Подписи, факсимиле и ЭП в печатных формах Управления торговлей 11

Чтобы в 1С УТ 11 в печатной форме появилась подпись, нужно три вещи: заполнить ответственных лиц в карточке организации, проверить, что документ подхватил подписантов, и, если нужна картинка подписи, загрузить факсимиле в ту же карточку. Электронная подпись настраивается отдельно, через сертификаты и обмен с контрагентами.

Типичная ситуация: менеджер печатает счёт на оплату, а внизу пустые строки «Руководитель» и «Бухгалтер». Или новый директор вступил в должность, а в накладных до сих пор фамилия прежнего. Обе проблемы решаются настройкой, а не правкой каждого документа вручную.

Что подготовить до настройки подписи в УТ 11

Подпись в типовых печатных формах УТ 11 складывается из трёх слоёв. Полезно сразу понять, какой из них вам нужен.

Перед работой проверьте:

• ✅ у пользователя есть права на изменение справочника «Организации» (обычно это роль администратора или полные права);
• ✅ в программе заведены физические лица, которые будут подписывать документы ;
• ✅ для факсимиле готовы сканы подписей и печати в формате PNG;
• ✅ для электронной подписи на компьютере установлен криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP) и сам сертификат.

Шаг 1. Ответственные лица и порядок подписания документов

Ответственные лица — это основа. Без них печатная форма не знает, чью фамилию выводить в расшифровке подписи.

Как завести ответственных лиц

1. Откройте карточку организации.
2. Перейдите по ссылке ответственных лиц (в карточке она находится в панели навигации слева или в разделе подписей — зависит от релиза).
3. Нажмите Создать.
4. Выберите роль: руководитель, главный бухгалтер, кассир, ответственный за оформление документов и т. д.
5. Укажите физическое лицо и должность в том виде, как она должна печататься.
6. Заполните дату начала действия. Дату окончания оставьте пустой, если человек работает бессрочно.
7. Запишите запись.

Каждая запись действует в своём периоде. Программа берёт того подписанта, чей период охватывает дату документа. Поэтому при смене директора не исправляйте старую запись — создайте новую с датой вступления в должность.

Подписание по доверенности

Когда документы подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, в записи ответственного лица заполняют основание права подписи: номер и дату доверенности или приказа. Эта строка выводится на бланке рядом с должностью, например «по доверенности № 12 от 15.03».

Удобная схема для отдела продаж:

• 👤 руководитель — основной подписант на договорах и счетах;
• 👥 менеджер по продажам с доверенностью — подписант «Отпуск разрешил» в накладных;
• 📦 кладовщик — подписант «Отпуск груза произвёл».

Подписанты в самом документе

Ответственные лица из карточки — это значения по умолчанию. В документах продажи и поступления УТ 11 подписантов можно переопределить на вкладке Дополнительно: там есть поля руководителя, главного бухгалтера и лиц, отпустивших груз. Новый документ заполняет их автоматически по организации и дате.

Это пригодится, когда разовая отгрузка подписывается заместителем. Поправьте поле в одном документе — справочник трогать не нужно.

Шаг 2. Правка макета печатной формы под подпись

Если строки подписи вообще нет на бланке или она расположена не там, где требует покупатель, придётся менять макет.

Изменение макета без программиста

1. Откройте НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите нужный макет по названию документа (воспользуйтесь строкой поиска в списке).
3. Откройте макет — он выглядит как табличный документ.
4. Добавьте или перенесите строку подписи, поправьте текст и линию.
5. Сохраните изменения.

Второй путь — из окна печати: откройте предварительный просмотр, в меню Ещё выберите команду изменения макета. Программа откроет тот же редактор.

Изменённый макет хранится в базе отдельно от типового. В списке макетов он отмечается как изменённый, и к стандартному виду можно вернуться одной командой.

Когда макета мало: расширение или внешняя печатная форма

Пользовательский макет меняет только оформление. Он не умеет решать, кого выводить и при каком условии. Для логики нужен разработчик и один из двух инструментов:

Какие бланки правят чаще всего:

• 🧾 счёт на оплату — добавляют подпись менеджера и строку «Счёт действителен до…»;
• 📄 коммерческое предложение — убирают строку главного бухгалтера, оставляют только руководителя;
• 🚚 ТОРГ-12 и УПД — переносят подписи, если покупатель требует место под отметку о приёмке.

Унифицированные формы (ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура) меняйте осторожно. Состав их реквизитов закреплён, и лишнее удаление строки может сделать документ непригодным для покупателя.

Не снимайте типовую конфигурацию с поддержки ради одной строки подписи. Обновления после этого превращаются в ручное сравнение и объединение.

Шаг 3. Условия вывода подписей на печать

Отдельного конструктора условий в типовой УТ 11 нет. Программа решает, чья подпись попадёт на бланк, по трём встроенным правилам.

1. Дата документа. Подписант выбирается по периоду действия ответственного лица. Это главное «условие».
2. Организация. У каждой организации свои ответственные лица. Если в базе две фирмы, проверьте карточки обеих.
3. Выбор при печати. В окне печати пользователь решает, выводить ли факсимиле.

Всё, что сложнее — например, «для сетевого покупателя печатать без факсимиле», «для сумм больше 500 000 ₽ ставить подпись только директора», — типовыми настройками не делается. Такие правила реализуют в расширении: программист перехватывает формирование печатной формы и подставляет нужного подписанта.

Перед заказом доработки сформулируйте правило в формате таблицы. Это экономит время программиста и снимает разночтения.

Шаг 4. Факсимиле подписи и печати в УТ 11

Факсимиле — это картинка подписи и оттиска печати, которую программа накладывает на бланк. Удобно для счетов на оплату и коммерческих предложений, которые уходят клиенту по почте.

Подготовка изображений

• 🖊️ Распишитесь синей ручкой на чистом белом листе, поставьте печать на отдельном листе.
• 🖨️ Отсканируйте с разрешением не ниже 300 dpi.
• ✂️ Обрежьте поля вплотную к подписи и уберите белый фон: сохраните в PNG с прозрачностью. Белый фон перекроет линию и текст бланка.
• 📏 Оставьте пропорции. Растянутая подпись выглядит подделкой.

Где факсимиле уместно, а где лучше обойтись без него:

Загрузка в программу

1. Откройте карточку организации.
2. Найдите раздел с логотипом и факсимильной печатью.
3. Загрузите отдельно изображение печати, подпись руководителя и подпись главного бухгалтера.
4. Воспользуйтесь предпросмотром макета с факсимиле — там видно, как картинки ложатся на бланк.
5. Запишите карточку.

Печать с факсимиле

Откройте документ, нажмите Печать и выберите форму, например «Счёт на оплату». В окне печати появится флажок Подпись и печать. Включите его — изображения встанут на места подписей. Флажок запоминается для пользователя.

Шаг 5. Электронная подпись документов в УТ 11

Электронная подпись в УТ 11 нужна для двух задач: обмен документами с контрагентами через ЭДО и подписание файлов, которые требуют сертификата (например, заявлений в сервисах интернет-поддержки).

Включение и добавление сертификата

1. Откройте НСИ и администрирование и перейдите в общие настройки, группа «Электронная подпись и шифрование».
2. Включите использование электронных подписей.
3. В программах электронной подписи проверьте, что установленный криптопровайдер виден и определяется без ошибок.
4. Откройте список сертификатов и добавьте свой: выберите его из установленных в системе или загрузите заявление на выпуск.
5. Укажите организацию и пользователя, которому принадлежит сертификат.
6. Выполните проверку сертификата — программа подпишет тестовые данные и проверит результат.

Какая подпись нужна для каких документов

Сотрудник, который подписывает документы от имени организации, работает со своей КЭП физического лица. Ему нужна машиночитаемая доверенность от руководителя. Её регистрируют в распределённом реестре, а программа прикладывает к документам автоматически после загрузки.

Почему подпись не выводится: разбор ошибок

Если ни один пункт не подошёл, сравните результат с другим пользователем. Если у администратора подпись выводится, а у менеджера нет — дело в персональных настройках печати или правах. Если не выводится ни у кого — в справочнике или макете.

Частые вопросы о подписях в УТ 11