Подключаем почту к 1С: учётная запись, SMTP и отправка документов

Чтобы 1С сама отправляла счета, акты и уведомления, нужна учётная запись электронной почты. Создают её в типовых конфигурациях на платформе 8.3 через раздел Администрирование → Органайзер → Почта. Там же задают адрес ящика, пароль и параметры SMTP-сервера исходящей почты.

Главная сложность не в самих настройках 1С, а в том, что Gmail, Яндекс и Mail.ru больше не пускают сторонние программы по обычному паролю от ящика. Нужен отдельный пароль приложения. Ниже — что подготовить на стороне почтового сервиса, какие порты ставить и что делать, когда письмо не уходит.

Что подготовить на стороне почтового ящика

1С подключается к почтовому сервису как обычная программа-клиент. Поэтому сам ящик должен это разрешать. Проверьте три вещи до того, как откроете настройки в программе.

• 🔑 Пароль приложения. Gmail, Яндекс, Mail.ru не принимают основной пароль от ящика. В настройках почты создаётся отдельный пароль приложения — именно его вписывают в 1С.
• 📬 Доступ по протоколу SMTP. У Яндекса и Mail.ru доступ почтовых клиентов включается отдельным переключателем в настройках ящика. Без него сервер отклонит соединение.
• 🛡️ Двухфакторная аутентификация. У Gmail пароль приложения создаётся только при включённой двухэтапной проверке входа.

Где в 1С создаётся учётная запись почты

Путь одинаковый в «Бухгалтерии 3.0», «Зарплате и управлении персоналом 3.1» и «Управлении торговлей 11»: Администрирование → Органайзер. В группе «Почта» два пункта.

• Учётные записи электронной почты — личные и общие ящики, от имени которых сотрудники шлют письма.
• Настройка системной учётной записи — служебный ящик, с которого уходят автоматические письма: отчёты по расписанию, уведомления, результаты обменов.

Для ручной отправки документов достаточно обычной учётной записи. Для авторассылок и фоновых заданий настройте ещё и системную — иначе письма по расписанию отправлять будет не от кого.

Создание записи через помощник

1. Откройте Администрирование → Органайзер → Учётные записи электронной почты.
2. Нажмите Создать. Запустится помощник настройки.
3. Введите адрес ящика и пароль приложения. Для популярных сервисов 1С сама подставит адреса серверов и порты.
4. Укажите имя отправителя — его получатель увидит в поле «От кого».
5. Дойдите до шага проверки. 1С отправит тестовое письмо и покажет результат.

Если помощник не распознал сервис, он предложит ручной режим. Тогда параметры серверов вводят самостоятельно — о них следующий раздел.

Ручная настройка параметров

В ручном режиме открывается карточка учётной записи с двумя группами полей — для входящей (IMAP/POP3) и исходящей (SMTP) почты. Для отправки обязательна только группа SMTP:

• Сервер исходящей почты (SMTP) — адрес вида smtp.сервис.ru.
• Порт — 465 или 587 в зависимости от сервиса.
• Пользователь — полный адрес ящика, включая часть после @.
• Пароль — пароль приложения.
• Использовать безопасное подключение SSL — флажок ставят для порта 465.

Проверьте, что пользователь указан полностью, с доменом после собачки. Самая частая причина отказа авторизации — вписали только имя ящика без @сервис.ru.

SMTP-сервер и порты: какие значения ставить

Отправкой писем занимается SMTP-сервер. У каждого почтового сервиса свой адрес, а выбор порта определяет тип шифрования.

Порт 465 — самый предсказуемый вариант: соединение шифруется сразу, и 1С работает с ним стабильно. Порт 25 многие интернет-провайдеры и хостинги блокируют для защиты от спам-рассылок, поэтому для новой настройки его не берут.

Адреса SMTP-серверов популярных сервисов:

Особенности Gmail и Яндекса: пароль приложения

Именно на этом шаге спотыкается большинство. Gmail и Яндекс защищают ящики от сторонних программ, и обычный пароль от почты в 1С не сработает.

Gmail

1. Включите двухэтапную аутентификацию в настройках безопасности аккаунта Google. Без неё пункт с паролями приложений не появится.
2. В настройках безопасности найдите раздел паролей приложений и создайте новый.
3. Google покажет пароль из 16 символов. Скопируйте его без пробелов.
4. В 1С в поле пароля вставьте эти 16 символов вместо обычного пароля от почты.

Сервер Gmail — smtp.gmail.com, порт 465 с SSL. Имя пользователя — полный адрес вашящик@gmail.com.

Яндекс

1. В настройках ящика включите доступ почтовым клиентам по протоколу SMTP (раздел «Почтовые программы»).
2. В профиле Яндекс ID создайте пароль приложения для почты.
3. Полученный пароль вставьте в поле пароля в 1С.

Сервер — smtp.yandex.ru, порт 465 с SSL, пользователь — полный адрес ящика. Если у вас ящик на домене в Яндекс 360, логином всё равно служит полный адрес с вашим доменом.

Mail.ru и корпоративная почта

У Mail.ru логика та же, что у Яндекса: включите доступ почтовых клиентов в настройках ящика и создайте пароль для внешнего приложения. Сервер — smtp.mail.ru, порт 465 с SSL.

Для корпоративного ящика на собственном домене пароль приложения обычно не нужен — подойдёт обычный пароль. А вот адрес SMTP-сервера у каждого хостинга свой, и его придётся уточнить у администратора почты. Остальные поля в 1С заполняются по тому же принципу: полный адрес в логине, порт 465 и флажок SSL.

Как отправить документ или отчёт из 1С

Когда учётная запись создана, письма отправляют прямо из форм документов и отчётов. Исходная печатная форма при этом уходит вложением.

Из формы документа. Откройте счёт, акт или накладную. В командной панели есть команда отправки по почте (значок конверта или кнопка Отправить). 1С сформирует печатную форму, приложит её файлом и откроет окно письма с заполненным адресом получателя, если он указан в карточке контрагента.

Из печатной формы. Нажмите Печать, затем в окне предпросмотра — команду отправки по электронной почте. Удобно, когда нужно выбрать формат вложения.

Формат вложения. Перед отправкой можно выбрать, в каком виде приложить документ:

• 📄 PDF — универсальный вариант, документ выглядит одинаково у любого получателя.
• 📊 Excel (xls/xlsx) — когда получателю нужно пересчитать или скопировать данные.
• 📝 Word — для документов, которые на той стороне будут править.

Адрес получателя 1С подставляет из карточки контрагента (поле электронной почты на вкладке с контактами). Если заранее заполнить почту у контрагентов, при отправке не придётся каждый раз вбивать адрес руками.

Для массовых рассылок (например, разослать акты сверки всем покупателям) используют обработку групповой отправки или рассылку отчётов по расписанию — они опираются на ту самую системную учётную запись из раздела «Органайзер».

Автоматические рассылки и системная учётная запись

Ручная отправка идёт с личной учётной записи сотрудника. А вот письма, которые 1С формирует без участия человека, уходят с системной учётной записи. Это отдельная настройка, и без неё фоновые задания с отправкой почты просто не запустятся.

Какие письма относятся к автоматическим:

• 📆 рассылка отчётов по расписанию — например, каждое утро руководителю уходит отчёт по продажам;
• 🔁 уведомления о результатах обменов и загрузок;
• 🔔 оповещения из бизнес-процессов и задач — напоминания исполнителям.

Как настроить. Откройте Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Параметры те же, что у обычной записи: SMTP-сервер, порт, логин и пароль приложения. Логично завести под это отдельный служебный ящик, чтобы автоматические письма не смешивались с личной перепиской сотрудника.

Рассылка отчётов по расписанию настраивается в разделе администрирования, в группе печатных форм и отчётов. Вы выбираете, какие отчёты рассылать, кому и как часто, а 1С в указанное время сама сформирует их и отправит получателям вложениями. Чтобы расписание срабатывало на сервере без открытого сеанса пользователя, в клиент-серверном варианте должно быть включено выполнение регламентных заданий.

Письмо не уходит: диагностика по тексту ошибки

Если тестовое письмо не прошло или отправка падает, 1С показывает текст ошибки от почтового сервера. По нему и ищут причину. Подробности соединения пишутся в Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации — отфильтруйте его по событиям работы с почтой за нужное время.

Частые вопросы