Кассир, продавец, управляющий: кому какие права дать в 1С:Рознице

Права пользователя в 1С:Рознице настраивают не галочками в карточке сотрудника, а через группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав. Пользователь получает ровно те права, которые заложены в профилях групп, куда его включили. Нет ни одной группы — нет и прав: такой сотрудник войдёт в программу, но почти ничего не увидит.

Частая ошибка — заводить кассиров и продавцов в Конфигураторе и раздавать им роли напрямую. Розница построена на Библиотеке стандартных подсистем, и права, выданные в обход групп доступа, программа при очередной проверке сбрасывает или игнорирует. Работайте только в режиме 1С:Предприятие, под пользователем с профилем «Администратор».

Где в Рознице заводят пользователей и учётные записи

Всё управление доступом собрано в одном месте: раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав. Здесь есть:

• 👤 Пользователи — список учётных записей сотрудников;
• 👥 Группы доступа — кто и в каком объёме работает с данными;
• 🧩 Профили групп доступа — шаблоны наборов прав;
• ⚙️ флажки общих настроек: группы пользователей, ограничение доступа на уровне записей, требования к паролям.

Первый пользователь — всегда администратор

Пока список пользователей пуст, в базу заходят без пароля и с полными правами. Первого пользователя создайте под себя: программа сама включит его в группу «Администраторы». Только после этого заводите остальных.

Создание учётной записи сотрудника

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните полное имя — так сотрудник будет отображаться в документах и отчётах.
4. Свяжите пользователя с физическим лицом, если поле есть в карточке. Для кассира это важно: из него берутся ФИО для чека.
5. Включите вход в программу и выберите способ аутентификации: по логину и паролю 1С или по учётной записи Windows.
6. Задайте имя для входа и пароль. Флажок показа в списке выбора снимите, если не хотите, чтобы на кассовом ПК был виден весь список сотрудников.
7. Запишите карточку.

💡 Если продавцы работают по сменам на одном компьютере, используйте вход по паролю 1С, а не по Windows: иначе вся смена будет пробивать чеки под одним пользователем.

Профили и группы доступа в 1С Розница

Права в Рознице устроены в три уровня. Разберитесь в них один раз — и дальше настройка пойдёт быстро.

Роли руками не назначают. Вы выбираете профиль, создаёте на его основе группу и добавляете в неё людей.

Поставляемые и собственные профили

В поставке Розницы уже есть набор профилей под типовые должности. Откройте Профили групп доступа и пройдитесь по списку: состав ролей каждого виден на вкладке ролей в карточке профиля.

• 🔒 Поставляемый профиль изменить нельзя — его состав обновляется вместе с конфигурацией.
• 📋 Нужен похожий, но чуть шире или уже — скопируйте поставляемый и правьте копию.
• 🧱 Нужен совсем свой — создайте новый профиль и отметьте роли вручную.

💡 Копию называйте понятно, например «Кассир + возвраты». Через полгода вы не вспомните, чем «Кассир 2» отличался от «Кассира».

Сколько профилей и групп в одной группе пользователя

Один человек может состоять в нескольких группах доступа. Права складываются: если одна группа разрешает возвраты, а другая — нет, возвраты будут разрешены. Запретов «сверху» в этой схеме нет, есть только разрешения.

Как настроить права пользователя в 1С Розница по шагам

Возьмём реальную задачу: в сети два магазина, нужно дать доступ новому старшему продавцу второго магазина.

Шаг 1. Выберите или подготовьте профиль

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
2. Найдите профиль, ближе всего подходящий к должности.
3. Если состав ролей не устраивает — скопируйте профиль и отредактируйте роли в копии.
4. Запишите профиль.

Шаг 2. Создайте группу доступа

1. Перейдите в Группы доступа и нажмите Создать.
2. Укажите наименование по смыслу: «Старшие продавцы — Магазин 2».
3. Выберите профиль из шага 1.
4. На вкладке участников добавьте пользователя.
5. Если включено ограничение на уровне записей, задайте значения доступа (подробно — в следующем разделе).
6. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 3. Проверьте результат

1. Откройте карточку пользователя.
2. Через команду просмотра прав доступа посмотрите, в какие группы он входит и какие роли получил.
3. Попросите сотрудника перезайти в программу.

Группы пользователей для больших сетей

Если сотрудников больше десяти, включите флажок групп пользователей в настройках раздела. Тогда можно собрать «Продавцы Магазина 2» в одну группу пользователей и добавить в группу доступа её целиком. Новый продавец получит права, как только его включат в группу пользователей.

Ограничение доступа по магазинам и складам

По умолчанию любой продавец видит документы всех магазинов сети. Чтобы кассир первого магазина не открывал чеки второго, включите ограничение на уровне записей.

Как включить ограничение

1. В Администрирование → Настройки пользователей и прав установите флажок ограничения доступа на уровне записей.
2. Дождитесь окончания фонового обновления доступа. В большой базе это занимает от нескольких минут до часов.
3. Откройте профиль, на вкладке видов доступа выберите вид по магазинам (и по складам, если он есть в вашем релизе).
4. Для каждого вида выберите режим: значения задаются в группе доступа или в самом профиле.
5. В группе доступа укажите конкретные магазины, разрешённые её участникам.

Что ограничение по записям не закрывает

• 📊 Сводные отчёты строятся по доступным данным. Если продавец не видит магазин, он не увидит и его выручку в отчётах — это нормально, а не ошибка.
• 🧾 Справочники номенклатуры и цен обычно общие для сети. Ограничение по магазинам их не скрывает.
• 👑 Администратор видит всё всегда, ограничения на него не действуют.

Права кассира и рабочее место кассира

Кассиру нужен узкий набор: открыть смену, пробить чек , оформить возврат, закрыть смену. Всё остальное — лишнее и рискованное.

Что дать кассиру, а что оставить управляющему

Часть кассовых разрешений (ручные скидки, изменение цены, лимиты) в Рознице задаётся не ролями профиля, а дополнительными настройками конкретного пользователя. Ищите их в карточке пользователя или в разделе персональных настроек. Если кассир «не может дать скидку», хотя профиль правильный, — смотрите сначала туда.

ФИО кассира в чеке

По закону № 54-ФЗ в кассовом чеке указывают должность и фамилию кассира, а при наличии — его ИНН. 1С передаёт эти данные на кассу из учётной записи пользователя и связанного физического лица.

• 🧾 Если в чеке стоит «Администратор» — значит, смену открыли под чужой учётной записью.
• 🆔 Нет ИНН кассира — проверьте, заполнен ли он в физическом лице.
• 🔁 Каждый кассир должен входить под своим логином. Общий пароль на смену — частая причина претензий при проверке.

Как ускорить старт смены

Для кассира удобно, чтобы после входа сразу открывалось рабочее место кассира, а не рабочий стол со всеми разделами. Настройте начальную страницу в персональных настройках пользователя: оставьте РМК, остальное уберите. Права это не меняет, но кассир меньше блуждает по меню.

Почему пользователь не видит документ или получает ошибку прав

Ошибки доступа почти всегда сводятся к четырём причинам: нет нужной роли, не тот магазин в группе, сеанс не перезапущен, не закончилось обновление доступа.

Как проверить права без звонков сотруднику

1. Откройте карточку пользователя и выведите отчёт о его правах доступа: там видно, через какие группы пришла каждая роль.
2. Сравните с карточкой коллеги, у которого всё работает.
3. Если отличий не видно — войдите под пользователем сами. Для этого временно смените ему пароль и предупредите сотрудника, а после проверки задайте новый пароль вместе с ним.

Частые ошибки при настройке прав в Рознице

• ❌ Пользователи созданы в Конфигураторе. Роли, выданные там напрямую, не согласуются с группами доступа. Создавайте и меняйте пользователей только в режиме 1С:Предприятие.
• ❌ Правка поставляемого профиля через Конфигуратор. После обновления конфигурации изменения пропадут. Делайте копию профиля.
• ❌ Одна группа «Все сотрудники» на всю сеть. Через месяц невозможно понять, кому что разрешено. Делите группы по должности и магазину.
• ❌ Общий логин на кассу. Нельзя установить, кто пробил ошибочный чек или сделал возврат, а в чеке стоит не тот кассир.
• ❌ Удалённая учётная запись уволенного. Удалять пользователя, на которого есть документы, не нужно. Запретите ему вход и уберите из групп доступа — история документов сохранится.