Табель учёта рабочего времени в 1С: настройка и заполнение

Табель в 1С ведётся документом «Табель учёта рабочего времени» в разделе Зарплата. В типовой схеме ЗУП 3.1 он не обязателен: программа берёт время из графика работы сотрудника, а отклонения (болезнь, отпуск, командировка) учитывает отдельными документами. Отдельный табель вводят только там, где нужно зафиксировать фактически отработанные часы, которые отличаются от графика, — чаще всего при суммированном учёте или сменной работе.

Ниже разберём подготовку (графики и календарь), заполнение и автозаполнение табеля, буквенные коды явок и неявок, печать формы Т-13 и проверку данных перед расчётом зарплаты. Пути приведены для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что настроить до табеля: календарь и графики работы

Табель опирается на две сущности: производственный календарь (какие дни рабочие, выходные, праздничные) и график работы сотрудника (сколько часов он должен отработать). Пока они не заполнены, автозаполнение табеля даст нули или ошибки.

Производственный календарь. В ЗУП он находится в разделе Настройка → Производственные календари. Откройте календарь РФ на нужный год и нажмите Заполнить по умолчанию — программа расставит выходные и перенесённые праздничные дни. В 1С:Бухгалтерии календарь лежит в разделе Зарплата и кадры, в блоке справочников и настроек зарплаты.

График работы. В ЗУП графики настраивают в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Для каждого графика задают вид (пятидневка, шестидневка, сменный), продолжительность смены и способ учёта. Типовые варианты:

• 📅 Пятидневка 40 часов — стандартный график для большинства сотрудников.
• 🌙 Сменный график — задаётся через расписание смен; подходит для сторожей, производства, торговли.
• ⏱️ Суммированный учёт — норма времени считается не за неделю, а за учётный период (месяц, квартал, год). Именно здесь табель нужен чаще всего.

График привязывается к сотруднику в кадровом документе (приём на работу или кадровый перевод). Один сотрудник — один действующий график на дату.

Сменный график заполняют не по дням недели, а по повторяющемуся циклу смен — например, «два через два» или «сутки через трое». Вы задаёте шаблон смены (её продолжительность и, если есть, количество ночных часов), указываете порядок чередования смен и выходных и дату, с которой цикл стартует. Программа разворачивает этот цикл на весь год с учётом производственного календаря. От правильности шаблона зависит, насколько точно автозаполнение табеля проставит часы и ночные коды, — поэтому проверьте график до того, как заполнять табель за месяц.

Нужен ли отдельный документ «Табель» в вашей базе

Это первый вопрос, на который стоит ответить. От него зависит, будете вы вообще создавать документ или обойдётесь печатной формой.

Вариант 1. Начисление по графику (большинство компаний). Сотрудники работают по стабильному графику, переработок нет. Тогда документ «Табель» не нужен: при расчёте зарплаты ЗУП сам берёт плановое время из графика, вычитает дни отпусков и больничных и формирует табель-отчёт автоматически. Вы просто вовремя вводите документы-отклонения.

Вариант 2. Учёт фактического времени. Часы по факту расходятся с графиком: сверхурочные, недоработки, сменный и суммированный учёт, почасовая оплата. Здесь без документа Табель не обойтись — в нём вручную или полуавтоматически проставляют реально отработанные часы по дням.

Вариант 3. 1С:Бухгалтерия с упрощённым учётом зарплаты. В небольших фирмах зарплату считают прямо в БП 3.0. Отдельного документа «Табель» там нет — табель формируется как печатная форма на основе данных о начислении. Подходит, когда штат маленький и отклонений немного.

Определитесь с вариантом до начала месяца. Переключаться в середине периода — лишний источник расхождений.

Как заполнить табель за месяц: пошаговая инструкция

Инструкция для ЗУП 3.1, когда выбран вариант с документом «Табель».

1. Откройте раздел Зарплата и найдите журнал табелей (пункт может называться Табели — одна из редких оговорок по названию). Нажмите Создать.
2. Укажите месяц и подразделение. Если нужно по всей организации — оставьте подразделение пустым и подберите сотрудников вручную.
3. Нажмите Подбор или Заполнить — программа подтянет сотрудников выбранного подразделения с их графиками.
4. Проверьте, что подтянулись именно те сотрудники и те графики, которые действуют в этом месяце. Уволенные в середине месяца должны закрыться датой увольнения.
5. Пройдитесь по дням. В верхней части ячейки — буквенный код (вид времени), в нижней — количество часов. Для явки это обычно Я и число часов (например, 8).
6. Там, где факт отличается от плана, исправьте вручную: проставьте сверхурочные, ночные часы, фактические смены.
7. Проверьте итоги по строке: сумма отработанных дней и часов должна сходиться с ожидаемой нормой (с учётом отклонений).
8. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения данные табеля участвуют в расчёте зарплаты за месяц. Документ «Начисление зарплаты и взносов» возьмёт из него фактическое время вместо планового.

Буквенные коды и автоматическое заполнение

Коды явок и неявок в 1С соответствуют унифицированным формам Т-12 и Т-13. Основные, которые встречаются чаще всего:

Полный список кодов — в указаниях к формам Т-12/Т-13. Выдумывать свои обозначения не нужно: 1С подставляет коды сама, исходя из вида времени.

Автозаполнение. Когда вы нажимаете Заполнить, программа раскладывает по дням плановое время из графика (код Я), выходные (В) и уже введённые отклонения: дни отпуска встанут как ОТ, дни больничного — как Б, командировка — К. Ручного труда остаётся немного: только то, что программа знать не может, — фактические переработки, недоработки, замены смен.

Если автозаполнение проставило не те коды, проверьте в такой последовательности:

• заполнен ли производственный календарь на месяц;
• действует ли график сотрудника в этом периоде;
• проведены ли документы-отклонения (отпуск, больничный) и попадают ли их даты в месяц табеля.

Иногда организации нужен свой вид времени — например, отдельно выделить работу вахтовым методом или простой. Виды времени и их буквенные обозначения хранятся в справочнике видов использования рабочего времени; туда можно добавить собственный код, если типовых не хватает. Но без реальной необходимости плодить коды не стоит: чем их меньше, тем меньше ошибок при заполнении и тем читаемее табель для проверяющих.

Печать формы Т-13 и выгрузка данных

Печатная форма табеля (Т-13 либо Т-12) формируется из проведённого документа. В ЗУП нажмите Печать в командной панели табеля и выберите унифицированную форму. Форму можно выгрузить в Excel стандартной кнопкой сохранения табличного документа 1С или отправить на печать напрямую.

Важный нюанс про сами формы. Унифицированные Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004) с 2013 года не обязательны — после вступления в силу Закона № 402-ФЗ о бухучёте организация вправе применять собственную форму, утверждённую в учётной политике. На практике большинство компаний продолжают использовать Т-13, потому что она привычна и уже встроена в 1С. Бюджетные учреждения применяют свою форму — 0504421.

Т-13 — это табель + расчёт оплаты. Т-12 ведут вручную без автоматизации расчёта, поэтому в 1С практически всегда выгружают именно Т-13.

Проверка табеля перед расчётом зарплаты

Перед тем как считать зарплату , сверьте табель с другими данными — это дешевле, чем пересчитывать начисления задним числом.

Что проверить:

• 🔢 Итоги по сотруднику. Отработанные дни и часы сходятся с нормой месяца минус отклонения. Для суммированного учёта сравнивайте с нормой за учётный период, а не за месяц.
• 👥 Состав сотрудников. Нет уволенных «лишних» строк и не потерялись принятые в середине месяца.
• 📄 Отклонения. Все больничные, отпуска и командировки месяца проведены и видны в табеле соответствующими кодами.

Для контроля удобны штатные отчёты раздела Зарплата: отчёт по отработанному времени и расчётные листки. Если в расчётном листке время не совпадает с табелем — значит, расчёт зарплаты сделан до проведения табеля либо отклонение введено после. Перепроведите начисление зарплаты.

Отдельно держите в голове сверку с графиком: расхождение «план по графику против факта по табелю» — это и есть основание для оплаты сверхурочных или удержания за недоработку.

Табель и обмен данными с другими программами

Если расчёт зарплаты ведётся в ЗУП, а бухучёт — в 1С:Бухгалтерии, при синхронизации между ними передаются суммы начислений, удержаний и проводки, а не сам табель. Документ табеля остаётся в ЗУП, и повторно вводить его в Бухгалтерии не нужно. Это частый источник путаницы: бухгалтер ищет табель в БП и не находит, хотя всё корректно — данные уже «свёрнуты» в суммы.

Для автоматической загрузки отметок о приходах и уходах из системы контроля доступа (СКУД) типового механизма в коробке нет — такие данные переносят в табель сторонней обработкой или вводят вручную по сводной ведомости. Поэтому при большом штате со сложным графиком заранее договоритесь, кто и в каком формате отдаёт данные о фактическом времени в 1С.

Частые ошибки при заполнении табеля

Собрали сбои, из-за которых табель расходится с зарплатой. Почти все лечатся проверкой исходных данных, а не правкой табеля вручную.

Ещё одна типичная история — суммированный учёт. Норму времени здесь считают за весь учётный период. Если сравнивать факт с месячной нормой, почти всегда будут мнимые переработки и недоработки. Настройте график как суммированный и задайте длину учётного периода.

Частые вопросы