Продажи в 1С с нуля: от справочников до отчёта о прибыли

Чтобы настроить продажи в 1С:Бухгалтерии 3.0, нужно пройти пять шагов: включить нужную функциональность в Главное → Функциональность, заполнить учётную политику, завести номенклатуру, склады и покупателей с договорами, задать типы цен — и только потом проводить счета и реализации. Частая ошибка — начинать с документа продажи. В итоге первая же реализация уходит с пустым счётом учёта, без цены и с неверной ставкой НДС.

Ниже весь путь для бизнеса, который ведёт продажи в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. Там, где 1С:Управление торговлей 11 устроено иначе, разница показана отдельно.

Что проверить перед стартом

Продажа в 1С опирается на данные, которые вводятся один раз. Если их нет, документ либо не проведётся, либо проведётся неправильно.

• 🏢 Организация — реквизиты, ИНН, КПП, банковский счёт. Без них не будет печатных форм.
• 📒 Учётная политика — система налогообложения, плательщик НДС или нет, способ оценки запасов.
• 📦 Остатки — если товар уже лежит на складе, его нужно ввести остатками или поступлением. Иначе реализация спишет товар «в минус».
• 👥 Права пользователей — менеджеру по продажам хватает профиля с доступом к продажам и справочникам, без права менять учётную политику.

1. Параметры учёта для продаж

Функциональность

Откройте Главное → Функциональность. Здесь включаются разделы, которые по умолчанию скрыты. Для торговли смотрите вкладку «Торговля»:

1. Отметьте розничную торговлю, если продаёте через кассу или магазин.
2. Отметьте продажу через комиссионера, если она есть.
3. На вкладке «Запасы» проверьте учёт по складам — он нужен, если складов больше одного.

Лишние флажки не ставьте. Каждый из них добавляет поля в документы, и менеджерам становится сложнее.

Учётная политика

Главное → Учётная политика — здесь задаются вещи, которые прямо влияют на проводки продажи:

Способ оценки запасов закрепляется на год. Менять его в середине года нельзя: себестоимость за прошедшие месяцы перестанет сходиться.

Настройка плана счетов

В Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов проверьте, как ведётся учёт запасов: по складам, по партиям, количественно. Если склад один, аналитику по складам можно не включать.

2. Справочники: товары, склады, покупатели

Номенклатура

Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. В карточке товара обязательно заполните:

• Вид номенклатуры — «Товары», «Услуги», «Продукция». От вида зависят счета учёта: товар пойдёт на 41.01, услуга — сразу в выручку без списания со склада.
• Единицу измерения — именно в ней будете продавать.
• Ставку НДС — она подставится в документ продажи автоматически.

Счета учёта задаются один раз для вида номенклатуры в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры. Не настраивайте счета в каждой карточке: через месяц никто не вспомнит, почему у одного товара другой счёт.

Группы товаров

Сразу разложите номенклатуру по папкам-группам: «Электроинструмент», «Расходники», «Услуги монтажа». Это не формальность. Отчёт «Продажи» умеет сворачивать данные по группам, и руководитель увидит выручку по направлениям, а не список из трёхсот позиций. Переносить товары по группам задним числом можно, но аналитика за прошлые месяцы будет выглядеть по-новому, и сравнить её со старыми выгрузками станет сложнее.

Склады

Справочники → Товары и услуги → Склады. Для розницы у склада ставится тип «Розничный магазин». Для оптового склада оставьте «Оптовый склад».

Контрагенты и договоры

Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Карточку покупателя проще всего заполнить по ИНН — программа подтянет реквизиты из ЕГРЮЛ при подключённой интернет-поддержке.

Внутри карточки откройте «Договоры» и создайте договор с видом «С покупателем». Договор определяет:

• валюту и порядок расчётов;
• тип цен, который подставится в документ;
• организацию, от имени которой идёт продажа.

3. Типы цен, наценки и скидки

Типы цен в Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии цены хранятся в разрезе типов цен: «Оптовая», «Розничная», «Дилерская». Новый тип можно создать прямо из документа Склад → Цены → Установка цен номенклатуры — в поле выбора типа цен есть команда создания.

Тип цен бывает двух видов:

1. Задаётся вручную — цену на каждый товар вы вносите сами.
2. Рассчитывается от базового типа — например, «Розничная» = «Оптовая» + 30 %. Удобно, когда наценка единая.

Пример: оптовая цена товара 1 000 ₽, наценка для розницы 30 %. Розничная цена = 1 000 × 1,3 = 1 300 ₽. Скидка 5 % для постоянного покупателя оформляется отдельным типом «Оптовая −5 %»: 1 000 × 0,95 = 950 ₽.

Тип цен указывается в договоре с покупателем. Тогда в счёте и реализации цены подставляются сами.

Скидки

В Бухгалтерии нет механизма автоматических скидок по условиям (сумма заказа, день недели, карта). Скидку дают одним из двух способов:

• 🏷️ отдельным типом цен для группы покупателей — как в примере выше;
• ✏️ вручную, уменьшая цену в строке документа.

Если нужны скидки по правилам — за объём, по акции, по дисконтной карте — это задача для 1С:Управления торговлей.

Как это устроено в УТ 11

В УТ 11 цены называются виды цен, а не типы. Вид цен привязывается к покупателю через соглашение с клиентом. Скидки бывают ручные и автоматические, их включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Маркетинг. Автоматические скидки задаются условиями и срабатывают в заказе без участия менеджера.

4. Счёт, реализация и счёт-фактура

Схема продажи в Бухгалтерии: счёт покупателю → оплата → реализация → счёт-фактура. Порядок оплаты и отгрузки может быть любым.

Счёт покупателю

Продажи → Продажи → Счета покупателям. Счёт проводок не делает, он нужен для печати и для контроля оплаты. Выберите покупателя, договор, добавьте товары — цены подставятся по типу цен из договора.

Реализация

На основании счёта создайте реализацию: кнопка «Создать на основании» → «Реализация (акт, накладная, УПД)». Её же можно открыть из Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).

Вид операции выбирается по тому, что продаёте: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия». При проведении реализации формируются проводки:

Внизу формы реализации есть ссылка с настройками расчётов. Оставьте зачёт аванса автоматически — тогда программа сама найдёт предоплату по договору.

Счёт-фактура и УПД

Плательщику НДС нужен счёт-фактура. В реализации внизу формы нажмите «Выписать счёт-фактуру», либо печатайте УПД со статусом 1 — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если документ не создан, продажа не попадёт в книгу продаж .

Возврат и исправление продажи

Покупатель вернул часть товара — оформите Продажи → Продажи → Возвраты от покупателей на основании реализации. Документ сторнирует выручку и вернёт товар на склад по той же себестоимости. Если покупатель уже принял товар на учёт, продавец-плательщик НДС выставляет корректировочный счёт-фактуру.

Ошиблись в цене или количестве в реализации прошлого периода — не перепроводите старый документ. Создайте на его основании «Корректировку реализации»:

1. Выберите вид операции: исправление ошибки или согласованное изменение.
2. В табличной части укажите правильные цену или количество — программа сама посчитает разницу.
3. При согласованном изменении выпишите корректировочный счёт-фактуру, при исправлении ошибки — исправленный.

5. Оплата от покупателей и касса

Безналичная оплата

Банк и касса → Банк → Банковские выписки. Удобнее загрузить выписку из клиент-банка — программа сама распознает покупателя по ИНН. Документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя» делает проводку Дт 51 Кт 62.01 или Дт 51 Кт 62.02, если это аванс.

Проверьте, что в строке выписки выбран правильный договор. Оплата по чужому договору — главная причина «висящих» долгов на 62-м счёте.

Наличная оплата и онлайн-касса

Наличные от покупателя-организации принимают приходным кассовым ордером: Банк и касса → Касса → Кассовые документы → «Поступление» → вид операции «Оплата от покупателя». Проводка — Дт 50.01 Кт 62.01.

При расчётах с гражданами и при приёме оплаты наличными или картой нужна онлайн-касса — это требование 54-ФЗ. Кассу подключают в Администрирование → Подключаемое оборудование. После подключения чек пробивается прямо из документа.

Сверка взаиморасчётов

Раз в квартал сверяйтесь с крупными покупателями: Продажи → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов. Документ заполняется по данным учёта автоматически, его можно отправить покупателю на подпись через ЭДО.

6. Анализ продаж и прибыли

Настройка продаж не заканчивается проведением документов. Нужно видеть, сколько продали и на чём заработали.

Почему себестоимость «плавает»

При способе оценки «по средней» себестоимость в реализации предварительная. Окончательную программа считает при закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца). Поэтому валовая прибыль в отчёте «Продажи» до закрытия месяца может отличаться от итоговой. Смотрите отчёт после закрытия.

Что сверять каждый месяц

• 📉 Кредитовое сальдо по 62.01 — признак оплаты по неверному договору или незачтённого аванса.
• 📦 Отрицательные остатки на 41.01 — продали то, чего по учёту нет. Проверьте, введено ли поступление.
• 🧾 Реализации без счетов-фактур — откройте список реализаций и отберите те, у которых не заполнен счёт-фактура.

Частые вопросы