединение строк), добавьте его на вкладке Вычисляемые поля и задайте выражение — например, ВыручкаБУ - ВыручкаНУ.

Когда данные идут из двух источников — скажем, план из одного набора и факт из другого, — добавьте второй набор данных и соедините их на вкладке Связи наборов данных по общему полю (номенклатуре, периоду). Так в одной строке отчёта окажутся и плановые, и фактические цифры. Простые случаи, где нужно просто сложить однотипные строки из разных таблиц, решаются через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ прямо в запросе — без второго набора.

Структура: группировки, таблица и диаграмма

Структура отвечает на вопрос, как именно разложить данные. Настраивается на вкладке Настройки, дерево структуры — в верхней части.

По правой кнопке на корне структуры доступны элементы:

• Группировка — строки с итогами по полю. Вложенные группировки дают многоуровневый отчёт: Склад → Номенклатура. Пустая группировка (Детальные записи) выводит строки без свёртки.
• Таблица — кросс-отчёт: группировки идут и в строки, и в колонки. Так строят, например, продажи по номенклатуре (строки) и по месяцам (колонки).
• Диаграмма — график или круговая диаграмма по тем же данным.

Для обычного отчёта-списка хватает одной группировки с Детальными записями внутри. Для сводки добавьте группировки по нужным разрезам.

В выбранной группировке на вкладке Выбранные поля укажите, какие колонки показывать. Поля-ресурсы добавятся с итогами автоматически. Тут же — вкладки Сортировка (порядок строк) и Отбор на уровне конкретной группировки.

Для стандартного вида отчёта макет рисовать не нужно — компоновщик строит табличный документ сам по структуре и оформлению. Собственный макет нужен только там, где хочется нетиповой вывод: фирменный бланк, шапку с реквизитами, особую вёрстку ячеек. Тогда на вкладке Наборы данных или в настройках задают макеты полей, группировок и общий макет оформления, а СКД подставляет в них данные. Начинать стоит с типового вывода и переходить к макетам, только когда штатного оформления действительно не хватает.

Параметры и пользовательские настройки

Параметры — это значения, которые подставляются в запрос снаружи: период, организация, конкретный склад. На вкладке Параметры схемы видны все параметры, включая автоматически созданные для виртуальных таблиц (НачалоПериода, КонецПериода, Период).

Для каждого параметра настраивают:

• Заголовок — как поле назовётся в форме отчёта.
• Доступные типы — например, тип Дата с составом «Дата и время» или только «Дата».
• Ограничение доступности — служебные параметры прячут, чтобы пользователь их не трогал.

Чтобы пользователь мог менять параметр или отбор прямо в режиме 1С:Предприятие, вынесите элемент в пользовательские настройки. В настройках встаньте на параметр или отбор, нажмите на поле со свойством Пользовательская настройка (значок карандаша или колонка «…») и задайте режим:

• Быстрый доступ — элемент появится на основной форме отчёта, над результатом.
• Обычный — элемент будет в окне Показать настройки, но не на виду.

Так пользователь в режиме Предприятие получит те же удобные поля отбора, что и в типовых отчётах, и не полезет в Конфигуратор ради смены периода. Период и организацию почти всегда делают быстрыми пользовательскими настройками — без них отчёт неудобен.

Условное оформление строк и ячеек

Условное оформление подсвечивает данные по правилам: отрицательный остаток — красным, просрочку — жёлтым фоном, итоговую строку — жирным. Настраивается на вкладке Условное оформление (в настройках отчёта).

Каждое правило состоит из трёх частей:

1. Оформление — что меняем: цвет фона, цвет текста, шрифт, границы. Выбирается в редакторе оформления.
2. Условие — когда применять. Например, поле ОстатокКонечный Меньше 0. Условий можно задать несколько — они объединяются по И.
3. Оформляемые поля — к каким колонкам применить. Если список пуст, оформление ляжет на всю строку группировки.

Пример: подсветить красным строки, где сумма долга больше нуля. Создаёте правило, в оформлении ставите красный цвет текста, в условии — Долг Больше 0, в оформляемых полях — колонку Долг. После Сформировать просроченные строки сразу видны.

Печать, экспорт в Excel и сохранение варианта

Результат СКД выводит в табличный документ — тот же объект, что и у типовых отчётов, поэтому печать и выгрузка одинаковы.

Сформировать отчёт в режиме Предприятие:

1. Внешний отчёт открывают через Файл → Открыть и выбирают файл .erf. Отчёт в расширении появится в своём разделе интерфейса.
2. Задайте параметры (период, организацию) и нажмите Сформировать.

Дальше с готовым табличным документом:

• Печать — Ctrl+P или кнопка печати на командной панели. Перед печатью проверьте разметку страниц через предварительный просмотр, чтобы колонки не разъезжались.
• Экспорт в Excel — Файл → Сохранить как (или кнопка Сохранить на панели документа), тип файла — лист Excel (.xlsx). Можно сохранить в .pdf и .mxl.
• Копирование фрагмента — выделите ячейки и Ctrl+C: данные вставятся в Excel с сохранением чисел.

Чтобы не собирать разрез заново каждый раз, сохраните вариант отчёта. В типовых конфигурациях на основе Библиотеки стандартных подсистем это Еще → Сохранить вариант отчёта: вариант станет доступен всем или только вам, с собственным именем в списке вариантов.

Для частых выгрузок в одном формате удобнее настроить рассылку или сохранённый вариант, чем каждый раз повторять ручной экспорт.

Частые вопросы