Как подключить электронную почту к 1С:Управление торговлей и отправлять счета клиентам прямо из базы

Почта в 1С:Управление торговлей 11 подключается в разделе НСИ и администрирование → Органайзер: включите почтовый клиент, создайте учётную запись электронной почты и укажите адрес с паролем. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail нужен не обычный пароль от ящика, а пароль приложения — без него 1С не пройдёт авторизацию, даже если адрес и сервер указаны верно.

Частое заблуждение: «1С почта не работает , значит, виновата программа». На деле почти все отказы — это закрытый в настройках ящика доступ для почтовых программ, неверный порт или выключенное SSL.

Инструкция написана для УТ 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В Комплексной автоматизации 2 и ERP механизм тот же — он построен на общей библиотеке стандартных подсистем, отличаются только названия разделов.

1. Что подготовить до настройки почты в 1С

Пять минут подготовки избавят от половины ошибок при первой проверке.

📌 Что нужно собрать:

• адрес ящика, с которого будут уходить письма (общий sales@… или личный менеджера);
• пароль приложения, созданный в настройках безопасности почтового сервиса;
• адреса серверов SMTP и IMAP/POP3 с портами — для своего домена их даёт администратор или хостинг;
• права в 1С: создавать учётные записи может пользователь с полными правами или администратор.

📌 Что проверить в самом ящике:

• в веб-интерфейсе разрешён доступ почтовым программам по IMAP (у Яндекса это отдельный переключатель в разделе «Почтовые программы»);
• включена двухфакторная аутентификация, если сервис без неё не выдаёт пароль приложения (так устроен Gmail);
• ящик не упирается в лимит отправки: у бесплатных сервисов он есть, и массовая рассылка счетов быстро в него упрётся.

Проверьте и сеть. Если 1С работает на сервере или терминале, исходящие соединения на порты 465, 587, 993 и 995 должны быть открыты в межсетевом экране. Провайдеры иногда закрывают порт 25 — поэтому ориентируйтесь на 465 или 587.

2. Включаем почтовый клиент и создаём учётную запись в 1С:УТ

Включение функциональности

1. Откройте НСИ и администрирование → Органайзер.
2. Установите флажок Почтовый клиент (в некоторых релизах — «Использовать почтовый клиент»). Он включает взаимодействия: входящие и исходящие письма хранятся в базе и привязываются к клиентам и сделкам.
3. Там же по ссылке Учётные записи электронной почты откройте список ящиков.

Без флажка почтового клиента отправка печатных форм тоже работает, но письма не сохраняются в базе — вы не увидите, что и когда ушло клиенту.

Создание учётной записи

1. В списке учётных записей нажмите Создать.
2. Укажите адрес и пароль. Помощник предложит выбрать назначение: только отправка или отправка и получение.
3. Программа сама попробует подобрать серверы по домену адреса. Для крупных сервисов это обычно срабатывает.
4. Если подбор не удался, откроется форма с ручными параметрами — заполните их по таблице из следующего раздела.
5. После сохранения нажмите Проверить настройки. Программа отправит тестовое письмо себе и попробует подключиться к входящему серверу.

Ключевые поля карточки учётной записи:

Системная учётная запись

В списке есть предопределённая системная учётная запись. Через неё программа отправляет служебные письма: рассылки отчетов, уведомления. Заполните её отдельным ящиком, иначе служебные функции будут молча выдавать ошибку отправки.

3. Параметры серверов для Яндекса, Mail.ru, Gmail и своего домена

Если автоподбор не сработал, вводите параметры вручную. Защищённое соединение (SSL) включайте всегда.

Яндекс

• В настройках ящика, в разделе «Почтовые программы», разрешите доступ по IMAP.
• В Яндекс ID создайте пароль приложения типа «Почта» и вставьте его в 1С вместо основного.
• Адрес в поле «Логин» и адрес отправителя должны совпадать: Яндекс не пропускает письма, у которых отправитель — чужой адрес.

Mail.ru

• В настройках безопасности создайте пароль для внешнего приложения.
• Без него сервер вернёт отказ с текстом про обязательный пароль приложения — это сигнал, что вы ввели основной пароль.

Gmail

• Включите двухэтапную аутентификацию, затем создайте пароль приложения из 16 символов.
• Вставляйте его без пробелов.

Корпоративный сервер и Exchange

• Попросите администратора включить на сервере протоколы SMTP и IMAP для вашего ящика — в Exchange они могут быть выключены.
• Уточните, принимает ли сервер вход по паролю. Ящики, где разрешён только вход через OAuth, по логину и паролю не подключатся.
• Для своего домена попросите проверить SPF и DKIM. Без них письма с «Счётом на оплату» уходят у клиентов в спам.

4. Отправка счетов, актов и других документов из 1С:УТ по почте

Главный сценарий почты в УТ — отправить клиенту счёт или комплект документов, не выходя из программы.

Как отправить печатную форму

1. Откройте документ, например «Счёт на оплату клиенту» или «Реализация товаров и услуг».
2. Нажмите Печать и выберите форму.
3. В окне предварительного просмотра нажмите Отправить (кнопка с конвертом).
4. Выберите формат вложения. Для клиентов почти всегда нужен PDF; Excel — если покупатель будет переносить данные к себе.
5. Откроется письмо: получатель подставится из контактной информации партнёра или контактного лица, тема — из названия документа.
6. Проверьте адрес и нажмите Отправить.

Если адрес не подставился, у партнёра не заполнен e-mail. Добавьте его в карточке партнёра на вкладке контактной информации — и в следующий раз программа возьмёт его сама.

Комплект документов одним письмом

Выделите в списке несколько документов (Ctrl или Shift) и нажмите Печать. В окне просмотра будут все формы — при отправке они уйдут одним письмом с несколькими вложениями.

Подпись и печать в PDF

Чтобы в отправленном счёте стояли подпись руководителя и печать, загрузите их изображения в карточку организации. В списке печатных форм появится вариант с подписью и печатью — его и отправляйте.

5. Приём входящих писем по IMAP или POP3

Входящие письма в 1С:УТ превращаются во взаимодействия — документы «Электронное письмо входящее», связанные с партнёром.

Где смотреть письма

Список взаимодействий открывается из раздела CRM и маркетинг. Там папки по учётным записям: входящие, отправленные, черновики. Письмо от адреса, который есть в контактах партнёра, программа сама связывает с этим партнёром.

Как получить почту

• вручную — кнопкой Отправить и получить почту в списке взаимодействий;
• автоматически — регламентным заданием, о нём в следующем разделе.

IMAP или POP3: что выбрать

Не подключайте на приём личный ящик сотрудника целиком: в базу уйдёт вся его переписка, включая не рабочую. Для приёма заведите отдельный рабочий адрес.

6. Автоматизация работы с почтой в 1С:УТ

Автоматическое получение и отправка

1. Откройте НСИ и администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания.
2. Найдите задание получения и отправки электронных писем (фильтр по слову «почт» в списке).
3. Включите его и задайте расписание: для отдела продаж достаточно раза в 5–10 минут.

Правила обработки писем

Для учётной записи можно настроить правила обработки: письма с определённой темой или от определённого отправителя раскладываются по папкам. Например, всё с темой «Заявка» — в папку «Новые заявки», откуда их разбирает дежурный менеджер.

Рассылка отчетов по расписанию

Отчёт можно отправлять сам по себе — руководителю каждое утро или клиенту раз в месяц:

1. Включите рассылки отчетов в НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Создайте рассылку: какой отчёт, в каком формате, кому и по какому расписанию.
3. Укажите учётную запись отправки — для рассылок обычно используют системную или общую.

Типичные рассылки в торговле: остатки на складах руководителю, ведомость расчётов с клиентами главному бухгалтеру, акт сверки клиенту в начале месяца.

7. Безопасность почты в 1С

Почтовый ящик в базе — это доступ к переписке с клиентами и к отправке писем от имени компании. Его стоит защищать так же, как банковскую выгрузку.

🔒 Что сделать:

• используйте только пароль приложения. Его можно отозвать, не меняя основной пароль ящика, — например, после увольнения сотрудника;
• личные ящики привязывайте к владельцу в карточке учётной записи: тогда чужой ящик не увидят другие менеджеры;
• не раздавайте полные права всем, кто работает с почтой: создание и правку учётных записей оставьте администратору;
• для рассылок заведите отдельный ящик, а не личный адрес директора;
• при увольнении менеджера отзовите его пароль приложения и смените владельца учётной записи.

Пароли учётных записей платформа хранит в безопасном хранилище и не показывает в форме после сохранения. Но любой пользователь с правом отправки может отправить письмо от общего ящика — учитывайте это при раздаче ролей.

8. Ошибки подключения почты в 1С и как их исправить

Если ошибка возникает только на одном компьютере, а с сервера или другого рабочего места всё уходит — дело в антивирусе или межсетевом экране этого компьютера. Некоторые антивирусы проверяют почтовый трафик и ломают защищённое соединение; добавьте 1С в исключения проверки почты.

Частые вопросы