Складской учёт в 1С:УТ и УНФ: от опций до ячеек

Склад в 1С начинается с одной галочки. В 1С:Управление торговлей это раздел НСИ и администрирование → Склад и доставка, в 1С:Управление нашей фирмой — блок настроек закупок и склада. Пока опции не включены, программа ведёт один общий остаток без разбивки по местам хранения, и ни склады, ни ордера, ни ячейки в документах не появятся.

Дальше порядок одинаковый в обеих конфигурациях: включаем нужные возможности, заводим справочник складов, настраиваем единицы измерения и виды номенклатуры, при необходимости переходим на ордерную схему и адресное хранение, и в конце налаживаем контроль остатков с инвентаризацией. Ниже — каждый шаг с путями меню и примерами, где учёт в УТ и УНФ расходится.

С чего начать: включаем складские возможности

В УТ все переключатели собраны в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Минимум, который имеет смысл включить:

• 📦 Несколько складов — если точек хранения больше одной (основной, брак, транзит).
• 📋 Ордерные склады — чтобы отделять фактическое движение товара от финансовых документов.
• 🗂️ Адресное хранение (помещения и ячейки) — для учёта по конкретным местам внутри склада.
• 🔄 Перемещение товаров — документ движения между складами.
• ✅ Статусы приходных и расходных ордеров — контроль этапов приёмки и отгрузки.

В УНФ набор скромнее. Многоскладской учёт и складские ордера включаются в настройках раздела закупок и склада; адресное хранение по ячейкам в УНФ развито слабее, чем в УТ, и подходит в основном для простой схемы «склад — зона». Если точного названия пункта на вашем релизе не видно, воспользуйтесь строкой поиска по форме настроек — переключатели складского учёта собраны в одном блоке.

Создаём склады и задаём их типы

Справочник складов в УТ открывается из НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины (в части релизов — Склад и доставка → Склады). В УНФ склады заводятся в справочнике складов из раздела настроек компании или прямо из документа поступления по кнопке создания нового элемента.

Каждому складу задаётся тип использования. На практике складов обычно несколько видов:

Не заводите десятки складов «про запас». Лишние склады размывают остатки: товар физически лежит в одном месте, а в базе числится на трёх. Начните с реальных мест хранения, остальное добавите по мере роста.

Для каждого склада в карточке указывается, ведётся ли по нему ордерная схема и адресное хранение — эти флаги включают расширенный учёт точечно, а не на всю базу сразу.

Движение товара между складами оформляется документом перемещения. Он списывает позицию с одного склада и приходует на другой, общий остаток по организации при этом не меняется — меняется только место хранения. Если включена ордерная схема, перемещение тоже разбивается на расходный ордер на складе-отправителе и приходный на складе-получателе, а в промежутке товар числится «в пути».

Единицы измерения и упаковки товаров

Единицы измерения определяют, в чём вы храните, покупаете и продаёте номенклатуру. У каждой позиции есть базовая единица хранения — обычно шт, но для весового и метражного товара это кг, м, л.

Поверх базовой единицы задаются упаковки — коробки, паллеты, блоки. Упаковка связана с базовой единицей коэффициентом:

1. Откройте карточку номенклатуры, перейдите на закладку с единицами измерения.
2. Добавьте упаковку, например Коробка.
3. Укажите, сколько базовых единиц в ней: 1 коробка = 12 шт.
4. Отметьте, какая упаковка используется по умолчанию в закупках, какая — в продажах.

Теперь в документе поступления можно указать «5 коробок», и программа сама пересчитает остаток в штуки — 60 шт. Это убирает ручную арифметику и ошибки пересчёта на приёмке.

Упаковок у одной позиции может быть несколько: закупаете паллетами, храните коробками, продаёте штуками. Для каждой задаёте коэффициент к базовой единице, и в любом документе выбираете удобную — остаток всё равно ведётся в базовых единицах. Весовой товар удобно принимать в килограммах, а отпускать в фасовках: заведите упаковку «фасовка 0,5 кг» с коэффициентом 0,5, и касса будет корректно списывать дробный вес.

Общий классификатор единиц в УТ лежит в НСИ → Классификаторы номенклатуры → Упаковки, единицы измерения. В УНФ единицы и упаковки настраиваются в карточке товара аналогично.

Виды номенклатуры и учётная политика товаров

Вид номенклатуры — это шаблон, по которому создаются товары одного рода. Он задаёт сразу несколько вещей:

• 🏷️ тип номенклатуры: товар, услуга, тара, работа;
• 📐 набор характеристик и серий (цвет, размер, срок годности);
• 📊 счета учёта и правила налогообложения, если они подставляются автоматически.

В УТ виды номенклатуры открываются из НСИ → Классификаторы номенклатуры → Виды номенклатуры. Создайте отдельные виды под разные товарные группы: «Одежда» с характеристиками размер/цвет, «Продукты» с учётом сроков годности, «Услуги» без складского движения.

Правильно заданный вид экономит время: при создании новой позиции все нужные поля и правила подтягиваются автоматически, кладовщику и менеджеру не нужно заполнять их вручную.

Особое внимание — характеристикам и сериям. Характеристики (например, размер и цвет у одежды) позволяют вести остаток в разрезе вариантов одной позиции: не «футболка» вообще, а «футболка, M, синяя». Серии нужны для товаров с номерами партий или сроками годности — остаток хранится отдельно по каждой серии, и программа подскажет, какая партия уходит первой. Если эти разрезы теме не нужны, не включайте их: лишние характеристики раздувают справочник остатков в разы.

Ордерная схема: приходные и расходные ордера

Ордерный склад разделяет два события: когда товар физически приняли или выдали и когда оформили финансовый документ (накладную, реализацию). Без ордеров эти события слиты в один документ.

Ордерная схема нужна, когда:

• приёмку делает кладовщик, а накладную проводит бухгалтер — в разное время и разными людьми;
• между фактическим приходом и документом есть разрыв (товар пришёл, документы — позже);
• нужен контроль, что именно и сколько реально легло на склад, а не только «по бумагам».

Схема работает так:

1. На складе в карточке включается порядок оформления поступления и отгрузки «по ордерам».
2. При приёмке кладовщик создаёт приходный ордер на товары — фиксирует факт прихода.
3. Менеджер или бухгалтер оформляет финансовый документ (поступление, реализацию) отдельно.
4. Программа сверяет ордера и документы, показывает расхождения «есть по ордеру — нет в документе» и наоборот.

Для выбора между простой и ордерной схемой удобно оттолкнуться от размера склада:

Если включены статусы ордеров, каждый приходный и расходный ордер проходит стадии — от «к оформлению» до «принято» или «отгружено». По статусам видно, какие приёмки ещё в работе, а какие завершены, и руководитель склада контролирует загрузку без звонков кладовщику.

В УНФ ордерная схема проще и называется складскими ордерами; логика та же — факт движения отделён от финансового документа.

Адресное хранение: помещения, зоны и ячейки

Адресное хранение отвечает на вопрос «где именно лежит товар» — не просто «на складе №1», а «стеллаж 3, полка B, ячейка 12». Это нужно большим складам, где без адреса товар физически не найти.

В УТ адресное хранение настраивается по уровням:

• Складская территория — крупное хранилище.
• Рабочие участки — зоны приёмки, отбора, отгрузки.
• Ячейки — конкретные места с адресами.

Для ячеек задаётся режим использования. Есть два основных варианта:

1. Справочное хранение — ячейки указываются для подсказки, остаток в них не контролируется жёстко.
2. Хранение по ячейкам — остаток ведётся в разрезе каждой ячейки, товар нельзя отобрать из пустой ячейки.

Начинать лучше со справочного режима: он даёт адреса для поиска товара, но не требует фиксировать каждое перемещение между ячейками. Полный учёт «по ячейкам» включайте, когда отработаете процессы приёмки и отбора — иначе кладовщики утонут в лишних операциях.

В УНФ полноценного учёта по ячейкам, как в УТ, нет; если нужен адресный склад промышленного уровня, это аргумент в пользу УТ или WMS-решения.

Контроль остатков и инвентаризация

Контроль остатков решает, может ли уйти в минус позиция, которой физически нет. В настройках склада задаётся, разрешать ли отрицательные остатки. Для реального склада отрицательные остатки лучше запретить — иначе база покажет продажу товара, которого нет, и остатки перестанут сходиться с полками.

В УТ контроль настраивается в разделе складских опций: можно запретить списание сверх остатка и включить контроль обеспечения заказов. Тогда программа не даст отгрузить больше, чем есть, и предупредит о нехватке под заказ покупателя.

С контролем остатков тесно связано резервирование. Под заказ покупателя товар можно зарезервировать — он останется на складе физически, но в свободном остатке уже не показывается, и другой менеджер его не продаст. Свободный остаток в отчётах считается как фактический минус резерв. Для склада, который одновременно отгружает в розницу и под заказы, резервирование снимает конфликты «продали дважды одну и ту же коробку».

Инвентаризация сверяет учётный остаток с фактическим. Общая схема:

1. Создаётся документ пересчёта (инвентаризации) товаров по складу.
2. Кладовщик вносит фактическое количество по каждой позиции.
3. Программа считает отклонения — излишки и недостачи.
4. По результатам оформляются оприходование излишков и списание недостач.

Регулярная инвентаризация — не только требование порядка, но и норма бухучёта: правила её проведения закреплены в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», а сам учёт запасов — в ФСБУ 5/2019 «Запасы». В 1С документы инвентаризации формируют нужные движения автоматически, вам остаётся свериться с фактом.

Частые ошибки при настройке склада

• 🔸 Включили адресное хранение «по ячейкам» сразу. Процессы не отработаны, кладовщики не успевают оформлять размещение — остатки расходятся сильнее, чем до внедрения. Начинайте со справочного режима.
• 🔸 Завели склады под каждую полку. Товар лежит в одном месте, а в базе размазан по десятку складов. Склад — это место ответственности, а не физическая секция.
• 🔸 Разрешили отрицательные остатки «чтобы не мешало». В итоге продажи уходят в минус, и найти, где именно пропал товар, невозможно.
• 🔸 Поменяли базовую единицу у товара с движениями. Остатки пересчитались по новому коэффициенту и перестали сходиться. Базовую единицу фиксируют один раз при создании.

Частые вопросы