Учётная запись e-mail в 1С:Бухгалтерии 3.0: от пароля приложения до первого отправленного счёта
Содержание
Чтобы настроить почту в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте Администрирование — Органайзер, включите использование почты и создайте учётную запись в списке «Учётные записи электронной почты». Нужны четыре вещи: адрес ящика, пароль приложения (не обычный пароль от почты), сервер исходящей почты SMTP с портом и, если хотите получать письма в 1С, сервер IMAP.
После этого счета, акты и сверки уходят контрагентам из формы печати одной кнопкой, без сохранения PDF на рабочий стол. Большинство сбоев при настройке связано не с 1С, а с ящиком: не включён доступ почтовых программ, не создан пароль приложения или закрыт порт.
Что подготовить в почтовом ящике до входа в 1С
1С подключается к почте как обычная почтовая программа, вроде Outlook или Thunderbird. Почтовые сервисы по умолчанию таким программам не доверяют. Поэтому начинать нужно с настроек ящика, а не с программы.
Пароль приложения
Яндекс, Mail.ru и Gmail не пускают внешние программы по основному паролю от аккаунта. Для 1С создают отдельный пароль приложения:
- 📧 Яндекс Почта — в управлении аккаунтом раздел безопасности, пункт про пароли приложений, тип «Почта». В настройках самой почты отдельно разрешите доступ почтовым программам по протоколу IMAP.
- 📧 Mail.ru — в настройках безопасности аккаунта пункт «Пароли для внешних приложений».
- 📧 Gmail — пароль приложения создаётся только при включённой двухэтапной аутентификации, в настройках безопасности Google-аккаунта.
- 🏢 Корпоративная почта (свой домен, Exchange, хостинг) — реквизиты выдаёт администратор или техподдержка хостинга.
Пароль приложения показывают один раз. Скопируйте его сразу в поле 1С или в менеджер паролей. Если закрыли окно — проще удалить пароль и создать новый.
Сделайте для 1С отдельный пароль приложения с понятным названием, например «1С бухгалтерия». Если сотрудник уволится или ноутбук украдут, вы отзовёте только этот пароль, не трогая основной вход в почту.
Реквизиты серверов
Для популярных сервисов параметры такие:
| Сервис | SMTP (отправка) | IMAP (получение) |
|---|---|---|
| Яндекс | smtp.yandex.ru, порт 465, SSL | imap.yandex.ru, порт 993, SSL |
| Mail.ru | smtp.mail.ru, порт 465, SSL | imap.mail.ru, порт 993, SSL |
| Gmail | smtp.gmail.com, порт 465 (SSL) или 587 | imap.gmail.com, порт 993, SSL |
Для корпоративного сервера спросите у администратора три вещи: адрес сервера, порт и тип шифрования. Логин обычно равен полному адресу ящика, но на Exchange бывает вида домен\пользователь.
Какой адрес выбрать
Если счета клиентам рассылают несколько человек, заведите общий ящик бухгалтерии: buh@ваш-домен.ru. Письма с личного адреса сотрудника после его ухода «осиротеют», а клиенты продолжат отвечать на мёртвый ящик.
Где в программе включается почта и создаётся учётная запись
В 1С:Бухгалтерии 3.0 почтовые настройки собраны в разделе Администрирование — Органайзер. Там есть группа «Почта»: флажок использования почтовых учётных записей и ссылка на список «Учётные записи электронной почты».
Права на эту настройку есть у пользователя с ролью полных прав. Обычный бухгалтер увидит раздел, но может не суметь создать общую учётную запись.
Учётных записей может быть несколько:
- 👤 общая — доступна всем пользователям базы, удобна для ящика бухгалтерии;
- 🔒 личная — в карточке указывают владельца, и пользоваться ей может только он;
- ⚙️ системная — служебная запись, через которую программа отправляет уведомления. Её можно заполнить и использовать как общую.
Создать запись можно двумя путями. Первый — кнопка создания в списке учётных записей: откроется помощник, который спросит адрес и пароль и попробует сам подобрать параметры серверов для известных почтовых сервисов. Второй — открыть карточку и заполнить всё вручную. Помощник хорош для Яндекса и Mail.ru, ручной ввод — для корпоративной почты.
Если почта ещё не настроена, а бухгалтер нажимает отправку документа по e-mail, программа сама предложит создать учётную запись. Это тот же помощник, просто вызванный из формы печати.
Как настроить отправку почты в 1С 8.3: параметры SMTP
Исходящий сервер — главная часть. Без него 1С не отправит ни одного счёта, а входящая почта для большинства бухгалтерий вообще не нужна.
Порядок ручного заполнения:
- Откройте
Администрирование — Органайзери перейдите в список учётных записей электронной почты. - Создайте новую запись. Если открылся помощник, переключитесь на ручную настройку параметров или дойдите до карточки после автоподбора.
- Укажите адрес электронной почты полностью:
buh@firma.ru. - В поле имени отправителя напишите то, что увидит получатель: «Бухгалтерия ООО Ромашка». Без этого письмо придёт от голого адреса.
- Отметьте, что запись используется для отправки писем.
- Введите сервер исходящей почты:
smtp.yandex.ruили адрес вашего сервера. - Укажите порт и включите защищённое соединение (SSL), если порт 465.
- Логин — полный адрес ящика, пароль — пароль приложения.
- Запишите карточку.
Порт 465 или 587
Оба порта рабочие, разница в способе шифрования:
| Порт | Шифрование | Когда выбирать |
|---|---|---|
| 465 | SSL сразу при подключении | Первый вариант для Яндекса, Mail.ru, Gmail |
| 587 | Подключение без шифрования, затем переход на TLS (STARTTLS) | Если 465 закрыт провайдером или так требует корпоративный сервер |
| 25 | Обычно без шифрования | Только для внутреннего сервера в локальной сети, по указанию администратора |
Не включайте SSL на порту 587 и не выключайте его на 465 — это самая частая причина того, что проверка зависает до таймаута. Если в карточке есть отдельный выбор способа защиты, ориентируйтесь на таблицу выше.
Адрес отправителя и логин
Адрес в карточке и логин для SMTP должны относиться к одному ящику. Яндекс и Mail.ru не дают отправлять письма от чужого имени: войти как ivanov@firma.ru и подставить отправителем buh@firma.ru не получится, сервер отклонит письмо.
Если нужно писать от общего адреса, настраивайте учётную запись именно на этот ящик и с его паролем приложения.
Получение писем в 1С: IMAP или POP3
Входящая почта нужна, если вы хотите видеть ответы контрагентов прямо в 1С, во встроенном почтовом клиенте органайзера, и привязывать их к контрагентам. Если бухгалтерия читает почту в браузере или Outlook, этот блок можно не заполнять.
Чем отличаются протоколы:
- 🔄 IMAP — письма остаются на сервере, 1С показывает их копию. Читать можно одновременно в 1С, в телефоне и в браузере. Подходит почти всем.
- 📥 POP3 — письма скачиваются в базу. Если не включить оставление копий на сервере, они исчезнут из ящика и пропадут из телефона.
Для IMAP в карточке укажите:
- Протокол входящей почты — IMAP.
- Сервер —
imap.yandex.ru,imap.mail.ruилиimap.gmail.com. - Порт 993 и защищённое соединение.
- Отметку, что запись используется для получения писем.
- Логин и пароль — те же, что для SMTP.
Письма, загруженные в 1С, хранятся в информационной базе вместе с вложениями. Если годами грузить в 1С всю переписку ящика с PDF и сканами, база заметно растёт, а резервные копии делаются дольше. Получайте почту в 1С только с того ящика, где она действительно нужна.
Отправленные письма и копии
У отправленных из 1С писем есть две судьбы. Они сохраняются в базе как исходящие письма органайзера, и их видно из карточки контрагента. А в папке «Отправленные» почтового сервиса копия есть не всегда: это зависит от сервиса. Если бухгалтеру важно видеть всё в веб-интерфейсе, проверьте после первой отправки, что письмо там появилось. Если нет — включите в 1С отправку копии на свой адрес, если такая настройка есть в вашем релизе, или ставьте свой ящик в скрытую копию.
Проверка соединения и первое тестовое письмо
В карточке учётной записи есть команда проверки настроек. 1С по очереди подключается к SMTP и, если настроен, к IMAP, после чего выводит результат.
Проверку делайте каждый раз после изменения пароля или порта. А после успешной проверки отправьте настоящее письмо:
- Откройте любой счёт покупателю.
- Нажмите печать и сформируйте счёт.
- В форме печати выберите отправку по электронной почте.
- В поле получателя впишите свой второй адрес, например личный.
- Отправьте и проверьте, что письмо пришло, вложение открывается, а отправитель подписан именем из карточки.
Тест на реальном документе ловит то, чего не видит проверка соединения: кривое имя отправителя, неудобный формат вложения, попадание в спам.
Если тестовое письмо упало в спам у получателя на другом сервисе, дело обычно в домене: у корпоративного адреса не настроены записи SPF и DKIM. Это делает администратор домена, в 1С это не исправить.
Ошибки при настройке почты в 1С и что с ними делать
Тексты ошибок 1С обычно пересказывает ответ почтового сервера. Ищите в сообщении код и ключевые слова.
Где 1С на самом деле отправляет письмо
Этот момент часто упускают при поиске причины. В файловой базе письмо уходит с компьютера пользователя. В клиент-серверной базе отправка может выполняться на сервере 1С, а фоновые рассылки отчётов — всегда на сервере.
Поэтому «у меня в Outlook почта работает» ничего не доказывает. Проверять доступность порта нужно с той машины, где реально идёт отправка. Быстрая проверка из PowerShell на Windows:
Test-NetConnection smtp.yandex.ru -Port 465
Если в ответе TcpTestSucceeded : True, порт открыт и искать надо в логине или пароле. False — порт закрыт сетью, и настройки 1С тут ни при чём.
Автоматическая отправка документов контрагентам
После настройки учётной записи почта встраивается в обычную работу без лишних действий.
Отправка из формы печати
Из формы печати счёта, акта, накладной или УПД документ уходит одной командой. Программа сама:
- 📎 прикладывает печатную форму файлом, формат можно выбрать (PDF, Excel, Word и другие);
- 📒 подставляет адрес из контактной информации контрагента или контактного лица;
- 📝 формирует тему письма с номером и датой документа.
Чтобы адрес подставлялся сам, заполните e-mail в карточке контрагента в блоке контактной информации. Если адресов несколько, 1С предложит выбрать.
PDF — самый безопасный формат вложения: его нельзя случайно отредактировать, и он одинаково открывается на любом устройстве. Excel и Word имеет смысл отправлять, только если клиент просит редактируемый файл.
Шаблоны писем
В том же разделе органайзера можно включить шаблоны сообщений. Шаблон задаёт тему и текст письма с подстановкой полей документа: номер, дата, сумма, контрагент. Удобно, когда счета уходят десятками: текст «Добрый день! Направляем счёт № … на сумму …» не нужно набирать руками.
Рассылка отчётов по расписанию
Для регулярных отчётов, например оборотно-сальдовой ведомости руководителю каждый понедельник, в программе есть механизм рассылок отчётов. Его проще всего найти через поиск по интерфейсу по слову «рассылка». В рассылке указывают отчёт, получателей, формат файла и расписание.
Рассылка по расписанию работает через регламентные задания. В файловой базе они выполняются, только пока кто-то из пользователей работает в программе. В клиент-серверной базе — на сервере, независимо от пользователей.