Как подогнать списки сотрудников и документов в ЗУП 3.1 под свою работу

Любой список в 1С ЗУП 3.1 настраивается через Ещё → Настроить список...: там есть вкладки отбора, сортировки, группировки и условного оформления. Колонки добавляют и прячут через Ещё → Изменить форму..., а готовую настройку сохраняют командой Ещё → Сохранить настройки..., чтобы потом переключаться между вариантами за пару кликов.

Так работают и справочник Кадры → Сотрудники, и журнал Кадры → Приемы, переводы, увольнения, и Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. Механизм общий для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси», поэтому один раз освоенный приём подходит ко всем формам списка в программе.

С чего начинается настройка списка в ЗУП: три инструмента

В форме списка ЗУП есть три разных места, где меняется вид. Их часто путают, и от этого «настройки пропадают» или «колонку не найти».

Несколько правил, которые стоит знать заранее:

• 👤 Настройки хранятся для каждого пользователя отдельно. Ваш отбор не увидит кадровик за соседним столом.
• 🗂 Настройки привязаны к конкретной форме. Отбор в списке сотрудников не переносится в журнал приёмов.
• 🔄 Последняя настройка запоминается автоматически: закрыли список и открыли снова — он выглядит так же.
• ↩️ Вернуть всё как было можно командой Ещё → Установить стандартные настройки.

Отборы и группировки: как оставить в списке только нужное

Быстрый отбор и поиск

Для разовой задачи не нужно лезть в настройки. Встаньте на ячейку со значением (например, должность «Бухгалтер») и нажмите Ctrl+F или начните печатать в строке поиска. Список сузится до совпадений.

Для поиска по конкретной колонке есть расширенный поиск: Alt+F. В нём выбирают поле, значение и способ сравнения (по началу строки, по любой части, точное совпадение).

Постоянный отбор через «Настроить список»

Когда список нужен в одном и том же разрезе каждый день, отбор задают в настройках:

1. Откройте Ещё → Настроить список..., вкладка Отбор.
2. Слева найдите поле в списке доступных полей. Раскройте ссылочные поля по треугольнику — так доступны реквизиты «через точку», например реквизиты подразделения или физического лица.
3. Перетащите поле вправо или дважды щёлкните по нему.
4. Выберите вид сравнения: Равно, В списке, Содержит, Заполнено и другие.
5. Укажите значение и нажмите Завершить редактирование.

Несколько условий по умолчанию объединяются через «И». Если нужно «или», добавьте Группу ИЛИ и положите условия внутрь неё. Пример: показать сотрудников из отдела продаж или из склада.

Флажок слева от условия временно отключает его, не удаляя. Удобно, когда отбор то нужен, то нет.

Группировка

На вкладке Группировка добавьте поле, по которому сворачивать строки. Типичные варианты:

• 🏢 в списке сотрудников — по подразделению или по организации;
• 📄 в журнале приёмов и переводов — по виду документа или по организации;
• 💰 в начислениях зарплаты — по месяцу начисления.

После этого строки сгруппируются в раскрывающиеся узлы. Группировок можно задать несколько — получится дерево: организация → подразделение.

Сортировка

Вкладка Сортировка задаёт порядок по нескольким полям сразу: например, сначала по подразделению, затем по фамилии. Один клик по заголовку колонки в самой таблице сортирует только по ней одной и сбрасывает многоуровневый порядок.

Мини-пример: список для сверки перед отчётностью

Задача: перед сдачей отчётности найти работников одной организации, у которых в карточке физлица не заполнен СНИЛС или ИНН.

1. Откройте Кадры → Сотрудники, выберите организацию в быстром отборе над таблицей.
2. В Ещё → Настроить список... на вкладке Отбор добавьте Группу ИЛИ.
3. Внутрь группы положите два условия: СНИЛС физлица «Не заполнено» и ИНН физлица «Не заполнено». Оба реквизита ищите, раскрыв поле физического лица.
4. На вкладке Группировка добавьте подразделение — так проще раздать задания ответственным.

В списке останутся только те, у кого есть пробел в данных. Исправили карточку — строка исчезла из выборки.

Варианты настроек: сохраняем и переключаемся

Платформа сама помнит последнее состояние списка. Но если вы работаете с одним справочником в разных режимах, держать их в голове неудобно. Для этого сохраняют варианты.

Как сохранить вариант списка

1. Настройте отбор, группировку и оформление.
2. Выберите Ещё → Сохранить настройки....
3. Задайте понятное имя: «Работающие по подразделениям», «Приёмы за квартал», «Без СНИЛС».
4. Подтвердите сохранение.

Как переключиться

Откройте Ещё → Восстановить настройки... и выберите вариант из списка. Отборы, сортировка и оформление применятся сразу.

Полезный набор вариантов для кадровика в списке сотрудников:

Варианты отчётов — это другое

В отчётах ЗУП (например, в разделах Кадры → Кадровые отчеты и Зарплата → Отчеты по зарплате) действует своя схема. Там вариант отчёта сохраняется вместе с отборами, группировками и колонками, и им можно поделиться с другими пользователями. Варианты списков такой возможности не дают — они личные.

Условное оформление: как выделить проблемные строки цветом

Условное оформление раскрашивает строки или отдельные ячейки, если выполняется условие. В ЗУП это удобный способ заметить то, что легко пропустить глазами.

Настройка по шагам

1. Ещё → Настроить список..., вкладка Условное оформление.
2. Нажмите Добавить.
3. В поле Оформление выберите, что меняется: цвет текста, цвет фона, шрифт. Можно выбрать несколько параметров сразу.
4. В поле Условие задайте отбор — так же, как на вкладке «Отбор».
5. В поле Оформляемые поля укажите колонки. Если оставить пустым, оформится вся строка.
6. Нажмите ОК и Завершить редактирование.

Примеры для ЗУП

• 🔴 Красным — непроведённые документы в журнале начислений: условие «Проведен» равно «Нет».
• 🟡 Жёлтым фоном — сотрудники, у которых в реквизитах физлица не заполнен СНИЛС.
• ⚪ Серым — строки, отмеченные на удаление: условие «Пометка удаления» равно «Да».
• 🔵 Синим — документы конкретного ответственного, если в списке есть такая колонка.

Колонки и дополнительные поля в форме списка

Нужной колонки в таблице нет? Сначала проверьте, не скрыта ли она.

Как вернуть или добавить колонку

1. Откройте Ещё → Изменить форму....
2. В дереве элементов найдите таблицу списка и раскройте её.
3. Поставьте флажок у нужной колонки — она появится в списке.
4. Если колонки нет совсем, нажмите Добавить поля. Откроется перечень реквизитов списка; ссылочные раскрываются, и можно взять, например, дату рождения или пол из физического лица.
5. Кнопками со стрелками выставьте порядок и нажмите ОК.

В этой же форме прячут лишние кнопки командной панели. Например, если вы никогда не пользуетесь печатью из списка, кнопку можно убрать.

А вычисляемые колонки?

Пользовательской формулы в форме списка нет. Посчитать стаж, возраст или разницу сумм прямо в колонке справочника не получится — показывается только то, что хранится в базе.

Варианты обхода:

В отчётах на базе стандартных библиотек есть расширенный режим настроек. В нём можно добавить своё поле с формулой — ищите соответствующую команду при добавлении полей в варианте отчёта.

Общий вид для всех пользователей и копирование настроек

Частый вопрос: «Я настроила список, как сделать так же у коллег?» Варианта списка, общего для всех, нет. Но администратор может скопировать настройки.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите к настройкам пользователей.
3. Выберите пользователя-образец, отметьте нужные настройки форм и скопируйте их другим пользователям.

Там же можно очистить настройки конкретного человека. Это помогает, когда у него что-то «сломалось» в интерфейсе, а у остальных всё работает.

Типовые ошибки при настройке списка и что с ними делать

Ещё две ловушки, которые не похожи на ошибку:

• 🔍 Поиск, оставшийся в строке. Строка поиска над списком тоже фильтрует. Если в ней остались буквы, видна только часть записей. Очистите поле крестиком.
• 🧩 Группировка скрывает строки. При свёрнутых узлах кажется, что записей мало. Раскройте группы или уберите группировку.

Частые вопросы