Прослеживаемость в 1С: от настроек до отчёта в ФНС

Чтобы вести прослеживаемость в 1С, нужно включить флажок Импортные товары в функциональности программы, загрузить классификатор кодов ТН ВЭД и получить на остатки регистрационные номера партий товара (РНПТ). После этого в счетах-фактурах, УПД и реализациях появятся колонки для РНПТ, количества и единицы измерения, а в разделе регламентированных отчётов — отчёт об операциях и уведомления в ФНС.

Сразу о главном заблуждении. Прослеживаемость — это не маркировка. Маркировка (Честный ЗНАК, ГИС МТ, физические коды Data Matrix) и прослеживаемость — две разные системы. У прослеживаемости нет кодов на упаковке и нет вывода из оборота по сканеру: она документарная, партионная, и весь контроль идёт по РНПТ в счетах-фактурах и отчётности. Ниже — только про прослеживаемость.

Что попадает под прослеживаемость и кто обязан её вести

Национальная система прослеживаемости товаров (НСПТ) работает с 8 июля 2021 года. Под неё попадают отдельные импортные товары из закрытого перечня, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 1110. В списке, например:

• 🧊 холодильники и морозильники бытовые;
• 🧺 стиральные машины;
• 🖥️ мониторы и проекторы;
• 🏗️ автопогрузчики, бульдозеры, грейдеры, катки;
• 👶 детские коляски и детские автокресла;
• 🔌 электронные интегральные схемы.

Товар попадает под прослеживаемость по сочетанию кода ТН ВЭД и кода ОКПД2. Если код номенклатуры не в перечне — прослеживать её не нужно, даже если это импорт.

Вести учёт обязаны все, кто совершает операции с такими товарами: покупка, продажа, ввоз, перемещение, передача и списание. Освобождение от НДС и применение УСН от прослеживаемости не освобождают — упрощенцы тоже сдают отчёт об операциях. Прекращается прослеживаемость, когда товар выбыл: продан физлицу в розницу, передан в производство, утилизирован или вывезен.

Включение прослеживаемости в настройках программы

Механизм прослеживаемости в типовых конфигурациях спрятан за той же настройкой, что и учёт импорта.

В 1С:Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Функциональность → вкладка Торговля → установите флажок Импортные товары. После этого в табличных частях документов поступления и реализации появятся колонки для номера ГТД (декларации на товары) и РНПТ.

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP: раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка (либо Финансовый результат и контроллинг) → включите учёт импортных товаров и партионный учёт по регистрационным номерам.

Дальше загрузите справочник кодов ТН ВЭД с признаком прослеживаемости. Он приходит через сервис обновления классификаторов: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → обновление классификаторов (банки, адреса, коды ТН ВЭД). Без актуального классификатора программа не поймёт, какую номенклатуру контролировать.

Подготовка номенклатуры и справочников

Прослеживаемость в 1С «цепляется» не к документу, а к номенклатуре через код ТН ВЭД. Поэтому порядок такой:

1. Откройте карточку товара (Справочники → Номенклатура).
2. Заполните поле Код ТН ВЭД. Если код есть в классификаторе прослеживаемых — товар автоматически считается прослеживаемым.
3. Проверьте единицу измерения. Для прослеживаемости используется количественная единица по классификатору ОКЕИ — та, в которой партия учитывается в системе (штуки, пары и т. п.). Она может отличаться от единицы, в которой вы обычно продаёте.

Отдельного ручного заполнения «регистра параметров прослеживаемости» в типовой бухгалтерии обычно не требуется — программа строит движения по прослеживаемым партиям сама, когда в документе заполнены код ТН ВЭД, РНПТ, количество и единица. Если же у вас доработанная конфигурация и регистр ведётся вручную, вносите в него строки строго по данным из документа поступления, не задваивая партии.

Как получить РНПТ: уведомления в ФНС

РНПТ — это регистрационный номер партии товара. Откуда он берётся, зависит от того, как товар попал к вам.

Уведомления создаются в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты (через сервис 1С-Отчётность), группа отчётов по прослеживаемости. В ответ на уведомление об остатках и о ввозе ФНС присылает квитанцию с присвоенным РНПТ — его программа подставит в карточку партии.

Для товара, ввезённого по таможенной декларации из третьих стран, РНПТ не запрашивают: он собирается из регистрационного номера декларации на товары и порядкового номера товара в ней. Эти данные вы заносите в документ поступления или оприходования.

Как устроен сам номер. РНПТ из таможенной декларации складывается из двух частей через дробь: регистрационный номер декларации на товары (три группы цифр вида NNNNNNNN/NNNNNN/NNNNNNN — код таможенного органа, дата и порядковый номер декларации) и порядкового номера прослеживаемого товара в этой декларации. 1С умеет собирать РНПТ автоматически, если в документе заполнены номер ГТД и номер строки товара в ней, — отдельно «вручную» номер набирать не нужно.

Сроки подачи уведомлений жёсткие: уведомление о ввозе из ЕАЭС и уведомление о перемещении в ЕАЭС подают в течение 5 рабочих дней с даты операции. Уведомление об остатках прямого срока не имеет, но без него вы не сможете законно продать товар с РНПТ, поэтому подавать его нужно до первой реализации партии.

Все уведомления и отчёты по прослеживаемости сдаются строго в электронном виде по ТКС. Бумажных форм для них нет.

Прослеживаемость в счетах-фактурах, УПД и ЭДО

С момента, как товар получил РНПТ, он должен «путешествовать» вместе с ним по всем документам.

В счёте-фактуре и УПД для прослеживаемого товара обязательны реквизиты:

• РНПТ партии;
• количественная единица измерения по ОКЕИ;
• количество прослеживаемого товара в этой единице;
• стоимость.

При продаже в 1С эти поля подтягиваются из партии автоматически, если РНПТ был корректно принят при поступлении. Проверяйте их перед проведением реализации.

Счёт-фактуру на прослеживаемый товар между организациями выставляют только в электронном виде через оператора ЭДО — это требование закона, а не пожелание. Настройте обмен в Администрирование → Обмен электронными документами (или Текущие дела ЭДО). На бумаге такой счёт-фактуру выставить нельзя.

Исключение — продажа физлицу или самозанятому для личных нужд: тут прослеживаемость прекращается, и отдельных реквизитов РНПТ в чеке не требуется.

Отчётность в ФНС: отчёт об операциях и сверка

Главный отчёт системы — отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Его сдают ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом.

Кто что сдаёт:

• Плательщики НДС большинство операций купли-продажи отражают прямо в декларации по НДС (РНПТ попадает в книги покупок и продаж). Отдельный отчёт об операциях они подают только по тем операциям, которые в декларацию по НДС не попали (например, передача без реализации, списание, прекращение прослеживаемости).
• Неплательщики НДС и упрощенцы декларацию по НДС не сдают, поэтому все операции с прослеживаемыми товарами показывают именно в отчёте об операциях.

Формируется отчёт в Отчёты → Регламентированные отчёты → группа прослеживаемости. 1С заполняет его по движениям прослеживаемых партий за квартал. Перед отправкой сверьте остатки:

• количество по каждому РНПТ в отчёте — с фактическими остатками на складе;
• РНПТ входящих документов — с данными поставщиков (через ЭДО расхождения видны сразу).

ФНС сопоставляет ваши данные с данными контрагентов. Если вы указали один РНПТ, а поставщик — другой или вовсе его не показал, придёт требование о предоставлении пояснений. Поэтому входящий электронный счёт-фактуру с прослеживаемым товаром важно именно принимать в 1С, а не хранить отдельно.

В отчёте об операциях каждая строка идёт со своим кодом вида операции: покупка, продажа, возврат, передача, прекращение прослеживаемости (списание, передача в производство, экспорт, продажа физлицу). 1С подставляет код по виду документа, но если вы оформляли операцию нетиповым способом, код стоит проверить вручную — от него зависит, закроется партия в системе ФНС или «зависнет». Нулевой отчёт за квартал, когда операций не было, подавать не требуется.

Частые ошибки и расхождения

Большинство проблем с прослеживаемостью — это рассинхрон данных между вами и контрагентом или незаполненные реквизиты. Разберём, что чаще всего ломается.

Ещё одна типичная история — продажа прослеживаемого товара в розницу. При продаже физлицу прослеживаемость прекращается, и этот факт нужно отразить в отчёте об операциях соответствующим кодом операции, иначе у ФНС «зависнет» партия, которой на остатках уже нет.

Отдельно стоит следить за возвратами. Возврат прослеживаемого товара от покупателя возвращает партию обратно в оборот — её нужно снова показать с РНПТ, тем же, с которым товар уходил. Если при продаже РНПТ был указан с ошибкой, возврат эту ошибку «закрепит», и расхождение всплывёт при следующей сверке. Поэтому перед массовыми продажами партии имеет смысл один раз проверить, что РНПТ в карточке партии совпадает с данными поставщика из входящего документа ЭДО.

Частые вопросы