Новый сотрудник в базе ЗУП 3.1: учётная запись, роли и границы доступа

Пользователя в 1С ЗУП 3.1 создают в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи кнопкой Создать. В карточке заполняют имя, логин и пароль, а права выдают не флажками, а включением человека в группу доступа с нужным профилем: «Кадровик», «Расчётчик» и т.п.

Типичная ситуация: в отдел пришёл второй расчётчик, а главный бухгалтер не хочет, чтобы новичок видел оклады руководства. Ниже весь путь: от подготовки базы до ограничения доступа и настройки рабочего места, чтобы новый пользователь в ЗУП с первого дня видел ровно свой участок.

Что проверить до создания пользователя в ЗУП

Создавать и настраивать пользователей может только тот, кто входит в группу доступа «Администраторы». Если раздел Настройки пользователей и прав у вас не открывается или в нём нет команды Создать, прав не хватает: попросите администратора базы.

Перед началом проверьте четыре вещи:

• 👤 Есть ли в базе хотя бы один администратор. Пока список пользователей пуст, 1С пускает в базу без пароля. Первого созданного пользователя сразу включите в группу «Администраторы», иначе после создания второго вы рискуете остаться без доступа к настройкам.
• 🗂️ Заведено ли физическое лицо. В ЗУП карточку пользователя связывают с физлицом. Это нужно для подписи документов, для «ответственного» в кадровых приказах и для сервисов самообслуживания сотрудников.
• 🔐 Какая будет аутентификация. Пароль 1С, вход через учётную запись Windows или оба способа сразу.
• 📋 Что именно должен видеть человек. Составьте короткий список: какие организации, какие документы, нужны ли ему суммы начислений.

Создание нового пользователя в 1С ЗУП: шаги по карточке

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке Пользователи.
3. Нажмите Создать.
4. В поле Полное имя укажите ФИО так, как оно будет видно в списках и журналах: «Смирнова Анна Петровна».
5. В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника. Если физлица нет, создайте его прямо из поля выбора.
6. Убедитесь, что включён флажок Вход в программу разрешен.
7. В блоке аутентификации отметьте Аутентификация 1С:Предприятия и задайте Имя для входа: короткий логин латиницей или кириллицей без пробелов, например smirnova.
8. Нажмите Установить пароль и введите пароль дважды.
9. Нажмите Записать, но пока не закрывайте карточку.

Пароль и параметры входа

Если пользователь должен сам сменить пароль при первом входе, не включайте флажок Пользователю запрещено изменять пароль. Временный пароль сообщите лично, не по общей почте.

Флажок Показывать в списке выбора управляет тем, появится ли фамилия в выпадающем списке окна входа. Для базы с данными о зарплате удобнее его снять: тогда в окне входа логин нужно вводить вручную, и посторонний не увидит перечень сотрудников.

Общие требования к паролям задают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа: минимальная длина, сложность, срок действия, блокировка после неудачных попыток.

Вход через Windows

При доменной сети удобнее авторизация операционной системы: человек входит в 1С без пароля, если вошёл в Windows под своей учётной записью.

• ✅ Включите флажок Аутентификация операционной системы.
• ✅ В поле пользователя укажите учётную запись в формате \\ДОМЕН\логин.
• ✅ Пароль 1С при этом можно оставить как запасной способ или отключить аутентификацию 1С совсем.

Роли и права пользователя: профиль и группа доступа

В ЗУП 3.1 роли напрямую пользователю не назначают. Схема трёхуровневая:

Как выдать права новому пользователю

1. В карточке пользователя перейдите по ссылке Права доступа в панели навигации.
2. Отметьте флажками группы доступа, в которые нужно включить человека, например группу с профилем расчётчика.
3. Запишите карточку.

Второй способ: открыть нужную группу доступа и добавить пользователя в табличную часть участников. Результат одинаковый.

Поставляемые профили и свои профили

Поставляемые профили менять нельзя: при обновлении конфигурации их состав восстанавливается. Если профиль «почти подходит», скопируйте его командой Скопировать в списке профилей, переименуйте, например в «Расчётчик без кадровых приказов», и уберите лишние роли.

• 🟢 Новая должность — новый профиль, а не правка поставляемого.
• 🟢 Один человек может состоять в нескольких группах доступа: права суммируются.
• 🔴 Права суммируются и в обратную сторону: запрет в одной группе не отменяет разрешение в другой.

Не выдавайте рядовым пользователям профиль «Администратор» «на время». Такой пользователь видит всю зарплату, может менять даты запрета и права других.

После настройки проверьте результат: в карточке пользователя по ссылке Права доступа есть отчёт о правах. Он показывает, какие объекты пользователь может читать и изменять и через какую группу пришло право.

Ограничение доступа по организациям, сотрудникам и периодам

Профиль отвечает на вопрос «какие документы можно открывать». Ограничения в группе доступа отвечают на вопрос «чьи данные в этих документах видны».

Ограничения на уровне записей

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей. Пока он выключен, ограничения в группах не действуют.
3. Откройте профиль и на вкладке видов доступа посмотрите, какие ограничения он поддерживает. Чаще всего это Организации.
4. В самой группе доступа на вкладке ограничений перечислите разрешённые значения: например, только ООО «Север», без ООО «Юг».

Для холдинга это базовый сценарий: группа «Расчётчики Север» видит свою организацию, «Расчётчики Юг» — свою.

Доступ к данным отдельных сотрудников

Частая задача: скрыть зарплату директора и заместителей от рядовых расчётчиков. В ЗУП её решают через группы физических лиц, по которым включают ограничение доступа. Руководителей выносят в отдельную группу, а в группе доступа обычного расчётчика эту группу не перечисляют.

Запрет правки закрытых периодов

Отдельный механизм защищает уже отчитанные месяцы. Включите Даты запрета изменения в Настройках пользователей и прав и задайте дату: например, 31.08 для всех пользователей, кроме главного бухгалтера. После этого документ за август не провести и не исправить, пока администратор не сдвинет дату.

Ограничение доступа к данным сотрудников — не только удобство. Статья 88 ТК РФ требует допускать к персональным данным работников только уполномоченных лиц, а 152-ФЗ — защищать такие данные от неправомерного доступа.

Настройка интерфейса и персональных параметров пользователя

Права определяют, что человек может сделать. Интерфейс определяет, сколько времени он потратит на поиск нужной команды.

Что пользователь настраивает сам

• 🧭 Панели. Главное меню → Вид → Настройка панелей: где стоят панель разделов, панель открытых, панель избранного.
• ⭐ Избранное. Часто нужные документы и отчёты добавляют в избранное звёздочкой в форме.
• 🗔 Режим окон. Главное меню → Сервис → Параметры: открывать формы во вкладках или в отдельных окнах, вид интерфейса.
• 🔎 Списки. Колонки, отбор и сортировка в журнале сохраняются для каждого пользователя отдельно.

Что делает администратор

Новому сотруднику удобнее сразу получить готовое рабочее место. Для этого откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей:

1. Выберите опытного коллегу на той же должности.
2. Отметьте нужные настройки: внешний вид, отчёты, настройки списков.
3. Нажмите команду копирования и укажите нового пользователя.

Там же есть очистка настроек. Она выручает, когда у пользователя «съехали» формы или отчёт открывается с чужим отбором. Очистку делайте, когда пользователь вышел из программы: настройки его открытого сеанса могут записаться поверх.

Типичные проблемы после настройки пользователя ЗУП

Ещё одна частая ловушка — уволенный сотрудник с активной учётной записью. При увольнении снимите флажок Вход в программу разрешен или пометьте пользователя как недействительного. Удалять карточку не нужно: на неё ссылаются документы, где он был ответственным.

Как ускорить создание пользователей, когда их много

Когда в базу заходят 30–50 человек или сотрудники часто меняются, ручная настройка каждого отнимает много времени. Есть три уровня автоматизации.

Копирование пользователя

В списке пользователей выделите сотрудника с такими же обязанностями и нажмите Скопировать. Новая карточка унаследует членство в группах доступа. Останется задать ФИО, физлицо, логин и пароль.

Группы пользователей

Создайте группы пользователей по отделам: «Расчётный отдел», «Кадры», «Руководство». Включите группу пользователей целиком в группу доступа. Новичку достаточно попасть в группу «Расчётный отдел», и все права придут автоматически.

Программное создание

Для массовой загрузки, например из списка в Excel, программист пишет внешнюю обработку. Она создаёт элемент справочника Пользователи вместе с учётной записью информационной базы через механизмы библиотеки стандартных подсистем.

Вопросы, которые задают администраторы ЗУП