Колонки в списках и отчётах 1С: настраиваем под себя

Столбцы в списках 1С 8.3 настраиваются у каждого пользователя отдельно. Ширину меняют перетаскиванием границы заголовка, порядок — перетаскиванием самого заголовка, а скрыть или вернуть колонку можно через команду Ещё → Изменить форму…. Эти настройки платформа запоминает и при следующем входе показывает список в вашем виде.

Важно различать два объекта. Список — это справочник или журнал документов (контрагенты, номенклатура, поступления). Отчёт — это форма с собственным окном настроек. Приёмы похожи, но кнопки разные. Ниже оба случая, с интерфейсом «Такси» (платформа 8.3.2x).

Ширина и порядок: базовые операции со столбцами

Это самое частое, что нужно пользователю. Ничего открывать не требуется, всё делается мышью прямо в списке.

Изменить ширину

1. Наведите курсор на границу между двумя заголовками столбцов. Курсор превратится в двойную стрелку.
2. Зажмите левую кнопку и потяните вправо или влево.
3. Отпустите кнопку. Новая ширина сохранится.

Двойной щелчок по границе, как в Excel, подгоняет ширину под содержимое не везде. Не рассчитывайте на него, тяните вручную.

Поменять порядок

1. Зажмите левой кнопкой заголовок нужного столбца.
2. Перетащите его на новое место между другими заголовками.
3. Отпустите кнопку, колонка встанет в выбранную позицию.

Так удобно поставить рядом «Дату» и «Номер» или вынести вперёд «Контрагента» в журнале документов. Левую колонку с пиктограммами (статус проведения) обычно перенести нельзя.

Что запоминается

• ширина и порядок сохраняются для вашей учётной записи, а не для всей базы;
• у коллеги список останется прежним;
• настройки привязаны к конкретной форме: ширина колонки в справочнике контрагентов не влияет на журнал продаж.

Из-за этого «у меня колонка есть, а у него нет» — нормальная ситуация, а не сбой.

Скрыть столбец или вернуть пропавший

Каждый список имеет набор колонок, которые видны по умолчанию, и набор тех, что можно включить. Например, в списке контрагентов по умолчанию есть наименование и ИНН, а КПП, юридический адрес или комментарий включаются отдельно.

Через настройку формы

1. Откройте нужный список.
2. В правом верхнем углу нажмите Ещё (три точки).
3. Выберите Изменить форму….
4. В открывшемся окне найдите таблицу списка. Её колонки показаны деревом, у каждой есть флажок.
5. Снимите флажок, чтобы скрыть колонку, поставьте — чтобы показать.
6. Нажмите OK.

В этом же окне можно двигать колонки стрелками вверх и вниз. Это альтернатива перетаскиванию, когда столбцов много и заголовки не видны на экране целиком.

Если нужной колонки нет в списке

Тогда она не предусмотрена для этого списка. Платформа предлагает только реквизиты, которые разработчик конфигурации вывел в динамический список. Добавить произвольное поле пользователь не может, это уже работа программиста (изменение формы в Конфигураторе или расширение).

Что можно сделать без программирования:

• открыть элемент списка и посмотреть значение в карточке;
• сформировать отчёт, где нужное поле выбирается в настройках;
• попросить администратора или обслуживающую организацию вывести колонку.

Сортировка и группировка данных

Сортировка — самый быстрый способ найти нужную строку. Нажмите на заголовок столбца: список упорядочится по возрастанию. Повторный щелчок меняет порядок на обратный. У упорядоченной колонки появляется стрелка.

Некоторые колонки сортировать нельзя. Это бывает с вычисляемыми полями, которые разработчик вывел без возможности упорядочивания. Тогда щелчок по заголовку ничего не делает.

Сложная сортировка

Если нужно упорядочить по нескольким полям (сначала по организации, затем по дате), используйте настройку списка:

1. Ещё → Настроить список…
2. Откройте вкладку Сортировка.
3. Добавьте поля и укажите направление каждого.

Первое поле главное, остальные работают внутри его групп.

Группировка в списках и в отчётах

В обычных списках 1С вложенность строится самой структурой справочника: группы и элементы, иерархический просмотр. Режим дерева включается кнопкой на командной панели списка, если справочник иерархический.

Настоящая группировка по произвольному полю (сумма по контрагентам, итоги по месяцам) доступна в отчётах. Там она задаётся в настройках на вкладке Структура:

1. Откройте отчёт и нажмите Показать настройки.
2. Перейдите на вкладку структуры.
3. Добавьте группировку и выберите поле, например «Контрагент».
4. Сформируйте отчёт повторно.

Вложенные группировки превращают плоскую таблицу в итоги «организация → контрагент → документ».

Условное оформление: подсветка нужных строк

Условное оформление красит строки или отдельные колонки по правилу. Типичные задачи: выделить красным просроченные счета, а непроведённые документы показать серым.

В списке это делается так:

1. Откройте Ещё → Настроить список….
2. Перейдите на вкладку условного оформления.
3. Добавьте новый элемент.
4. Задайте условие, например «Сумма больше 100 000».
5. Выберите оформление: цвет текста, цвет фона или шрифт.
6. Укажите, к каким полям применить: ко всей строке или к одной колонке.

В отчётах то же самое находится в окне Показать настройки на вкладке оформления.

Отбор по столбцам: показать только нужное

Отбор оставляет в списке строки, подходящие под условие. Есть три способа, от быстрого к точному.

Быстрый поиск и отбор по значению

• Поставьте курсор в ячейку, нужное значение которой хотите найти, и нажмите Ctrl+F. Поиск идёт по текущей колонке.
• Для отбора по значению ячейки используйте контекстное меню по правой кнопке мыши: в нём есть команды отбора по текущему значению. Состав команд зависит от списка.
• Над таблицей часто есть строка поиска, она ищет по основным полям.

Расширенный отбор

1. Ещё → Настроить список…
2. Вкладка Отбор.
3. Нажмите добавление условия.
4. Выберите поле, вид сравнения («Равно», «Содержит», «Больше») и значение.
5. Добавьте при необходимости ещё условия, они действуют вместе.

Если нужно, чтобы отбор срабатывал при каждом открытии списка, оставьте условие включённым. Отключить его можно снятием флажка, не удаляя условие.

Забытый отбор

Типичная ситуация: список «пустой» или в нём мало строк. Проверьте, не включён ли отбор. Над таблицей виден признак активного отбора, а в настройке списка условие стоит с флажком. Снимите флажок, и строки вернутся.

Вернуть как было: сброс пользовательских настроек

Когда колонок наставлено столько, что список стал неузнаваем, проще начать с чистого листа.

1. Откройте проблемный список.
2. Нажмите Ещё → Изменить форму….
3. В окне найдите команду установки стандартных настроек.
4. Подтвердите действие и закройте окно.

Список вернётся к виду, который задал разработчик: порядок, видимость и ширина колонок станут исходными. Отбор и сортировку при этом сбросьте отдельно в Настроить список…, там они хранятся независимо.

Если сброс сделать нужно сразу у многих пользователей, это вопрос к администратору: пользовательские настройки хранятся в самой базе, и их можно чистить на уровне базы. Самостоятельно удалять файлы кэша ради этого не нужно.

Настройки отчёта

В отчётах есть собственные механизмы:

• Сохранить настройки позволяет записать удачный вариант под названием и вернуться к нему;
• список вариантов отчёта позволяет переключаться между готовыми видами;
• команда возврата к исходным настройкам открывает отчёт заново в базовом виде.

Свой вариант полезен, когда вы каждый месяц собираете один и тот же набор колонок: настроили один раз, дальше выбираете из списка.

Поля, итоги и формулы в отчётах

Продвинутые возможности вроде вычисляемых полей относятся не к спискам, а к отчётам на системе компоновки данных. В обычном списке справочника формулу в колонку вставить нельзя.

В настройках отчёта на вкладке выбранных полей можно:

• добавить или убрать колонки;
• поменять их порядок;
• задать заголовок колонки, чтобы вместо служебного названия стоял понятный вам текст.

Где разработчик разрешил, доступно добавление произвольного выражения, например разность двух показателей. Если такой кнопки в вашем отчёте нет, значит, отчёт без пользовательских полей. Не пытайтесь обойти это, обратитесь к программисту.

Итоги

Колонки с числами в отчётах суммируются автоматически. В списках итог по выделенным строкам можно увидеть, если выделить несколько ячеек с суммами: сумма выводится в нижней части окна. Для быстрой проверки «сколько выбрано» этого достаточно.

Выгрузить настроенный список в таблицу

Настроенные столбцы пригодятся, когда список нужно отправить коллеге или открыть в Excel. Чаще всего нужна именно та раскладка, которую вы собрали на экране.

1. Настройте колонки: уберите лишние, поставьте нужные рядом, задайте сортировку и отбор.
2. Нажмите Ещё и выберите Вывести список….
3. В окне отметьте колонки, которые попадут в таблицу. Здесь их можно ещё раз включить или исключить, не меняя вид самого списка.
4. Подтвердите вывод. Откроется табличный документ.
5. Сохраните его в нужном формате через меню сохранения или скопируйте в Excel.

В таблицу попадают строки с учётом активного отбора. Если в списке оставили забытое условие, в файле окажется неполная выборка. Перед выводом проверьте, что над таблицей нет включённого отбора и что видны все нужные строки.

Печать и ширина колонок

Ширина колонок на экране и в табличном документе — разные вещи. В выведенной таблице её придётся подогнать отдельно: потянуть границы заголовков или задать ширину в свойствах колонки. Перед печатью откройте предварительный просмотр и убедитесь, что столбцы помещаются на лист.

Если широкий список не помещается на страницу, уберите второстепенные колонки на этапе вывода, а не уменьшайте масштаб до нечитаемого. Три-пять нужных столбцов читаются лучше, чем двенадцать мелких.

Что не так: типичные проблемы

Если после сброса и повторной настройки проблема остаётся, проверьте, не открыта ли форма в режиме, где настройки запрещены. Такое делает разработчик для отдельных форм, и пользователь это изменить не может.

Частые вопросы