Кто подписывает документы в 1С: ответственные лица, факсимиле и ЭЦП

Подписи в 1С 8.3 настраивают в карточке организации: в Бухгалтерии 3.0 это Главное → Организации, дальше открываете свою организацию и заполняете ответственных лиц — руководителя, главного бухгалтера, кассира. Программа подставляет их в счета, акты, накладные, кассовые ордера и отчёты по дате документа.

Остальное настраивается поверх этой основы. В отдельном документе подписанта можно заменить. Картинки факсимиле загружаются в той же карточке. Подписанта отчётности задают в регистрации в налоговом органе. Электронную подпись включают в администрировании.

С чего начать: ответственные лица организации

Ответственные лица — это база для всех печатных форм. Если их нет, в документах будут пустые строки «Руководитель» и «Главный бухгалтер».

Пути к карточке организации в основных конфигурациях:

Порядок действий в Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Главное → Организации и дважды щёлкните по своей организации.
2. Найдите в карточке группу «Подписи» (в старых релизах — ссылку «Ответственные лица» в верхней панели карточки).
3. Для каждой роли выберите физическое лицо из справочника и укажите должность так, как она должна стоять в документах: «Генеральный директор», а не «Ген. дир.».
4. Запишите карточку.

Роли, которые встречаются чаще всего:

• 👤 Руководитель — счета, акты, накладные, УПД, приказы.
• 🧾 Главный бухгалтер — первичка, счета-фактуры, кассовые документы.
• 💵 Кассир — приходные и расходные кассовые ордера.
• 📑 Ответственный за подготовку отчётов — бухгалтерская и статистическая отчётность.

История: смена директора без порчи старых документов

Ответственные лица хранятся с датой начала действия. Это главный приём, который часто упускают.

Директор сменился 15 марта? Не перезаписывайте старого. Добавьте нового с датой 15.03 через историю записи (ссылка «История» рядом с полем или кнопка в списке ответственных лиц). Тогда:

• документы до 14 марта печатаются со старым руководителем;
• документы с 15 марта — с новым;
• при повторной печати старого акта через год подпись не «переедет» на нового директора.

Кто подписывает по доверенности

Когда документы подписывает не директор, а, например, менеджер по продажам, в печатной форме должно стоять основание права подписи: номер и дата доверенности. В УТ 11 и ERP для этого в ответственных лицах есть отдельное поле основания права подписи. В Бухгалтерии 3.0 подписанта по доверенности обычно указывают прямо в документе, о чём ниже.

Подписанты в отдельном документе

Иногда конкретный акт или накладную подписывает другой человек: директор в отпуске, отгрузку оформил кладовщик. Менять ради этого карточку организации не нужно.

В документах реализации, поступления и кассы есть блок с подписантами. Обычно он внизу формы документа или на отдельной вкладке. Порядок такой:

1. Откройте документ.
2. Найдите поля «Руководитель», «Главный бухгалтер», «Отпуск произвёл» и подобные — набор зависит от вида документа.
3. Выберите другое физическое лицо или очистите поле, если подпись не нужна.
4. Запишите документ и распечатайте заново.

Значение, выбранное в документе, имеет приоритет над карточкой организации. Работает только для этого документа.

💡 Для накладных и УПД отдельно заполните, кто отпустил груз и кто получил. Строку получателя программа не знает: её обычно оставляют пустой — покупатель подписывает от руки.

Подписи в кадровых документах ЗУП

В ЗУП 3.1 приказы о приёме, увольнении, отпусках подписывает руководитель из карточки организации. В форме кадрового документа есть поле руководителя и его должности. Если приказы подписывает, например, заместитель по доверенности, выберите его в самом документе.

Факсимиле и печать в печатных формах

Чтобы счёт на оплату уходил клиенту уже с подписью и печатью, загрузите картинки в карточку организации.

Как подготовить картинки

1. Распишитесь синей ручкой на чистом белом листе. Поставьте печать на другой лист.
2. Отсканируйте с разрешением 300 dpi.
3. Обрежьте лишнее поле вокруг подписи и печати.
4. Сделайте фон прозрачным и сохраните в PNG.

Без прозрачного фона подпись перекроет текст белым прямоугольником. JPG прозрачность не поддерживает.

Куда загрузить

В Бухгалтерии 3.0 в карточке организации разверните группу «Логотип и печать». Там поля:

• Печать организации;
• Подпись руководителя;
• Подпись главного бухгалтера;
• логотип для шапки счёта.

В той же группе есть ссылка на встроенную инструкцию по созданию факсимиле и кнопка предварительного просмотра счёта — сразу видно, как ляжет подпись.

Как напечатать документ с факсимиле

Откройте счёт, нажмите «Печать» и выберите вариант со словами «с печатью и подписями». Обычный вариант без этих слов печатается с пустыми строками для живой подписи. Для части других форм (актов, УПД) в актуальных релизах тоже есть такие варианты — проверьте список в меню «Печать» конкретного документа.

Если нужно изменить сам макет

Бывает, что подпись надо сдвинуть, добавить строку «Исполнитель» или вторую подпись. Варианты:

💡 Изменённые макеты в списке отмечаются отдельно. Если после обновления форма печатается криво, первым делом верните стандартный макет командой в том же списке и проверьте снова.

Подписант в регламентированной отчётности

В декларациях и расчётах для ФНС, СФР (бывший ФСС) и Росстата на титульном листе указывают, кто подтверждает достоверность: руководитель или представитель.

Отчётность подписывает руководитель

Программа берёт его ФИО из ответственных лиц организации. Ничего настраивать не нужно. Проверьте только, что руководитель указан с правильной датой начала, иначе в отчёт за прошлый квартал попадёт новый директор.

Отчётность подписывает представитель

Типичный случай — бухгалтерская фирма на аутсорсинге или главный бухгалтер по доверенности.

1. Откройте карточку организации и перейдите к регистрации в налоговом органе (ссылка рядом с кодом налоговой).
2. В группе о подписании отчётности выберите вариант «Представитель».
3. Укажите, кто представитель: физическое лицо или организация. Для организации дополнительно укажите ФИО человека, который подписывает от её имени.
4. Заполните документ, подтверждающий полномочия: доверенность или машиночитаемую доверенность (МЧД).

После этого титульный лист новых отчётов заполнится данными представителя автоматически. В уже созданном отчёте обновите титульный лист или заполните его заново.

Электронная подпись (ЭЦП) в 1С 8.3

Электронная подпись в 1С нужна для ЭДО, сдачи отчётности, запросов в банки и ФНС. Сама 1С ключи не хранит: она работает через криптопровайдер, установленный на компьютере (КриптоПро CSP или ViPNet CSP).

Включение и добавление сертификата

1. Установите криптопровайдер и сертификат подписи на компьютер. Для КЭП руководителя сертификат выдаёт удостоверяющий центр ФНС, для сотрудников — аккредитованные УЦ.
2. В 1С откройте Администрирование → Общие настройки.
3. В группе «Электронная подпись и шифрование» включите использование электронных подписей.
4. Перейдите по ссылке настроек электронной подписи и шифрования.
5. На вкладке «Программы» проверьте, что программа найдена и не отмечена ошибкой.
6. На вкладке «Сертификаты» нажмите «Добавить» и выберите сертификат из установленных на компьютере.
7. Откройте добавленный сертификат и нажмите «Проверить». 1С проверит сертификат, цепочку доверия и доступ к закрытому ключу.

Все пункты проверки должны быть зелёными. Если один из них красный — смотрите раздел ниже.

Кто имеет право подписывать электронно

Сертификат руководителя выпускается на него самого и подписывает от имени организации. Сотрудник — бухгалтер, менеджер — подписывает своей КЭП физического лица плюс МЧД, оформленной по формату ФНС. Оператор ЭДО формат доверенности не задаёт.

Ещё одно различие, которое путают:

• счета-фактуры и УПД со статусом 1 в электронном виде подписывают только квалифицированной подписью;
• первичку (акты, накладные) по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной подписью.

Как подписывать документы в ЭДО

После добавления сертификата его нужно связать с учётной записью ЭДО организации. Это делается в настройках обмена: в профиле ЭДО указывается, какими сертификатами организация подписывает исходящие документы.

Дальше подписание идёт так:

1. Сотрудник открывает исходящий документ ЭДО (из документа реализации или из рабочего места текущих дел ЭДО).
2. Нажимает команду подписания и выбирает свой сертификат.
3. Вводит пароль ключа, если он задан.
4. 1С ставит подпись и отправляет документ оператору.

💡 Если подписывают двое — например, менеджер ставит подпись, а потом документ визирует руководитель, — настройте маршрут подписания. Тогда документ не уйдёт контрагенту, пока не наберёт все подписи.

Флажок «Запомнить пароль» в окне подписи удобен, но включайте его только на личном компьютере. На общем рабочем месте любой, кто откроет 1С под вашим пользователем, подпишет документ от вашего имени.

Ошибки подписей и как их исправить

Сбои с подписями почти всегда сводятся к трём местам: ответственные лица, вариант печати и криптопровайдер. Выберите свой симптом.

Частые вопросы