Транспортная накладная в 1С: от справочников до печати и ЭТрН

Транспортная накладная в 1С печатается из документа отгрузки: в УТ 11 и КА 2 — из реализации или из задания на перевозку, в БП 3.0 — из реализации через меню Печать. Чтобы форма вышла заполненной, а не с пустыми графами, нужно заранее настроить три вещи: реквизиты сторон, транспорт с водителем и вес номенклатуры.

Ниже порядок, который работает для действующей формы ТН из Правил перевозок грузов (постановление Правительства № 2200). Если в печатной форме нет граф о типе владения транспортным средством — у вас устаревший релиз с формой до 2021 года, и начинать надо с обновления.

Что подготовить в справочниках до первой транспортной накладной

ТН собирает данные из нескольких справочников сразу. Пустая графа в печатной форме почти всегда означает пустое поле в одном из них.

📋 Что проверить перед настройкой:

• 🏢 Организация — полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон. Это раздел «Грузоотправитель», если вы отгружаете сами.
• 🤝 Контрагент-покупатель — ИНН, КПП, адрес и телефон. Без телефона графа контактов у грузополучателя останется пустой.
• 📍 Адрес доставки — если товар везут не на юридический адрес, заведите отдельный адрес доставки в контактной информации партнёра.
• 🏭 Склад — фактический адрес склада. Он попадает в место погрузки. Юридический адрес организации на его место не подставляется.
• 🚚 Перевозчик — если возит сторонняя компания, заведите её как контрагента с полными реквизитами.
• ⚖️ Номенклатура — вес и объём единицы хранения. Без них масса брутто в ТН будет нулевой.

Вес и объём номенклатуры

Откройте карточку номенклатуры и заполните вес единицы хранения. Для штучного товара это вес одной штуки в килограммах, для товара в упаковках — вес упаковки.

Если полей веса и объёма в карточке нет, включите их в настройках раздела НСИ: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → НСИ — группа настроек номенклатуры. После включения поля появятся в карточке.

Пример: 40 коробок по 12,5 кг дают массу брутто 500 кг. Программа считает её сама, если вес коробки заполнен.

Включаем доставку и заводим транспорт в УТ 11 и КА 2

В типовых УТ 11 и КА 2 водитель и машина попадают в ТН через механизм доставки. Пока он выключен, в документах просто нет полей для транспорта.

Шаг 1. Включить управление доставкой

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Найдите группу «Доставка» и установите флажок Управление доставкой.
3. Закройте форму. В разделе Склад и доставка появятся команды для работы с заданиями на перевозку и справочник транспортных средств.

Шаг 2. Завести транспортные средства

Справочник транспортных средств открывается из раздела Склад и доставка (группа настроек и справочников).

Для каждой машины заполните:

1. Регистрационный номер — он печатается в разделе «Транспортное средство».
2. Марку и модель.
3. Грузоподъёмность в тоннах и объём кузова в кубометрах.
4. Тип: тягач, прицеп или полуприцеп — если возите автопоездом, прицеп заводят отдельной позицией.

Действующая форма ТН требует указать тип владения машиной: собственность, совместная собственность супругов, аренда, лизинг или безвозмездное пользование. Если в вашем релизе этот реквизит не заполняется автоматически, его вписывают в макете печатной формы перед печатью.

Шаг 3. Водители и экспедиторы

Водитель выбирается из справочника физических лиц. Для ТН нужны ФИО и контактный телефон, у штатного водителя — ещё ИНН.

Сторонний перевозчик со своими водителями — отдельный случай. Его водителей не обязательно заводить как физлиц: ФИО можно дописать при печати, а перевозчика указать контрагентом.

Документ-основание: отгрузка, перемещение и задание на перевозку

Откуда печатать ТН, зависит от конфигурации и от того, кто везёт груз.

Отгрузка покупателю

1. Создайте Реализацию товаров и услуг (обычно на основании заказа клиента).
2. На вкладке «Доставка» выберите способ доставки. Для ТН подходят варианты доставки «нашими силами» или «силами перевозчика».
3. Укажите адрес доставки и, при необходимости, время.
4. Проведите документ.

При самовывозе ТН формально оформляет перевозчик покупателя. Многие склады всё равно печатают её из 1С и вписывают данные машины покупателя вручную.

Перемещение между своими складами

Если склады у одной организации, но разнесены по адресам и товар везут машиной, ТН нужна и для перемещения. Документ Перемещение товаров в УТ 11 и КА 2 включается в задание на перевозку так же, как реализация.

Грузоотправитель и грузополучатель в такой накладной — одна и та же организация. Различаются только адреса погрузки и выгрузки: их берут из карточек складов. Поэтому фактические адреса складов должны быть заполнены обязательно.

Задание на перевозку

Задание на перевозку объединяет несколько отгрузок в один рейс:

1. Откройте Склад и доставка и перейдите к списку заданий на перевозку.
2. Создайте новое задание, укажите транспортное средство, водителя и экспедитора, если он есть.
3. На вкладке распоряжений подберите реализации и перемещения, которые едут этим рейсом.
4. Задайте дату и время выезда.
5. Проведите задание.

После этого печать ТН из задания подставит одну машину и одного водителя во все накладные рейса. На каждую реализацию выйдет своя ТН — общей накладной на весь рейс форма не предусматривает.

Печать транспортной накладной и настройка печатной формы

Как напечатать

1. Откройте проведённую реализацию или задание на перевозку.
2. Нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная».
3. Проверьте форму на экране до отправки на принтер.
4. Распечатайте нужное число экземпляров.

ТН оформляют минимум в трёх экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Количество копий удобно сразу задать в окне печати, а не жать на принтер трижды.

Правка перед печатью

Сформированная форма — это табличный документ. Его можно отредактировать прямо на экране: дописать оговорки, сопроводительные документы, номер пломбы.

Такие правки разовые и в базу не сохраняются. Если одно и то же приходится дописывать каждый раз, правьте не форму, а данные в справочниках или макет.

Изменение макета

Для постоянных изменений — например, логотипа, особой надписи или реквизита, которого нет в типовой форме, — есть два пути.

Не снимайте конфигурацию с поддержки ради правки одной печатной формы. Это усложнит все последующие обновления, а задачу решает внешняя форма или расширение.

Разделы о грузе: масса, места, упаковка и опасность

Раздел «Груз» в ТН — тот, к которому чаще всего придираются при проверке на дороге. Программа заполняет его из табличной части документа, но не всё.

Что подставляется автоматически:

• 📦 наименование груза — из номенклатуры документа;
• ⚖️ масса брутто — как произведение количества на вес единицы;
• 📐 объём — из объёма номенклатуры, если он заполнен.

Что чаще всего приходится уточнять:

• 🗃️ количество грузовых мест — 1С не знает, сколько коробок вы сложили на паллету. Если груз идёт на поддонах, местом считается поддон;
• 🎁 вид упаковки — коробки, мешки, паллеты, навалом;
• ☣️ класс опасности — для опасных грузов по ДОПОГ. Типовая форма в номенклатуре такого реквизита обычно не берёт, поэтому для опасных грузов нужна доработка или ручное заполнение;
• 🧾 сопроводительные документы — сертификаты, ветеринарные документы, реквизиты товарной накладной или УПД.

Наименование груза можно давать обобщённо. Если в реализации 200 позиций, в ТН не обязательно перечислять каждую: допустимо «товары бытовой химии» с общей массой и числом мест. Такая настройка требует правки макета или ручного редактирования формы.

Масса нетто и брутто

В номенклатуре обычно указывают один вес. Если для перевозки важна разница между нетто и брутто, решите, какой вес вносить. Для ТН нужен вес с упаковкой, то есть брутто.

Пример: 60 банок краски по 2,7 кг нетто и 3 кг брутто. В ТН должно стоять 180 кг (60 × 3), а не 162 кг (60 × 2,7).

Электронная транспортная накладная через ЭДО

ЭТрН — это та же ТН, только в электронном виде, по формату ФНС и с подписями всех участников. Данные из неё попадают в государственную систему ЭПД через операторов информационных систем.

Как устроен обмен

Электронная накладная состоит из титулов. Каждый участник подписывает свой:

1. Грузоотправитель формирует первый титул и подписывает его.
2. Перевозчик подтверждает приём груза к перевозке.
3. Грузополучатель подтверждает получение.
4. Перевозчик фиксирует сдачу груза.

Подписание идёт КЭП. Поэтому подключиться к ЭТрН должны все стороны, а не только вы.

Что нужно настроить в 1С

1. Подключить 1С-ЭДО или другого оператора, который работает с ЭТрН: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → настройки обмена электронными документами.
2. Убедиться, что у оператора подключена услуга электронных перевозочных документов. Обычный обмен УПД её не включает.
3. Проверить, что контрагент и перевозчик тоже работают с ЭТрН. Пока хотя бы одна сторона на бумаге, рейс оформляют бумажной ТН.
4. Обновить конфигурацию до релиза с поддержкой ЭТрН. В старых релизах формат электронной ТН отсутствует.

Отправка идёт из документа-основания так же, как для УПД. Справочные данные нужны те же, что для бумажной ТН: пустой вес или номер машины не дадут сформировать титул.

Почему ТН выходит с пустыми или неверными полями

Ошибки при настройке транспортной накладной повторяются. Найдите свой симптом:

После любой правки справочников переформируйте ТН. Уже открытая печатная форма не обновляется сама.

Частые вопросы