Как настроить 1С Управление нашей фирмой под свой бизнес: от установки до отчётов
Содержание
Купили 1С:УНФ, открыли пустую базу — и непонятно, с чего начать: десятки разделов, галочки функциональности, справочники. Настройка 1С Управление нашей фирмой идёт в строгом порядке: платформа и база → организация и учётная политика → функциональность → справочники → документы → интеграции → отчёты. Если идти по порядку, рабочую программу для небольшой фирмы можно получить за 1–2 дня.
Ниже — порядок, который работает для торговли, услуг и небольшого производства. Пути и названия даны для актуальной редакции УНФ 1.6 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».
Подготовка: какую версию УНФ выбрать и что нужно компьютеру
До установки решите три вопроса: сколько человек будет работать, где будет база и какая поставка нужна.
Поставки УНФ:
| Поставка | Кому подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Базовая | Один пользователь, ИП или маленькая фирма | Без многопользовательской работы |
| ПРОФ | Несколько сотрудников в одной базе | Нужны клиентские лицензии на каждое одновременное подключение |
| УНФ в облаке (1С:Фреш и партнёрские сервисы) | Нет своего сервера, работа из разных мест | Установка не нужна, оплата помесячно |
Требования к рабочему месту (ориентир для файловой базы на 1–5 пользователей):
- 💻 Windows 10 или 11 (64-бит); клиент платформы есть также для Linux и macOS;
- 🧠 оперативная память от 4 ГБ, комфортно — 8 ГБ;
- 💾 SSD-диск: файловая база заметно быстрее на SSD, чем на HDD;
- 🌐 интернет — для интернет-поддержки, обновлений, банка и ЭДО.
Установка платформы и создание информационной базы
Установка 1С УНФ — это два отдельных дистрибутива: платформа «1С:Предприятие 8.3» и сама конфигурация.
Шаг 1. Платформа
- Запустите
setup.exeиз дистрибутива платформы. - Выберите компоненты: «1С:Предприятие» (толстый и тонкий клиент). Конфигуратор входит в состав и нужен администратору.
- Драйвер защиты нужен только при аппаратном USB-ключе. При программной лицензии (пин-код) его можно не ставить.
Шаг 2. Шаблон конфигурации
Запустите setup.exe из дистрибутива УНФ. Он не создаёт базу, а копирует шаблон в каталог шаблонов (по умолчанию C:\Users\<имя>\AppData\Roaming\1C\1cv8\tmplts).
Шаг 3. Новая база из шаблона
- Откройте окно запуска 1С и нажмите
Добавить…. - Выберите
Создание новой информационной базы→Создание информационной базы из шаблона. - В списке найдите «Управление нашей фирмой» нужной версии.
- Укажите имя базы и каталог. Не кладите базу на рабочий стол и в синхронизируемые папки (OneDrive, Яндекс Диск) — это частая причина повреждения файла
1Cv8.1CD.
Чтобы сначала посмотреть программу без риска, создайте вторую базу из шаблона демо-версии. В ней уже есть документы и справочники — удобно пробовать настройки.
Шаг 4. Лицензия
При первом запуске программа запросит лицензию. Введите пин-код из комплекта поставки и регистрационные данные. Без активированной лицензии платформа не запустит базу. Пин-коды храните отдельно: при переустановке Windows или замене компьютера они понадобятся снова.
Первая настройка программы: организация, учётная политика, функциональность
При первом входе УНФ предлагает пройти помощник начальной настройки. Не пропускайте его: он задаёт данные, от которых зависят все документы.
Организация и учётная политика
Заполните карточку организации:
- 🏢 вид — ИП или юридическое лицо;
- 🔢 ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, адреса;
- 🏦 основной банковский счёт;
- 👤 руководитель и главный бухгалтер (попадут в подписи печатных форм);
- 🖼️ логотип и факсимиле — если печатаете счета с подписью и печатью.
В учётной политике организации укажите систему налогообложения: общая, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы», патент. От неё зависят ставки НДС по умолчанию в документах и доступные налоговые отчёты. Если система меняется с начала года, добавьте новую запись с датой, а не правьте старую.
Функциональность — главная настройка УНФ
Раздел настроек функциональности определяет, какие разделы и поля вы увидите. Включайте только то, чем реально пользуетесь: каждая лишняя опция добавляет поля в документы и путает сотрудников.
| Если у вас… | Что включить |
|---|---|
| Несколько юрлиц или ИП | Учёт по нескольким организациям |
| Товары с размерами, цветами | Характеристики номенклатуры |
| Партии с датой выпуска, маркировка | Серии / партии |
| Несколько складов и розничные точки | Учёт по нескольким складам, розничные продажи |
| Сборка, пошив, изготовление | Производство, спецификации |
| Расчёты в валюте | Учёт в валюте |
| Зарплата в этой же базе | Раздел зарплаты и кадров |
Отключать функциональность после того, как по ней прошли документы, нельзя без последствий: программа либо не даст снять галочку, либо данные станут невидимы в отчётах. Решите набор опций до ввода документов.
Пользователи и права
В ПРОФ создайте пользователя на каждого сотрудника. Права назначаются через группы доступа по готовым профилям: менеджер по продажам, кладовщик, кассир и т. д. Администратору оставьте полные права, остальным — только нужные разделы. Общий логин «Менеджер» на всех — плохая идея: в истории изменений не будет видно, кто провёл документ.
Справочники: контрагенты, номенклатура, склады и цены
Справочники заполняют до первых документов. Ошибки здесь потом размножаются в каждой накладной.
Контрагенты
- Включите проверку контрагентов по ЕГРЮЛ через интернет-поддержку: реквизиты заполняются по ИНН, а недействующие компании подсвечиваются.
- Разделите покупателей и поставщиков группами или признаками — так проще строить отчёты.
- Сразу заведите договоры, если работаете с разными условиями оплаты и ценами.
Номенклатура
- Создайте структуру групп: «Товары», «Услуги», «Материалы», «Готовая продукция».
- Для каждой позиции укажите тип (запас, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС и артикул.
- Большой ассортимент загружайте из Excel: в списке номенклатуры есть команда загрузки из файла с сопоставлением колонок.
- Если пользуетесь сканером, заполните штрихкоды сразу — иначе приёмка будет ручной.
Склады, подразделения и цены
В УНФ склады, розничные точки и подразделения ведутся в одном справочнике структурных единиц компании (название списка в разных релизах может отличаться). Для каждой точки задайте тип: склад, розница, подразделение.
Цены настраиваются через виды цен: закупочная, оптовая, розничная. Розничную удобно считать от закупочной с наценкой — тогда при новом поступлении цена пересчитывается по правилу, а не вручную.
Начальные остатки
Остатки товаров, денег и долгов контрагентов вводят одним днём — обычно последним днём перед стартом учёта. В УНФ для этого есть отдельный документ ввода начальных остатков с вкладками по видам остатков. После ввода сверьте отчёт по остаткам товаров с реальной инвентаризацией.
Настройка документов и рабочих процессов
Справочники готовы — теперь настройте, как документы будут двигаться по фирме.
Продажи
Типовая цепочка в УНФ: заказ покупателя → счёт на оплату → расходная накладная → поступление оплаты. Документы создаются на основании друг друга, данные переносятся автоматически.
Настройте:
- состояния заказов — например, «Новый», «В работе», «Ждёт оплаты», «Отгружен». По ним менеджеры видят, что делать дальше;
- резервирование — если товар под заказ откладывают на складе;
- нумерацию — префикс организации, если их несколько, чтобы номера не пересекались.
Закупки и склад
Цепочка: заказ поставщику → приходная накладная → оплата. Для склада доступны перемещения, списания, инвентаризация. Инвентаризацию проводите хотя бы раз в квартал — пересорт быстро портит себестоимость.
Производство и услуги
Для производства заведите спецификации: из чего состоит изделие. Тогда при выпуске продукции материалы списываются по спецификации автоматически. Для услуг удобны заказ-наряды: работы, материалы и исполнители в одном документе.
Печатные формы и CRM
- Проверьте счёт и накладную на тестовом документе: реквизиты, логотип, подписи.
- Нестандартную форму лучше подключить как внешнюю печатную форму или через расширение конфигурации, а не правкой самой конфигурации — иначе усложнятся обновления.
- В CRM настройте воронку продаж, виды событий (звонок, встреча, письмо) и почту — переписка с клиентом будет храниться в карточке контрагента.
Подключение банка, онлайн-кассы и маркетплейсов
Интеграции экономят больше всего ручной работы, но настраивать их стоит после того, как справочники и документы проверены.
Банк
Два варианта обмена с банком:
- Прямой обмен (1С:ДиректБанк) — выписки и платёжки ходят без выгрузки файлов. Подключается из карточки банковского счёта, если банк поддерживает сервис.
- Обмен через файл — выгрузка платёжек в файл формата
1CClientBankExchangeи загрузка выписки из клиент-банка.
После первой загрузки проверьте, что поступления разнеслись по нужным контрагентам и договорам. Нераспознанные платежи программа оставляет без контрагента — их надо разобрать вручную один раз, дальше подбор будет по ИНН и счёту.
Онлайн-касса и торговое оборудование
- Установите драйвер кассы от производителя.
- В настройках подключаемого оборудования добавьте ККТ, выберите драйвер и порт.
- Выполните тест подключения и откройте смену.
- Привяжите кассу к розничной точке и кассе ККМ в справочнике.
Сканеры штрихкодов в режиме эмуляции клавиатуры обычно работают без драйвера; весы и принтеры этикеток требуют отдельного подключения.
Маркетплейсы, интернет-магазин, ЭДО
- 🛒 Маркетплейсы — в УНФ есть встроенная интеграция с крупными площадками: выгрузка карточек и остатков, загрузка заказов и отчётов о продажах. Для подключения нужен API-ключ из личного кабинета продавца.
- 🌐 Интернет-магазин — обмен с сайтом на 1С-Битрикс или по стандартному формату CommerceML.
- 📄 ЭДО — 1С-ЭДО подключается из программы; понадобится электронная подпись руководителя.
- 🔄 Бухгалтерия — если бухгалтер ведёт регламентированный учёт в 1С:Бухгалтерии, настройте синхронизацию данных: документы УНФ будут передаваться в БП.
Отчёты и аналитика
Отчёты в УНФ собраны по разделам: продажи, закупки, склад, деньги, финансы. Для руководителя главные:
| Вопрос | Какой отчёт смотреть |
|---|---|
| Сколько денег и где | Остатки и движения денежных средств |
| Кто сколько должен | Расчёты с покупателями и поставщиками |
| Что продаётся и с какой маржой | Продажи с валовой прибылью |
| Сколько товара на складах | Остатки товаров |
| Заработали или нет | Финансовый результат (доходы и расходы) |
Как автоматизировать отчётность:
- Откройте отчёт, через настройки задайте период, группировки и отборы.
- Сохраните вариант отчёта под понятным именем — «Продажи по менеджерам за месяц».
- Настройте рассылку отчётов: программа сама отправит отчёт на почту по расписанию, например каждый понедельник в 9:00.
Чтобы финансовый результат был честным, распределяйте косвенные расходы: аренда, связь, реклама. Если вносить их только как расход денег, прибыль по месяцам будет скакать.
Скорость работы, резервные копии и типичные сбои
Резервное копирование
Без резервной копии не начинайте ни обновление, ни массовую загрузку данных.
- Ежедневно — автоматическое резервное копирование. Для файловой базы оно настраивается в разделе администрирования программы («Резервное копирование и восстановление»): расписание, каталог, число хранимых копий.
- Перед обновлением — выгрузка в
.dt: Конфигуратор →Администрирование→Выгрузить информационную базу. Для выгрузки нужно, чтобы в базе не работали пользователи. - Хранение — минимум одна копия не на том же диске, что база (внешний диск, облако).
Производительность
- 🛡️ Добавьте каталог базы и кеш 1С в исключения антивируса.
- 📂 Держите файловую базу на SSD; общую папку — на сервере, а не на компьютере сотрудника.
- 🧹 При странном поведении интерфейса запустите программу с параметром
/ClearCache. - 🔧 Раз в квартал —
Администрирование → Тестирование и исправлениев Конфигураторе. Режим требует монопольного доступа: попросите всех выйти из базы, работа пользователей будет прервана. - 🔄 Обновляйте конфигурацию регулярно и по очереди, без пропуска обязательных промежуточных релизов.