Как вести учёт серий товаров в 1С:Предприятие
Содержание
Серии в 1С включаются одним флажком в настройках раздела, а дальше всё решает политика учёта серий — именно она определяет, где серию спрашивать, контролировать ли остатки по сериям и подбирать ли партии по сроку годности. Разберём по шагам для 1С:Управление торговлей 11 (УТ) и 1С:Управление нашей фирмой (УНФ): как активировать серийный учёт, назначить его виду номенклатуры и конкретному товару, как серии ведут себя при поступлении и отгрузке.
Серия — это дополнительный разрез аналитики под номенклатурой: номер партии, дата производства, срок годности. Если нужен просто справочный номер в документах — хватит облегчённого режима. Если важно знать остаток каждой серии и списывать строго определённые — потребуется контроль остатков. От выбора режима зависит объём ручной работы, поэтому начнём с него.
Включаем серийный учёт в настройках
Серии — это функциональная опция. Пока она выключена, поля серий не появятся ни в карточках, ни в документах.
Путь зависит от конфигурации:
| Конфигурация | Где включить |
|---|---|
| УТ 11 | НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, флаг Серии товаров |
| УНФ | Настройки → ещё настройки раздела Закупки/Склад, флаг учёта по сериям |
В УТ 11 после установки флага Серии товаров в этом же разделе появляется ссылка на справочник Политики учёта серий. Это и есть главный переключатель поведения — к нему вернёмся в следующем разделе.
Включение серий меняет логику проведения документов. На рабочей базе сначала продумайте политики и порядок заведения серий, иначе кладовщики начнут спотыкаться о незаполненные поля при отгрузке.
В УНФ механизм проще: серии там ближе к справочной аналитике, глубокого контроля себестоимости по сериям, как в УТ, нет. Поэтому дальше основной разбор — на УТ 11, а по УНФ отмечаю отличия там, где они есть.
Зачем нужны политики учёта серий
Политика учёта серий — отдельный справочник в УТ 11. В ней вы один раз описываете сценарий, а потом назначаете его видам номенклатуры. Одна политика годится на десятки товарных групп.
Политика отвечает на три вопроса:
- 📌 Где указывать серию — при поступлении, при отгрузке, при перемещении, при сборке. Можно спрашивать серию только на приёмке, а на отгрузке подбирать автоматически.
- 📌 Контролировать ли остатки по сериям — то есть нельзя будет отгрузить серию, которой нет на складе. Без контроля серия остаётся просто пометкой в документе.
- 📌 Учитывать ли срок годности — тогда у серии появляется дата, а система умеет подбирать партии по принципу «раньше истекает — раньше уходит» (FEFO, его часто называют FIFO по сроку).
Прежде чем заводить серии массово, определитесь с режимом: переключить политику «на лету» на складе с остатками болезненно.
Чтобы не гадать, какой режим выбрать, сверьтесь с деревом ниже.
Назначаем политику виду номенклатуры
Серии в УТ 11 привязаны не к каждому товару по отдельности, а к виду номенклатуры — это карточка-шаблон, задающая общие свойства группы (единицы, характеристики, серии).
Порядок:
- Откройте
НСИ и администрирование → Номенклатура → Виды номенклатуры(или из карточки товара перейдите по ссылке на его вид). - В карточке вида найдите блок настроек использования серий и выберите нужную политику учёта серий.
- Здесь же включается, нужен ли по этому виду срок годности, если политика его предполагает.
- Запишите вид. Настройка распространится на все товары этого вида.
Разделяйте виды номенклатуры по логике учёта, а не только по названию. Молочке со сроком годности — свой вид с политикой FEFO, крепёжу без серий — обычный вид. Так один товар не потянет за собой лишние поля.
В УНФ отдельного справочника видов номенклатуры с такими политиками нет. Там признак ведения серий и срока годности задаётся на уровне самого товара в его карточке.
Перед раздачей политики на боевые группы прогоните поступление и отгрузку с сериями на тестовой копии базы. Проверьте, что документы проводятся, остаток по сериям сходится с общим остатком номенклатуры, а кладовщики понимают, где в документах появилось поле серий. Откатывать настройки на складе, где уже лежат остатки, болезненно, а на копии — бесплатно.
Что настроить в карточке конкретного товара
После назначения политики виду номенклатуры большинство товаров готовы к работе. Но часть настроек живёт в карточке самой номенклатуры.
Проверьте в карточке товара:
- вид номенклатуры — тот, у которого включены серии;
- при необходимости — переопределение срока годности (например, конкретный товар хранится меньше, чем группа в среднем);
- единицы и упаковки, если серия привязана к конкретной фасовке.
Сами серии — это подчинённый справочник. Их можно:
- создавать заранее — если номера партий известны (например, присваиваются на производстве);
- заводить на лету при поступлении — кладовщик вводит номер из документа поставщика прямо в накладной, и серия создаётся автоматически.
Для большинства торговых сценариев второй путь удобнее: не нужно поддерживать справочник серий вручную.
Серии при поступлении товара
Поступление — момент, когда серия «рождается» на складе. Как заполнять серию, зависит от политики.
Если политика требует указания серий при закупке:
- В документе поступления (
Закупки → Приобретение товаров и услугили складской ордер при ордерной схеме) в строке товара появится поле или команда для указания серий. - Введите номер серии из документов поставщика. Если серия новая — она создастся по ходу.
- Для товара со сроком годности укажите дату — именно по ней потом пойдёт подбор при отгрузке.
- Количество по сериям должно сойтись с количеством в строке. Система не проведёт документ, пока серии не закрывают всё количество.
При ордерной схеме склада серию обычно вводят в приходном ордере на товары — в момент фактической приёмки, а не в финансовой накладной.
Если серию не заполнить, а политика её требует, документ не проведётся. Это не ошибка программы — так работает контроль. Либо заполните серию, либо смените политику вида на справочную.
Частая ситуация — поставщик присылает товар несколькими партиями с разными сроками. Заводите на одно поступление несколько серий, разбив количество; тогда остатки и сроки будут корректными.
Списание и отгрузка: контроль остатков и подбор по сроку
На отгрузке серия работает в обратную сторону — её нужно не создать, а выбрать из имеющихся на складе.
Варианты поведения:
- Справочная политика — серию указываете вручную или не указываете вовсе, система остатки по сериям не проверяет.
- Контроль остатков — отгрузить можно только серию, которая реально числится на складе в нужном количестве. Попытка уйти «в минус» по серии блокируется.
- Срок годности (FEFO) — при автозаполнении система подбирает серии с ближайшим истекающим сроком, чтобы на складе не залёживались партии на грани порчи.
В документе реализации (Продажи → Реализация товаров и услуг) серии заполняются по той же логике, что и при поступлении: вручную или автоматически, в зависимости от настройки политики. При ордерной схеме фактическое списание серий идёт через расходный ордер.
Для товаров с коротким сроком храните настройку автоподбора по FEFO. Тогда менеджеру не нужно помнить, какую партию отдавать первой, — система сама предложит ту, что истекает раньше.
Перемещения между складами и внутренние перемещения серию сохраняют: партия переезжает со склада на склад вместе со своим номером и сроком.
Отдельная история — резервы. Если серия попала под резерв заказа клиента, при контроле остатков её не выдадут другому документу, даже когда физически она на складе. Поэтому расхождение «серия есть, а отгрузить нельзя» чаще всего объясняется не ошибкой, а чужим резервом. Снять его можно, скорректировав или закрыв заказ, под который серия зарезервирована.
Возвраты от покупателя возвращают серию на склад. Если товар возвращают без указания исходной серии, при контроле остатков оприходовать его «вслепую» не получится — укажите, какая именно серия вернулась, иначе остаток по сериям разойдётся с общим остатком номенклатуры.
Отчёты для проверки остатков по сериям
Когда серии заведены, их нужно уметь проверять — иначе контроль превращается в чёрный ящик.
Что смотреть в УТ 11 (раздел Склад и доставка → Отчёты по складу и Запасы и закупки):
- Ведомость по товарам на складах с отбором или группировкой по сериям — покажет остаток каждой серии.
- Отчёты по срокам годности — помогают выловить партии, у которых срок заканчивается, до того как они зависнут.
- Анализ движений по сериям — приход, расход и остаток конкретной серии за период.
Если нужного разреза в типовом отчёте нет, в УТ 11 отчёты настраиваются: добавьте в структуру отчёта группировку Серия и, при учёте срока, поле срока годности через кнопку настроек отчёта.
Регулярная сверка остатков по сериям — лучшая страховка от того, что контроль «молча» разошёлся с фактом на складе.
Типичные ошибки и как их не допустить
Соберём то, на чём чаще спотыкаются при внедрении серий.
Ещё две ловушки на старте:
- 🔸 Серии и характеристики — разные вещи. Характеристика — это свойство товара (цвет, размер), она влияет на то, какой это товар. Серия — это партия одного и того же товара. Не подменяйте одно другим.
- 🔸 Нельзя задним числом «переобуть» склад с остатками. Если серии включили, когда товар уже лежит на складе без серий, старые остатки серий не получат. Их придётся либо списать и оприходовать с сериями, либо вести параллельно до распродажи.