Выставляем счёт покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3

Счёт на оплату в 1С 8.3 создают в разделе Продажи → Счета покупателям — документ называется «Счёт покупателю». Чтобы настроить его один раз и дальше выставлять за минуту, задают реквизиты организации, расчётный счёт и печатную форму с логотипом. Проводок по бухучёту счёт не делает: это документ-основание для оплаты, а не хозяйственная операция.

От того, как заполнена карточка организации , зависит, что увидит покупатель в печатной форме: правильный банк, подпись, печать и QR-код для оплаты. Поэтому подготовку начинают с настроек, а само заполнение счёта занимает потом пару минут. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси».

Что настроить до первого счёта: организация, банк, контрагент

Основные реквизиты берутся из карточки организации. Откройте Главное → Организации (в некоторых релизах — Главное → Настройки → Организации) и проверьте ИНН, КПП, юридический адрес, руководителя и главного бухгалтера. Эти данные попадают в шапку и подвал счёта.

Расчётный счёт настраивают в той же карточке — раздел «Банковские счета». Именно этот номер и название банка печатаются в счёте. Если счетов несколько, отметьте основной: он подставится в документ по умолчанию.

Отдельно стоит задать визуальные элементы. По ссылке «Логотип и печать» в карточке организации загружают:

• 🖼️ логотип компании (файл PNG или JPG);
• ✍️ факсимиле подписей руководителя и главного бухгалтера;
• 🔖 оттиск печати.

После этого счёт можно печатать сразу с подписями и печатью, без ручного визирования.

Проверьте систему налогообложения организации — она задаётся в Главное → Налоги и отчёты. От неё зависит, появится ли в счёте НДС. Если вы на УСН, но в настройках ошибочно стоит общий режим, налог полезет в каждый документ, и покупатель оплатит лишнюю сумму.

Подписи в печатной форме берутся из полей «Руководитель» и «Главный бухгалтер» карточки организации. Сменился директор — обновите фамилию здесь, иначе счёт уйдёт со старой подписью.

Последнее — контрагент. Заведите покупателя в Справочники → Контрагенты (раздел «Покупатели»). Если подключена «1С:Контрагент», карточка заполняется по ИНН автоматически из ЕГРЮЛ. К контрагенту создайте договор с видом «С покупателем» — он понадобится и для счёта, и для последующей реализации.

Как создать счёт покупателю: заполнение документа

Когда настройки готовы, выставить счёт — дело минуты.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».
2. Проверьте поле «Организация» (если она одна, подставится автоматически).
3. Выберите контрагента и договор. Если договора нет, можно оставить расчёты «без договора» или создать договор прямо из карточки.
4. Укажите банковский счёт организации — тот, на который ждёте оплату.
5. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество и цену. Если в базе настроены типы цен, цена подтянется сама.
6. Проверьте ставку НДС в строках. Для организаций на УСН поставьте «Без НДС» — иначе покупатель увидит налог, которого вы не платите.
7. При необходимости укажите срок оплаты в поле «Оплата до».
8. Нажмите «Провести и закрыть».

В одном счёте можно смешивать товары и услуги — добавляйте строки в табличную часть обычным порядком. Для услуги склад и количество указывать не обязательно, важна сумма. Если позиций много, удобнее подобрать их через кнопку подбора , а не вводить по одной.

Условия оплаты и отгрузки («оплата в течение 5 банковских дней», «товар отгружается после оплаты») в 1С обычно указывают в договоре с покупателем — тогда они подтягиваются в документы автоматически. Если нужно пояснение к конкретному счёту, впишите его в поле комментария документа.

Счёт — удобная точка входа для дальнейших документов. По кнопке «Создать на основании» из него формируют реализацию (акт или накладную) и поступление оплаты на расчётный счёт: реквизиты и список товаров перенесутся без повторного ввода.

Неоплаченный счёт так и остаётся документом-основанием и на учёт не влияет. Удалять такие счета не нужно — на отчётность они не действуют, а история выставленных документов пригодится при сверке с покупателем.

Обратите внимание на один момент: счёт покупателю не резервирует товар на складе и не формирует проводок. В 1С:Бухгалтерии это чисто информационный документ. Резервирование под заказ — задача «Заказа клиента» в 1С:Управлении торговлей или 1С:УНФ.

Где искать счёт в разных конфигурациях

Путь и название документа зависят от конфигурации. В типовых решениях они стабильны:

В 1С:Управлении торговлей счёт часто не заводят отдельным документом, а печатают как форму «Заказа клиента» — тогда один документ и резервирует товар, и служит счётом на оплату. Если в вашей базе интерфейс отличается, ищите нужный пункт в разделе «Продажи».

Печатная форма: логотип, факсимиле, печать и QR-код

Печать вызывают кнопкой «Печать» в самом документе. В списке вариантов обычно есть «Счёт на оплату» и версия с подписями и печатью.

Факсимиле и оттиск печати появятся в форме, только если выполнены два условия: изображения загружены в карточке организации (см. первый раздел) и выбран вариант печати именно с подписями. Если подписи нет — проверьте оба пункта, а не перезагружайте документ.

Вариант печати без подписей и печати тоже остаётся. Он нужен, когда счёт визируют вживую, печатают на фирменном бланке со своей шапкой или отправляют в организацию, где принимают только «чистые» формы.

Не редактируйте типовой макет счёта напрямую. При обновлении конфигурации правка слетит. Чтобы изменить вид формы (добавить строку, свой блок, поменять порядок полей), используйте расширение конфигурации — оно хранится отдельно и переживает обновления. Это стандартный приём: макет выносят в расширение и дорабатывают там.

Отдельно о QR-коде. В печатной форме счёта доступен QR-код для оплаты по стандарту ГОСТ: покупатель открывает банковское приложение, сканирует код — и реквизиты подставляются сами, без ручного ввода БИК и номера счёта. Это заметно снижает число ошибочных платежей «не на тот счёт».

Чтобы QR-код был корректным, в счёте должны быть заполнены банковский счёт организации, сумма и назначение платежа. Если расчётный счёт в документе не выбран, код просто не сформируется — программа возьмёт данные из реквизитов счёта.

Нумерация счетов и префикс организации

Номера счетам 1С присваивает автоматически — сквозной нумерацией по типу документа. В начале каждого года отсчёт начинается заново. Вручную номер лучше не трогать: ручной ввод сбивает автоматику, и следующий документ может получить неожиданный номер.

Если в одной базе несколько организаций или ИП, их счета удобно различать префиксом. Префикс задают в карточке организации — поле «Префикс» (например, ОП или ИП). Он встаёт перед номером: ОП-000012.

Что касается формата номера — длины, разделителей, буквенных частей — штатно он не настраивается. Произвольный формат (скажем, с кодом подразделения) делают через доработку расширением; без неё остаётся типовая нумерация.

Текущий номер виден в поле «Номер» вверху документа. Менять его руками стоит только в исключительных случаях — например, при переносе данных из другой программы, когда нужно сохранить прежние номера счетов для преемственности.

Пропуски в номерах счетов — не нарушение. Счёт на оплату не входит в обязательную первичку, и сквозной непрерывности от него закон не требует. Поэтому «восстанавливать» нумерацию задним числом, перенумеровывая документы, не нужно.

Когда счёт можно не выставлять

Счёт — не обязательный документ, и иногда он только добавляет работы. Его спокойно пропускают в нескольких ситуациях:

• 🛒 розничная продажа через кассу — покупателю достаточно чека;
• 🤝 постоянный клиент по рамочному договору платит по накладной или по графику, без отдельного счёта на каждую поставку;
• 📄 реквизиты для оплаты уже есть у покупателя, и он платит по договору.

В этих случаях выставлять счёт в 1С не нужно — оплата и отгрузка оформляются своими документами. Счёт нужен прежде всего тогда, когда покупателю требуется основание для платежа: реквизиты, сумма и назначение в одном документе.

Как отправить счёт покупателю по почте

Чтобы отправлять счета прямо из программы, один раз настройте почту. Зайдите в Администрирование → Органайзер, включите работу с почтой и добавьте учётную запись — системную (общую для базы) или личную для конкретного пользователя. Понадобятся адрес, пароль приложения и параметры SMTP вашего почтового сервиса.

Дальше из печатной формы счёта нажмите кнопку отправки (значок конверта) — 1С соберёт письмо и приложит счёт в PDF. Адрес подставится из карточки контрагента, если он там указан.

Если нужно переслать счёт в мессенджер, сохраните печатную форму в PDF или PNG (кнопка сохранения в окне печати) и отправьте файл как обычное вложение. Именно здесь выручает QR-код: клиент оплачивает счёт прямо с картинки, не вводя реквизиты.

Когда счетов много, печатать и отправлять их по одному необязательно. Выделите нужные строки в журнале Продажи → Счета покупателям и вызовите печать или отправку для всех сразу — программа сформирует отдельный файл на каждый документ.

Частые сбои при работе со счётом

Большинство вопросов по счетам — это не ошибки программы, а следствие настроек. Разберите по симптому.

Частые вопросы