Как настроить и выставить счёт на оплату покупателю в 1С

Счёт на оплату в 1С Бухгалтерии 8.3 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой «Создать». Чтобы он сразу выходил завершённым — с логотипом, печатью, подписями и правильными банковскими реквизитами — программу нужно один раз настроить в карточке организации.

На пустой базе счёт тоже распечатается, но без факсимиле и логотипа, а иногда и с чужим банковским счётом, если их несколько. Поэтому порядок такой: сначала заполняем реквизиты и загружаем печать с подписью, настраиваем нумерацию, и только потом выставляем документ и отправляем его покупателю.

Ниже — что именно включить в настройках, какие поля счёта на что влияют и где обычно всплывают ошибки.

Реквизиты организации: без них счёт неполный

Всё, что печатается в шапке счёта, 1С берёт из карточки организации: Главное → Организации (при одной организации карточка открывается сразу). Проверьте и заполните:

• 🏢 наименование, ИНН и КПП — попадают в шапку и в поля «Поставщик»;
• 🏦 банковский счёт — номер, БИК и корреспондентский счёт банка. Именно эти реквизиты покупатель перепишет в платёжку;
• 📍 юридический адрес и телефон — нужны для полной формы;
• ✍ подписи руководителя и главного бухгалтера.

Заполнять карточку вручную необязательно. Если подключена интернет-поддержка пользователей, в карточке организации работает автозаполнение по ИНН: вводите ИНН — наименование, КПП и адрес подтягиваются из базы ФНС. Это снимает риск опечаток в реквизитах, по которым потом сверяют платёж.

Банковских счетов может быть несколько. Один из них отмечается как основной — он и подставляется в новые счета. Открыть список: в карточке организации ссылка Банковские счета. В карточке банковского счёта проверьте, что заполнены номер счёта, БИК банка и корреспондентский счёт — все три реквизита печатаются в счёте, и без корр.счёта платёжка у покупателя не пройдёт.

Для нескольких организаций в документе появляется поле «Организация». Перед выставлением счёта всегда проверяйте, что выбрана нужная организация — иначе покупатель получит чужие реквизиты и оплатит не туда.

Логотип, печать и подпись в печатной форме

Чтобы счёт выходил с факсимильной печатью и подписями, их загружают в карточке организации в разделе Логотип и печать. Там четыре основных элемента:

1. Логотип — картинка в шапке счёта (PNG или JPG). Грузится полем «Логотип», печатается слева вверху.
2. Факсимильная печать — круглая печать организации в виде картинки.
3. Подпись руководителя — факсимиле подписи директора.
4. Подпись главного бухгалтера — при необходимости.

Рядом есть ссылка с инструкцией, как подготовить изображение печати и подписи: там описано, как отсканировать оттиск, обрезать фон и сохранить в нужном размере. Картинки должны быть на прозрачном или белом фоне, иначе в счёте появится серый прямоугольник.

Там же задаётся дополнительный текст, который печатается в счёте под таблицей: условия поставки, срок действия счёта, напоминание про НДС. Этот текст подставляется во все новые счета автоматически.

У печати счёта есть несколько вариантов формы. Из кнопки «Печать» в документе доступны как минимум:

• Счёт на оплату — стандартная форма с таблицей товаров и банковскими реквизитами;
• Счёт-договор — та же форма, дополненная текстом договорных условий, когда отдельный договор с покупателем не оформляют.

Выбор формы зависит от того, нужен ли покупателю документ в роли мини-договора. Для разовой продажи частному заказчику удобнее счёт-договор: его подписание фактически заменяет отдельный договор.

Создание счёта и заполнение полей

Сам документ создаётся в Продажи → Счета покупателям → Создать. Ключевые поля:

• Контрагент — покупатель из справочника. При выборе подтянется договор и, если настроено, тип цен.
• Договор — подставляется основной договор контрагента.
• Банковский счёт — ваш счёт для оплаты, по умолчанию основной.
• Оплата до — дата, до которой счёт действителен. Печатается в форме.
• Товары и услуги — табличная часть. Номенклатуру удобно добавлять через «Подбор» — там видно остатки и цены.

Валюта счёта по умолчанию — рубли, но если договор ведётся в валюте или в условных единицах, в документе появятся соответствующие поля и курс. Скидку можно задать отдельной колонкой в таблице или общим процентом на весь документ — настройка видимости колонки скидок включается в самой табличной части.

Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры и из системы налогообложения организации. У упрощенцев без НДС счёт печатается с пометкой «Без налога (НДС)» — это нормально, вручную ничего не исправляйте. Если организация работает с НДС, проверьте, что в таблице выбрана верная ставка: при неверной ставке покупатель не сможет корректно принять налог к вычету.

После заполнения нажмите «Провести». Счёт на оплату движений по бухгалтерским счетам не делает — это не реализация, а приглашение к оплате. Проводки появятся позже: при поступлении денег (банковская выписка) и при отгрузке (реализация).

Посмотреть будущий вид документа можно, не закрывая форму: кнопка «Печать» формирует макет прямо из открытого счёта. Если данные менялись, перед печатью документ нужно записать — иначе на печать уйдёт прежняя версия. На основании счёта потом удобно вводить связанные документы (поступление оплаты, реализацию) через команду создания на основании — реквизиты покупателя и суммы перенесутся автоматически.

Нумерация счетов и префикс

Номер счёту 1С присваивает автоматически при записи. Нумерация сквозная в пределах года и ежегодно обнуляется с первого января — это поведение типовой конфигурации, отдельно включать его не нужно.

К номеру может добавляться префикс — буквенно-цифровая приставка вида ЦБ-000000123. Префикс организации задаётся в её настройках и помогает различать документы, когда организаций в базе несколько. Для одной организации префикс обычно не нужен.

Префикс задаётся один раз и к нумерации за прошлые периоды не применяется задним числом — у ранее созданных счетов номера остаются прежними. Поэтому менять его в середине года не стоит: получите две серии номеров с разными приставками, и в реестре это будет выглядеть как разнобой.

Если требуется выставить счёт конкретным номером (например, продолжить нумерацию из старой программы), номер в документе можно ввести вручную — поле редактируемое. Но дальше лучше вернуться к автонумерации:

Сбрасывать или «чинить» нумерацию через служебные обработки без крайней надобности не стоит — на рабочей базе это легко приводит к задвоению номеров.

Автозаполнение: как выставлять счета быстрее

Повторять одни и те же позиции вручную не нужно. В 1С есть несколько приёмов ускорить ввод:

• 📄 Копирование — выделите похожий счёт в списке и нажмите «Создать копированием». Все строки, контрагент и условия перенесутся, останется поправить даты и количество.
• 🔁 Ввод на основании — из заказа покупателя или из другого документа счёт создаётся с уже заполненной таблицей.
• 💰 Типы цен — если в карточке контрагента (или договора) указан тип цен, при подборе номенклатуры цена подставится сама. Цены на номенклатуру хранятся в разделе склада/цен.
• 📝 Шаблон текста — постоянные формулировки (условия, срок оплаты) задаются один раз в Логотип и печать и больше не набираются.

Для регулярных одинаковых счетов (аренда, абонентская плата) удобнее всего связка «создать копированием + поправить дату»: это быстрее, чем заполнять документ с нуля.

Список счетов в Продажи → Счета покупателям можно настроить под себя: колонки, отбор по контрагенту, по периоду, по статусу оплаты. Сохранённый отбор остаётся после перезапуска программы, поэтому менеджеру удобно держать список отфильтрованным по своим покупателям. Цветовая отметка в списке показывает, оплачен счёт полностью, частично или не оплачен — отдельный отчёт для этого открывать не нужно.

Отправка счёта: печать, email и QR-код для оплаты

Готовый счёт отправляют покупателю одним из способов.

Печать. Кнопка «Печать → Счёт на оплату» формирует макет. Оттуда его можно сохранить в PDF или распечатать.

Электронная почта. Чтобы отправлять счета прямо из 1С, один раз настройте почту: Администрирование → Органайзер, включите работу с почтой и добавьте учётную запись (адрес и пароль почтового ящика). После этого в документе появится команда отправки по email — программа сама вложит счёт в письмо в формате PDF.

QR-код для оплаты. В актуальных релизах печатная форма счёта поддерживает платёжный QR-код: покупатель наводит камеру банковского приложения и получает заполненную платёжку. Чтобы код сформировался корректно, в карточке организации должны быть заполнены банковские реквизиты и назначение платежа. Включается QR в настройках печати счёта.

Электронный документооборот. Если с покупателем настроен ЭДО, счёт можно отправить не письмом, а электронным документом через оператора — тогда он придёт в учётную программу контрагента в структурированном виде. Для этого у организации должна быть действующая электронная подпись и настроенный обмен с оператором ЭДО.

Про «интеграцию с клиент-банком» уточним: сам счёт в банк не выгружается — в банк уходят платёжные поручения. А вот закрывается счёт автоматически, когда с банковской выписки загружается поступление от этого покупателя. Если вы используете прямой обмен с банком (1С:ДиректБанк), выписка подтягивается в 1С без промежуточных файлов, и оплату по счёту видно сразу. При обмене через файлы выписку сначала выгружают из клиент-банка, затем загружают в 1С в разделе Банк и касса → Банковские выписки.

Типичные ошибки при настройке счёта

Частые проблемы, из-за которых счёт получается неправильным:

• Серый квадрат вместо печати. Картинка печати сохранена с непрозрачным фоном. Пересохраните изображение с прозрачным фоном (PNG) и загрузите заново.
• Пустая шапка без логотипа. Логотип не загружен в карточке организации либо включён режим без логотипа в настройках печати.
• Чужие банковские реквизиты. Основным отмечен не тот банковский счёт. Исправьте в списке счетов организации.
• НДС «появился» у упрощенца. Ставка взята из карточки номенклатуры. Проверьте систему налогообложения организации и ставку в номенклатуре.
• Дубль номера. Счёт выставлен вручную с номером из рабочего диапазона. Дайте программе нумеровать автоматически.
• Нет корреспондентского счёта банка. Заполнен только номер счёта и БИК — покупатель не сможет сформировать платёжку. Дозаполните корр.счёт в карточке банковского счёта.
• QR-код не печатается. Не заполнены банковские реквизиты организации или код выключен в настройках печати счёта.

Частые вопросы