Как отправлять счета и акты прямо из 1С: подключаем почтовый ящик
Содержание
Почта в 1С 8.3 Бухгалтерия настраивается в карточке учётной записи: Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты. Вводите адрес, пароль приложения и серверы SMTP (отправка) и IMAP или POP3 (получение), жмёте проверку — и счета уходят клиентам кнопкой с конвертом прямо из печатной формы.
Чаще всего настройка почты в 1С ломается не на программе, а на почтовом сервисе: Яндекс, Mail.ru и Gmail не пускают внешние программы по обычному паролю. Обходится это паролем приложения и правильным портом — оба шага разобраны по сервисам.
Что подготовить до настройки почты в 1С
Соберите данные заранее, чтобы не прерываться на полпути.
- 📧 Адрес ящика, с которого будут уходить письма. Лучше общий:
buh@компания.ru, а не личный ящик бухгалтера. - 🔑 Пароль приложения. Обычный пароль от почты внешние программы чаще всего не принимают.
- 🌐 Адреса серверов и порты входящей и исходящей почты.
- 🛡️ Права в 1С. Создавать общие учётные записи может пользователь с полными правами или администратор.
- 🖥️ Где работает база. В клиент-серверном варианте письма, как правило, уходят с сервера 1С. Значит, выход в интернет по почтовым портам нужен именно серверу, а не только рабочему месту бухгалтера.
Пароль приложения у популярных сервисов
| Сервис | Где создать пароль | Что ещё включить |
|---|---|---|
| Яндекс Почта | Яндекс ID → «Безопасность» → «Пароли приложений» → тип «Почта» | В настройках почты — раздел «Почтовые программы», разрешить доступ по IMAP |
| Mail.ru | Настройки аккаунта → «Безопасность» → «Пароли для внешних приложений» | Ничего, доступ по протоколам открыт |
| Gmail | Аккаунт Google → «Безопасность» → двухэтапная аутентификация → «Пароли приложений» | Без двухэтапной аутентификации пункт не появится |
| Корпоративная почта (Exchange, свой сервер) | Выдаёт системный администратор | Узнать, разрешён ли SMTP с авторизацией |
Пароль приложения показывают один раз. Скопируйте его сразу в поле 1С. Потеряли — удалите старый и создайте новый, это быстрее, чем искать.
Какой протокол выбрать: SMTP, IMAP или POP3
Для отправки всегда нужен SMTP. Без него 1С не отправит ни одного письма.
Для получения выбирают между IMAP и POP3. В Бухгалтерии входящая почта нужна редко: полноценного почтового клиента с перепиской по контрагентам здесь нет, он есть в УТ, КА и УНФ. Поэтому многие настраивают только отправку.
| Протокол | Для чего | Когда выбирать |
|---|---|---|
| SMTP | Отправка писем | Всегда |
| IMAP | Получение, письма остаются на сервере | Ящик читают ещё и в браузере или на телефоне |
| POP3 | Получение со скачиванием | Ящик нужен только 1С, старый корпоративный сервер |
Серверы и порты
| Сервис | SMTP | IMAP | POP3 |
|---|---|---|---|
| Яндекс | smtp.yandex.ru, 465, SSL | imap.yandex.ru, 993, SSL | pop.yandex.ru, 995, SSL |
| Mail.ru | smtp.mail.ru, 465, SSL | imap.mail.ru, 993, SSL | pop.mail.ru, 995, SSL |
| Gmail | smtp.gmail.com, 465, SSL | imap.gmail.com, 993, SSL | pop.gmail.com, 995, SSL |
Для доменной почты на Яндекс 360 или VK WorkSpace серверы те же, что у Яндекса и Mail.ru. Логин — полный адрес вместе с доменом.
Порт 25 без шифрования многие провайдеры и хостинги блокируют. Если письма «висят» и отваливаются по таймауту, сначала проверьте, не стоит ли 25 вместо 465.
Настройка SMTP для отправки в 1С 8.3 Бухгалтерия
Есть два пути: короткий помощник и ручная карточка. Начните с помощника — он сам подставит серверы для крупных сервисов.
Быстрый путь через помощник
- Откройте
Администрирование → Органайзер. Если почта выключена, включите её флажком в группе «Почта». - Перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты» и нажмите
Создать. - Введите адрес и пароль приложения. Ниже укажите, для чего нужна запись: только отправка или ещё и получение.
- Нажмите
Создать(илиДалее). Программа подберёт серверы и сразу проверит соединение. - Если проверка прошла — запись готова. Если нет — помощник предложит перейти к ручной настройке.
Тот же помощник открывается сам, когда вы впервые жмёте кнопку отправки на печатной форме, а ни одной учётной записи ещё нет.
Ручная настройка
В карточке учётной записи откройте параметры подключения и заполните:
- Имя отправителя — то, что увидит клиент: «ООО Ромашка, бухгалтерия». Не оставляйте голый адрес.
- Сервер исходящей почты и порт — по таблице выше.
- Защищённое соединение — включено, если порт 465.
- Логин — полный адрес ящика,
buh@romashka.ru, а не толькоbuh. - Пароль — пароль приложения.
- Вход на сервер входящей почты перед отправкой — включайте, только если этого требует ваш корпоративный сервер. Для Яндекса и Mail.ru не нужно.
После сохранения нажмите в карточке команду проверки настроек. Программа отправит тестовое письмо и сообщит результат текстом ошибки, если что-то не так.
Адрес отправителя должен совпадать с логином. Сервисы отклоняют письма, где в поле «От кого» один ящик, а авторизация — от другого.
Получение писем по IMAP и POP3
Если входящая почта всё же нужна, в той же карточке задайте:
- Протокол — IMAP или POP3.
- Сервер входящей почты и порт: 993 для IMAP или 995 для POP3, с защищённым соединением.
- Логин и пароль — те же, что для отправки. Отдельные данные нужны только на корпоративном сервере, где входящие и исходящие разнесены.
- Для POP3 — флажок «Оставлять копии писем на сервере». Без него 1С заберёт письма, и в браузере их уже не будет.
Не подключайте к 1С личный ящик, который вы читаете с телефона по POP3 без копий на сервере. Письма начнут «пропадать» то в одном месте, то в другом.
Кому доступна учётная запись: общие и личные ящики
В карточке учётной записи задаётся, кто ей пользуется. Вариантов два.
- 👥 Общая запись — доступна всем пользователям базы. Подходит для
buh@илиinfo@: кто бы ни отправил счёт, клиент получит его с одного адреса. - 👤 Личная запись — привязана к одному пользователю. Её видит и использует только он. Удобно, когда у каждого менеджера свой ящик и ответы клиентов должны приходить ему.
Есть ещё системная учётная запись — предопределённая, через неё программа шлёт служебные уведомления. Если заполнить в ней настройки общего ящика, её же можно выбирать для отправки документов.
Как это работает при отправке
Когда записей несколько, в форме письма появляется поле выбора отправителя. Пользователь видит общие записи и свои личные. Чужие личные ящики в списке не появляются.
Для небольшой бухгалтерии на 2–3 человека хватает одной общей записи. Отдельные ящики под каждого есть смысл заводить, если клиенты переписываются с конкретными сотрудниками.
Отправка счетов, актов и отчётов с вложениями
Почта настроена — теперь отправка документа занимает полминуты.
Документ из печатной формы
- Откройте документ, например «Счет покупателю», и нажмите
Печать. - В форме печати нажмите кнопку с конвертом — отправку по электронной почте.
- Выберите формат вложения. Для клиентов — PDF; если бухгалтерия покупателя хочет править — Excel (
.xlsx). - 1С подставит адрес из контактной информации контрагента. Если адреса нет — впишите вручную и заодно сохраните его в карточке контрагента.
- Проверьте тему и текст, нажмите
Отправить.
Чтобы счёт ушёл с подписью и печатью, загрузите их картинками в карточку организации и включите вывод подписи в форме печати. Тогда PDF приходит клиенту уже «подписанным».
Шаблоны писем
Если пишете одно и то же — «Добрый день, во вложении счёт № … от …» — заведите шаблон: Администрирование → Органайзер → Шаблоны сообщений. В шаблон можно вставлять поля документа: номер, дату, сумму, контрагента. Бухгалтер выбирает шаблон, и письмо заполняется само.
Рассылка отчётов по расписанию
Регулярные отчёты руководителю — оборотно-сальдовую ведомость, дебиторку — удобно слать автоматически. Рассылки настраиваются в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Выберите отчёт, получателей, формат и расписание.
Рассылка по расписанию работает через регламентные задания. В файловой базе они выполняются, только пока кто-то работает в программе. Для надёжной рассылки нужна клиент-серверная база или постоянно открытый сеанс.
Ограничения на размер вложений
Сервисы режут слишком тяжёлые письма. Ориентир — примерно 25–30 МБ на письмо вместе со всеми вложениями. Пачку из полусотни актов в PDF за квартал лучше разбить на несколько писем или выгрузить архивом в облако и отправить ссылку.
Диагностика ошибок отправки почты
Текст ошибки 1С показывает в окне проверки настроек или после неудачной отправки. По нему почти всегда видно, где сбой.
Как проверить порт с сервера
Быстрее всего — из PowerShell на той машине, откуда уходят письма:
Test-NetConnection smtp.yandex.ru -Port 465
Строка TcpTestSucceeded : True означает, что порт открыт и проблема в логине, пароле или шифровании. False — дело в сети: брандмауэр, прокси или провайдер.
Если 1С работает через прокси, параметры прокси задаются в настройках интернет-поддержки. Почтовые протоколы через HTTP-прокси обычно не ходят — такому серверу нужен прямой выход на порты 465 и 993.
Безопасность почты в 1С
Пароль приложения хранится в базе. Значит, доступ к базе — это и доступ к ящику.
- 🔒 Только пароль приложения, никогда основной. Его можно отозвать в один клик, не меняя пароль от ящика.
- 🗂️ Отдельный ящик под 1С. Если письма уходят с
buh@, утечка не затронет личную переписку директора. - 👥 Права на учётные записи. Общие записи создаёт и меняет только администратор. Рядовым пользователям достаточно права отправлять.
- 🔁 Увольнение сотрудника. Отзовите пароль приложения в почтовом сервисе и отключите его личную учётную запись в 1С.
- 💾 Копии базы. Пароль уезжает вместе с выгрузкой
.dtили копией файловой базы. Передаёте копию подрядчику — перед этим отзовите пароль или очистите его в карточке. - 📨 Персональные данные. Расчётные листки и кадровые документы по почте отправляйте только на рабочие или подтверждённые адреса сотрудников.
После переноса базы на другой компьютер или сервер сразу отправьте тестовое письмо: новая машина может стоять за другим брандмауэром.