Роли, группы доступа и ограничения для кассира и администратора в 1С Розница
Содержание
Права в 1С Розница не выдают пользователю напрямую. Цепочка такая: профиль (набор разрешённых действий) → группа доступа (профиль плюс ограничения по магазинам и организациям) → пользователь, которого включают в группу. Всё это настраивается в разделе Администрирование, в блоке настроек пользователей и прав, а сам список пользователей — там же. Чтобы настроить права доступа
, нужен пользователь с профилем «Администратор».
Дальше по порядку: как устроена модель, как собрать группу для кассира и для заведующего магазином, как привязать человека к своему магазину и что делать, если после настройки что-то «не открывается».
Как устроена ролевая модель Розницы
В конфигурации заложены роли — мелкие права вида «просмотр», «добавление», «изменение» на отдельные объекты. Вручную их никто не раздаёт: роли собраны в профили групп доступа. Профиль — это готовая должность: «может пробивать чеки», «может менять цены», «может всё».
Три уровня, которые нужно различать:
- 🧩 Профиль — что можно делать. Поставляется с конфигурацией, правится копированием.
- 👥 Группа доступа — кому и где можно. Привязана к профилю, содержит список пользователей и ограничения.
- 🙂 Пользователь — человек с логином. Его права равны сумме прав всех групп, в которые он входит.
Последнее важно: права складываются. Если кассир состоит в двух группах, он получает возможности обеих. Отобрать право, добавив ещё одну группу, нельзя — только убрать из лишней.
Не правьте типовые профили. При обновлении конфигурации они могут перезаписаться. Скопируйте профиль, дайте копии своё имя и правьте её.
Профили групп доступа: готовые и свои
Откройте список профилей: Администрирование → блок пользователей и прав → Профили групп доступа. В списке будут профили для основных должностей розницы: администратор, кассир, товаровед, менеджер по закупкам и другие. Составы лучше посмотреть у себя: они чуть меняются от релиза к релизу.
Как сделать свой профиль:
- Выделите ближайший по смыслу типовой профиль и нажмите Скопировать.
- Задайте имя, например «Старший кассир».
- На вкладке с ролями или правами снимите галочки с лишнего и добавьте недостающее.
- Запишите профиль.
| Должность | Что нужно | От чего ограничить |
|---|---|---|
| Кассир | Открыть смену, пробить чек, возврат, закрыть смену | Правка цен, проведение закупок, настройки |
| Старший кассир | Плюс отмена чека, скидки, X- и Z-отчёты | Справочники, администрирование |
| Товаровед | Приход, инвентаризация, ценообразование | Касса, пользователи |
| Заведующий магазином | Продажи, склад, отчёты по своему магазину | Чужие магазины, права пользователей |
| Администратор | Всё, включая пользователей и обмены | Нельзя выдавать «на всякий случай» |
Принцип простой: минимум, достаточный для работы. Лишнее право потом выходит боком — например, кассир случайно перепроводит документ задним числом.
Что включить в профиль заведующего
Заведующему обычно нужно больше, чем кассиру, но не всё. Разумный набор:
- 📊 отчёты по продажам, остаткам и кассовым операциям своего магазина;
- 📦 документы движения товара: поступление, перемещение, списание, инвентаризация;
- 💰 ввод скидок и акций в пределах, которые утвердил владелец;
- 🚫 без права создавать пользователей и менять состав групп.
Разделение полезно ещё и для защиты самого заведующего: если пропал товар, по журналу видно, кто и когда проводил документы. Когда у всех одинаковый «полный» доступ, разбираться приходится по памяти.
Создаём группу доступа
Группа нужна для каждой роли в каждом магазине, если магазины должны быть закрыты друг от друга. Если магазин один, хватит одной группы на должность.
Создание группы
- Откройте список групп доступа в том же блоке настроек прав.
- Нажмите Создать.
- Выберите профиль — тот, что собрали на прошлом шаге.
- Укажите наименование: «Кассиры, магазин на Ленина».
- На вкладке пользователей добавьте людей.
- Если нужны ограничения по магазинам или организациям, настройте их (следующие разделы).
- Запишите группу.
Группа без профиля ничего не даёт. А профиль без пользователей в группе тоже не работает: права есть только у тех, кто явно включён в группу.
Группа «Администраторы»
Типовая группа с полным профилем обычно уже есть. Новых администраторов добавляйте туда, а не создавайте отдельные. Число администраторов держите минимальным: один основной и один запасной на случай, если первый уволится или забудет пароль.
Не удаляйте последнего пользователя с правами администратора, не создав замену. Войти в раздел с пользователями тогда сможет только программист через Конфигуратор.
Заводим пользователей и назначаем права
Пользователь создаётся в справочнике пользователей раздела Администрирование. Минимум полей:
- имя — как будет отображаться в документах («Иванова А.»);
- логин для входа;
- пароль и признак «запретить смену пароля» — по политике безопасности;
- принадлежность к группам доступа.
Есть два способа дать права:
- Из карточки пользователя: на вкладке прав отметьте нужные группы доступа.
- Из группы: откройте группу и добавьте пользователей в список.
Результат один. Для разовой настройки удобнее первый вариант, для массового — второй.
Ограничения по организациям и складам
Здесь многие останавливаются: права выданы, а кассир из магазина № 2 видит остатки магазина № 1. Роли сами по себе этого не запрещают. Нужны ограничения доступа на уровне записей.
Включаем ограничения
В настройках пользователей и прав найдите флажок, который включает ограничение доступа на уровне записей, и установите его. Без этого флажка ограничения в группах доступа просто не будут действовать.
Включение меняет работу всей базы и может заметно замедлить открытие больших списков. Включайте в нерабочее время и сразу проверьте скорость на живых данных.
Задаём значения доступа
После включения в группе доступа появляется вкладка с видами доступа. Для розницы важны два из них:
- 🏢 Организации — какими юрлицами пользователь может оперировать;
- 🏬 Склады (или магазины) — с какими точками он работает.
Для каждого вида выберите режим:
| Режим | Что получится |
|---|---|
| Все запрещены, кроме указанных | Пользователь видит только перечисленное. Безопасный вариант |
| Все разрешены, кроме указанных | Видит всё, кроме исключений. Удобно, когда магазинов много, а закрыть надо один |
Для кассира почти всегда выбирайте первый режим: «только мой магазин, только моя организация».
Пример на три магазина
Допустим, сеть из трёх магазинов на одном юрлице. Заводите три группы кассиров по одному профилю и в каждой разрешаете один склад: магазин на Ленина, на Мира, на Заводской. Кассир Ивановой входит в первую группу и больше ни в одну. Он не увидит остатки и документы двух других точек, даже если откроет общий список.
Для заведующего, который отвечает за два магазина, достаточно добавить в его группу второй склад.
Если магазин открывается позже, не забудьте дописать его склад в нужные группы. Типичная картина: новую точку завели в справочнике, кассиры вошли, а список документов у них пустой. Причина одна: склад нового магазина не входит в разрешённые значения.
Отдельно подумайте про склад-транзит и общий склад-центр, если они есть в базе. Заведующему магазином они, как правило, не нужны. Закройте их, а перемещения между точками отдайте товароведу или руководителю сети.
Проверяйте результат под самим пользователем. Войдите под его логином и откройте список документов: по запрещённым складам записей быть не должно.
Права для кассира на РМК
Рабочее место кассира (РМК) — отдельный режим, и его права проверяют не только по ролям. Кассир должен иметь:
- право открывать РМК и работать со сменой;
- доступ к своему магазину и кассе;
- привязку к кассе или оборудованию, если в базе заведено несколько касс.
Кроме ролей, на оформление чека влияют права на действия внутри РМК: отмена позиции, возврат, ручная скидка, изменение цены в чеке, переоткрытие смены. Эти операции в Розничной торговле часто выносят на старшего кассира или заведующего. Поэтому делайте две группы: простые кассиры и старшие, у которых больше возможностей.
Что обычно закрывают от обычного кассира:
- ❌ Ручное изменение цены продажи.
- ❌ Отмена уже пробитого чека без подтверждения старшего.
- ❌ Скидки выше установленного порога.
- ❌ Вход в учётные разделы: закупки, справочники, настройки.
Для подтверждения чувствительных операций на кассе удобно, когда есть второй пользователь с повышенными правами: он вводит свой пароль или карту, а действие остаётся в журнале под его именем.
Название точных флажков зависит от релиза, поэтому сверьтесь со списком ролей в вашей версии: он открывается из карточки профиля.
Как проверить кассу перед выходом смены
Прежде чем пускать кассира в работу, пройдите его путь целиком под его логином: откройте смену, пробейте продажу и возврат, сделайте отмену позиции, закройте смену. Если на каком-то шаге программа пишет, что прав недостаточно, прочитайте текст сообщения: в нём названо действие, которого не хватает.
Так вы сразу поймёте, чего не хватает профилю, и не будете разбираться уже в час пик, когда у кассы очередь. Обычная ловушка — закрытие смены : открывать смену кассиру разрешили, а формировать отчёт с гашением забыли.
Проверка прав и безопасность
После настройки не оставляйте всё «как получилось».
Журнал и контроль
Кто что менял, видно в журнале регистрации (раздел администрирования, пункт про журнал). Отбор по пользователю и по событию «Доступ» помогает найти попытки входа в запрещённое. Раз в месяц просматривайте список пользователей: уволенных отключайте сразу, а не удаляйте, чтобы сохранить историю действий.
Если права не работают
Частые ошибки
- ❗ Правят типовой профиль и теряют изменения после обновления.
- ❗ Дают права «как у соседа», не разобравшись, что именно ему нужно.
- ❗ Включают ограничения по складам, но не заполняют значения: сотрудник видит пустую базу.
- ❗ Один общий логин «Кассир» на всю смену: в журнале не понять, кто пробил чек.
- ❗ Администратор работает под своим полным логином каждый день. Заведите ему второй, обычный.