Продавец в 1С УТ 11: от карточки пользователя до прав и кассы

Продавца в 1С:Управление торговлей 11 заводят в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи: создают пользователя, разрешают вход, добавляют в группу доступа с нужным профилем, при необходимости ограничивают по складам и организациям. Если продавец пробивает чеки — к нему ещё подключают кассу и дают права на розничные продажи.

«Продавец» в УТ 11 — это не отдельный справочник с таким названием, а пользователь системы, которому вы выдаёте определённый набор прав. От менеджера он отличается только составом доступа: кто-то выписывает счета и реализации, кто-то работает за кассой, кто-то видит закупочные цены, а кто-то нет. Ниже — как собрать такого пользователя с нуля и не оставить дыр.

С чего начать: роль продавца и подготовка

Прежде чем создавать пользователя, определите три вещи. От них зависит весь объём настройки.

• 🧾 Что он делает. Выписывает счета и реализации? Работает в рознице за кассой? Только смотрит остатки и цены? Это определит профиль прав.
• 🏢 Где он работает. Одна организация и один склад или несколько? Если нужно разграничение — заранее включите ограничение доступа на уровне записей.
• 💳 Пробивает ли чеки. Если да — понадобится подключённая касса (ККТ) и права на розничные продажи.

Два технических условия. Создавать и настраивать пользователей может только тот, у кого есть права администратора. И если вы собираетесь разграничивать доступ по складам или организациям, сначала включите флаг Ограничивать доступ на уровне записей в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Включение этого флага на большой базе заметно замедляет работу и может потребовать переиндексации — делайте это в нерабочее время.

Создаём продавца в списке пользователей

Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите Создать.

1. Заполните полное имя — обычно это ФИО продавца. По нему он будет виден в документах как автор.
2. Включите флаг Вход в программу разрешён. Без него человек не сможет открыть базу .
3. Выберите способ аутентификации. Аутентификация 1С:Предприятия — вход по логину и паролю внутри программы; задайте имя для входа и пароль. Аутентификация операционной системы — вход под учётной записью Windows, без отдельного пароля.
4. Если продавцов несколько и выбор из списка при входе неудобен, снимите флаг Показывать в списке выбора — тогда пользователь не будет виден в окне входа, но сможет зайти по логину.
5. Запишите карточку.

На этом пользователь создан, но прав у него почти нет — он войдёт в пустую программу. Права выдаются отдельно, через профили и группы.

Права доступа: профили и группы

В УТ 11 права раздаются не каждому пользователю вручную, а через два связанных справочника:

• Профиль групп доступа — готовый набор ролей (что можно открывать, создавать, проводить). Например, доступ к документам продаж, к ценам, к отчётам.
• Группа доступа — объединяет пользователей и указывает, какой профиль им назначить. Один пользователь может входить в несколько групп.

Логика такая: пользователь → добавлен в группу доступа → у группы выбран профиль → из профиля берутся права.

Чтобы выдать права продавцу:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Создайте группу, например «Продавцы», и выберите для неё профиль.
3. В списке участников добавьте нужных пользователей.

В поставке УТ 11 есть предопределённые профили под типовые роли (менеджер по продажам, администратор и другие). Если готовый профиль даёт лишнего или, наоборот, чего-то не хватает, не редактируйте предопределённый профиль — скопируйте его и правьте копию. После обновления конфигурации предопределённые профили обновляются, и ваши изменения в них потеряются.

Что обычно входит в профиль продавца: право создавать и проводить документы продаж, видеть справочники клиентов и товаров, работать с ценами продажи и формировать отчёты по своим продажам. Чего в нём обычно нет: доступа к настройкам программы, к закупкам, к банку и кассе предприятия, к зарплате. Чем уже профиль, тем меньше шансов, что продавец случайно изменит то, что менять не должен. Отталкивайтесь от принципа «дать минимум, потом добавить по запросу», а не наоборот.

Ограничение доступа: организации, склады, виды цен

Если в базе несколько организаций или складов, продавцу обычно открывают не всё. Это и есть ограничение на уровне записей (RLS), ради которого включали флаг в начале.

Настраивается оно в самой группе доступа: на отдельных вкладках указываются разрешённые организации и склады. Пользователь будет видеть документы и остатки только по ним, а чужие — нет.

Отдельная частая задача — скрыть от продавца закупочные цены и себестоимость. Для этого в профиле убирают доступ к соответствующим видам цен и к отчётам по валовой прибыли, а продавцу оставляют только цены продажи. Проверьте результат под его учётной записью: откройте карточку товара и документ — закупочной цены быть не должно.

Ещё одна типичная настройка — скидки. Если продавец не должен снижать цену ниже определённого уровня, это решается не отдельным флагом «запрет скидок», а через механизм видов цен и соглашений: продавцу оставляют только те виды цен и те соглашения с клиентами, которые ему разрешены. Ручное изменение цены в документе тоже регулируется правами профиля — если его убрать, поле цены станет недоступным для правки.

Касса и розничные продажи: подключение ККТ

Если продавец работает в рознице и пробивает чеки, одних прав мало — нужна касса. По 54-ФЗ розничная продажа оформляется чеком ККТ с передачей данных оператору фискальных данных (ОФД).

Порядок подключения:

1. Подключите фискальный регистратор как торговое оборудование. В разделе НСИ и администрирование найдите подраздел с подключаемым оборудованием (в некоторых релизах он называется «РМК и оборудование»), добавьте устройство, выберите драйвер и укажите рабочее место.
2. Заведите кассу ККМ и привяжите её к организации и складу.
3. Проверьте, что в профиле продавца есть права на розничные продажи и на работу с рабочим местом кассира (РМК).

После этого продавец открывает Продажи → рабочее место кассира, пробивает товары и закрывает чек. Документ «Чек ККМ» формируется автоматически, данные уходят в ОФД.

Важное условие до подключения: касса должна быть зарегистрирована в ФНС, в ней установлен действующий фискальный накопитель, а с оператором фискальных данных заключён договор. 1С только отправляет чеки на уже зарегистрированное устройство — сама регистрацию в налоговой не заменяет. Если фискальный накопитель просрочен или договор с ОФД закончился, чеки не пробьются, и программа выдаст ошибку обмена с кассой.

После настройки пробейте один тестовый чек на минимальную сумму и проверьте в личном кабинете ОФД, что он дошёл. Это быстрее, чем выяснять проблему на первом реальном покупателе.

Печать счетов, чеков и документов

Продавцу нужно выдавать покупателю бумаги: счёт на оплату, расходную накладную , иногда счёт-фактуру. В УТ 11 печать вызывается из самого документа.

• Откройте документ (например, «Счёт на оплату» или «Реализация товаров и услуг») и в командной панели нажмите команду печати.
• Выберите нужную печатную форму из списка. Для одного документа их обычно несколько — с подписями и печатью или без.
• Чтобы не выбирать форму каждый раз, настройте комплект печати: какие формы и в скольких экземплярах печатать по умолчанию.

Для корректной печати в реквизитах организации должны быть заполнены подписи (руководитель, главный бухгалтер) и, при необходимости, загружены факсимиле и логотип. Это общие настройки организации, а не продавца, — но без них счета уйдут без подписей.

Чек ККТ печатается фискальным регистратором автоматически при закрытии чека — отдельно его печать настраивать не нужно.

Массовая настройка и контроль результата

Когда продавцов много, не настраивайте каждого вручную.

• Одна группа на всех. Добавьте всех продавцов в одну группу доступа — права придут сразу всем. Поменяли профиль группы — изменения получили все участники.
• Копирование настроек. В форме списка пользователей есть механизм копирования настроек (интерфейс, отчёты, оформление) от одного пользователя к другим. Настройте одного «эталонного» продавца и скопируйте его настройки на остальных.
• Увольнение. Не удаляйте уволенного продавца — иначе в старых документах пропадёт автор. Снимите флаг Вход в программу разрешён или поставьте пометку Недействителен. Данные останутся, а войти человек не сможет.

Проверьте настройку под учётной записью самого продавца: войдите его логином и пройдите по типовому сценарию — создать счёт, провести реализацию, пробить чек , посмотреть остатки . Так сразу видно, где прав не хватает или, наоборот, открыто лишнее.

Частые ошибки при настройке продавца

Большинство проблем — это не сбои программы, а недонастроенные права. Вот как их быстро опознать.

Частые вопросы