Как списать товары и материалы со склада в 1С

Порчу, бой, недостачу или просрочку товара списывают документом «Списание товаров» в разделе Склад: он снимает ценности с остатков и ставит их стоимость в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Материалы, которые уходят в производство или на хозяйственные нужды, удобнее провести «Требованием-накладной» — там стоимость сразу попадает на счёт затрат (20, 25, 26 или 44).

Выбор документа зависит от причины выбытия, а правильные проводки — от того, нашли ли виновного и укладывается ли потеря в нормы естественной убыли. Ниже — как подготовить базу, заполнить документ , получить верные проводки и сверить остатки после операции. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Что проверить до первого списания

Прежде чем списывать, убедитесь, что номенклатура числится на складе и у неё заданы счета учёта. Иначе документ либо не проведётся, либо спишет не с того счёта.

• 📦 Остаток на складе. Сформируйте отчёт Склад → Отчёты → Остатки товаров или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (10). Списать можно только то количество, что реально числится.
• 🏷️ Счета учёта номенклатуры. Регистр Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры определяет, с какого счёта уйдёт ценность: 41.01 для товаров, 10.01 для материалов, 43 для готовой продукции.
• 🏬 Склад. Если складов несколько, в документе указывается конкретный склад. Проверьте, что в Главное → Функциональность включён учёт по нескольким складам, когда он вам нужен.
• ⚖️ Метод оценки МПЗ. В Главное → Учётная политика задан способ оценки запасов при списании — по средней себестоимости или ФИФО. Именно он определит сумму проводки, поэтому менять его в середине года нельзя.

Каким документом списывать ценности

В 1С нет одной универсальной кнопки «списать». Документ выбирают по смыслу операции — от этого зависят и проводки, и печатная форма.

Для разовой порчи или боя достаточно «Списания товаров». Если недостачу выявил пересчёт — корректнее идти через инвентаризацию: она фиксирует и излишки, и недостачи, и служит основанием для списания.

Пошаговое заполнение документа «Списание товаров»

1. Откройте Склад → Списание товаров и нажмите Создать.
2. Укажите дату, организацию и склад, с которого уходит ценность.
3. Если списываете по итогам пересчёта, заполните поле Инвентаризация — тогда строки подставятся из неё. Для разового списания строки добавляют вручную.
4. На вкладке Товары подберите номенклатуру и количество. Кнопка Заполнить → По остаткам на складе помогает не промахнуться с количеством.
5. Проверьте счёт учёта в строке: для товаров — 41.01, для материалов — 10.01. Программа подставляет его из регистра счетов учёта, при необходимости поправьте вручную.
6. Проведите документ кнопкой Провести.

Сумму списания программа считает сама по методу из учётной политики. Вручную её лучше не менять: расхождение с остатком на счёте приведёт к «красному» сальдо.

Разберём на числах, откуда берётся сумма при оценке по средней себестоимости. Пусть на складе числится краска:

• остаток на начало — 20 банок на 6 000 ₽;
• поступило в месяце — 30 банок на 10 500 ₽.

Средняя цена одной банки = (6 000 + 10 500) / (20 + 30) = 16 500 / 50 = 330 ₽. Списываем 8 испорченных банок — в проводку Дт 94 Кт 41.01 уйдёт 8 × 330 = 2 640 ₽. При методе ФИФО цена взялась бы из самой ранней партии, и сумма отличалась бы. Поэтому до списания стоит зафиксировать метод в учётной политике и не менять его в середине года.

Документ «Списание товаров» сам по себе относит стоимость на счёт 94 — это ещё не расход. Дальше со счёта 94 потерю нужно отнести либо на виновного, либо на прочие расходы (см. следующий раздел).

Какие проводки формирует списание

Нажмите Дт/Кт в проведённом документе — откроется движение. Для товара при учёте по себестоимости вы увидите одну строку: ценность уходит в дебет 94.

Проводку Дт 94 даёт сам документ списания. Вторую проводку — закрытие 94 — делают отдельно, в зависимости от решения комиссии:

• Виновное лицо установлено — сумму удерживают с работника: Дт 73.02 Кт 94. Удержание из зарплаты оформляется в разделе зарплаты.
• Виновных нет или суд отказал во взыскании — убыток идёт в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. Для налога на прибыль такой расход принимают только при документальном подтверждении (НК РФ, ст. 265).
• Потеря в пределах норм естественной убыли — относят на счёт затрат (44, 20) без счёта 94, если нормы утверждены для вашего вида деятельности. Нормы убыли устанавливаются отраслевыми актами (усушка, утруска, бой); сверхнормативная часть идёт на виновного или в прочие расходы.

Закрытие счёта 94 на 91.02 или на затраты удобно провести документом «Операция» (раздел Операции → Операции, введённые вручную), если автоматического механизма под вашу ситуацию в конфигурации нет.

Печать акта и первичных документов

Списание нельзя подтвердить одним движением в учёте — нужна первичка. 1С печатает её прямо из документа по кнопке Печать.

Унифицированные формы с 2013 года необязательны: организация вправе утвердить свой бланк акта в учётной политике. Но ТОРГ-16 и М-11 остаются удобным готовым форматом, и 1С печатает их из коробки.

Как проверить остатки после списания

После проведения сверьтесь с учётом — убедитесь, что количество и сумма ушли корректно и не возникло отрицательного остатка.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 или 10 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Отрицательное сальдо на конец периода — признак того, что списали больше, чем было.
• 🧾 Отчёт «Остатки товаров» в разделе Склад покажет движение в натуральном выражении по складам.
• 🔁 Экспресс-проверка (Отчёты → Экспресс-проверка) ловит типовые нестыковки: списание в минус, незакрытый счёт 94, расхождение количественного и суммового учёта.

Если ОСВ показывает остаток по счёту 94 на конец месяца — значит, потеря «зависла»: вы сняли ценность с товаров, но не отнесли её ни на виновного, ни на расходы. Это нужно закрыть, иначе счёт 94 не должен иметь сальдо на отчётную дату.

Отдельно проверьте, что списанное количество совпадает с актом комиссии и сличительной ведомостью. Количественный учёт в 1С и бумажный акт должны сходиться до единицы — именно это сверяет инспектор при проверке обоснованности убытка. Расхождение между актом и движением по счёту — самая частая причина доначислений по налогу на прибыль при списании ТМЦ.

Особенности списания в разных конфигурациях

Путь и логика зависят от конфигурации. В учётных программах документ один, в торговых — другой.

В Управлении торговлей 11 списание на расходы и на нужды оформляют документом «Внутреннее потребление товаров». Бухгалтерские проводки в УТ 11 формируются только при включённом регламентированном учёте; в типовой торговой схеме движется в основном складской и управленческий учёт. Если регламентированный учёт ведёте в отдельной «Бухгалтерии», проводки по списанию делаются уже в ней после переноса данных.

Термины между конфигурациями не совпадают: то, что в Бухгалтерии называется «Списание товаров», в торговых решениях разбито на операции документа «Внутреннее потребление». Не переносите названия пунктов меню из одной конфигурации в другую.

Частые ошибки и как их избежать

Большинство проблем со списанием видно уже в оборотке — стоит заглянуть в неё сразу после проведения.

• 🔴 Списание в минус. Документ прошёл, а на счёте 41 (10) образовалось красное сальдо. Причина — списали раньше, чем оприходовали поступление, или перепутали склад. Проверьте дату и последовательность документов, перепроведите период.
• 🟠 Зависло сальдо на счёте 94. Стоимость сняли с товаров, но не отнесли на расходы или виновного. Закройте счёт 94 проводкой Дт 91.02 (73.02) Кт 94.
• 🟡 Нет первички под расход. Списание проведено, но акт и заключение комиссии не оформлены — в налоговом учёте такой убыток не примут. Печатайте акт из документа и храните основание.
• 🟢 Списали услугу как товар. Расходы на работы и услуги не проходят через склад. Для них — «Поступление (акты, накладные)», а не «Списание товаров».

Частые вопросы