Как задать учётную политику организации в УТ 11.5

Учётная политика в 1С:Управление торговлей 11.5 собирается из двух мест: справочника учётных политик организации (там система налогообложения и применяемые ставки НДС) и функциональных опций раздела НСИ и администрирование (там метод оценки запасов, учёт внеоборотных активов, настройки финансового результата). Пока эти параметры не заданы, документы либо не проводятся, либо считают себестоимость неверно.

УТ 11.5 ведёт управленческий и оперативный учёт, а также учёт НДС для целей налогообложения. Полного регламентированного бухучёта по счетам плана счетов здесь нет — для этого данные выгружают в 1С:Бухгалтерию. Поэтому «учётная политика» в УТ — это в первую очередь правила оценки запасов и затрат, а не формирование бухгалтерских проводок.

Ниже — по разделам: где лежат настройки, что выбрать для метода оценки, как включить учёт ОС, как настроить НДС и чем закрывается месяц.

С чего начать: раздел настроек и учётная политика организации

Почти все параметры учёта задаются в одном разделе — НСИ и администрирование. Он открывается из левого меню программы. Внутри настройки сгруппированы по блокам: Предприятие, Финансовый результат и контроллинг, Казначейство, Склад и доставка, Закупки, Продажи и другим.

Многие возможности в УТ включаются функциональными опциями — это флажки, которые открывают или скрывают целые блоки документов и настроек. Если нужного документа или поля нет в интерфейсе, почти всегда причина в том, что соответствующая опция выключена. Поэтому настройку учёта начинают именно с функциональных опций, а не с ввода документов: сначала включают то, что компания ведёт, и только потом работают.

Сама учётная политика привязана к организации. Список учётных политик и карточку организации найдёте в блоке НСИ и администрирование → Предприятие → Организации. Открыв организацию, перейдите к её учётной политике — там задаются:

• 📌 система налогообложения — ОСНО или УСН (от неё зависит, начисляется ли НДС);
• 📌 применяемые ставки и порядок учёта НДС;
• 📌 метод оценки стоимости товаров (дублирует общую настройку, применяется к этой организации).

Для каждой организации в базе должна быть своя учётная политика. Если ведёте несколько юрлиц, у них могут быть разные системы налогообложения и разные ставки НДС — это нормально.

Метод оценки стоимости товаров: ФИФО или средняя

Это ключевая настройка учётной политики для торговой базы. Она определяет, по какой стоимости списываются товары при продаже и как считается себестоимость.

Метод задаётся в блоке НСИ и администрирование → Финансовый результат и контроллинг. Доступны варианты:

При средней за месяц до закрытия месяца себестоимость считается ориентировочно, а точное значение фиксируется регламентной операцией. При ФИФО программа ведёт учёт по партиям поступления.

Менять метод оценки можно только с начала нового периода. Смена метода в середине месяца приводит к противоречиям в расчёте себестоимости по уже проведённым продажам.

Там же, в финансовом результате, включается при необходимости обособленный учёт себестоимости — по заказам, сделкам или назначениям. Он нужен не всем: включайте, только если действительно разделяете себестоимость по объектам, иначе лишняя детализация замедлит расчёт и усложнит сверку.

Метод оценки работает в связке со складским учётом. Если на складах включена ордерная схема (приёмка и отгрузка оформляются отдельными ордерами), товар попадает в расчёт себестоимости только после того, как проведён финансовый документ поступления, а не сам ордер. Это частая причина «нулевой» себестоимости: ордер есть, а поступление ещё не оформлено. Поэтому решение о методе оценки принимают вместе с настройкой складского учёта, а не отдельно.

Учёт внеоборотных активов: основные средства и НМА

По умолчанию блок внеоборотных активов выключен — торговой компании он часто не нужен. Если планируете вести в УТ приобретение, принятие к учёту и амортизацию основных средств, включите соответствующую функциональную опцию в блоке НСИ и администрирование → Финансовый результат и контроллинг.

После включения в программе появятся документы по внеоборотным активам: поступление, принятие к учёту, начисление амортизации. Для каждого объекта указываются срок полезного использования и способ начисления амортизации.

Что важно учитывать по этому блоку:

• 🔹 УТ ведёт внеоборотные активы в управленческом контуре — для полного регламентированного учёта ОС по ФСБУ 6/2020 данные всё равно передаются в Бухгалтерию;
• 🔹 нематериальные активы (НМА) учитываются по тем же принципам, что и ОС, если нужно отражать их в затратах через амортизацию;
• 🔹 амортизация попадает в расходы и влияет на финансовый результат — поэтому её настраивают до закрытия первого месяца с ОС.

Если основных средств у компании нет или они учитываются только в Бухгалтерии, этот блок можно не включать — лишние документы в интерфейсе ни к чему.

Финансовый результат и распределение расходов

Блок Финансовый результат и контроллинг отвечает не только за себестоимость товаров, но и за то, как собираются и распределяются прочие расходы и доходы.

Здесь настраивается:

• учёт прочих доходов и расходов — статьи, по которым они собираются;
• правила распределения расходов на себестоимость товаров или на направления деятельности;
• ведение учёта по направлениям деятельности, если нужно видеть прибыль в разрезе магазинов, складов или видов бизнеса.

Направления деятельности — удобный инструмент, когда внутри одного юрлица несколько по сути разных бизнесов. Расходы и доходы распределяются по ним по заданным правилам, и в отчёте о финансовом результате прибыль видна отдельно по каждому направлению.

Отдельный момент учётной политики — валюта управленческого учёта и работа с валютными операциями. Если компания покупает или продаёт в валюте, в настройках задают валюту управленческого учёта, а программа пересчитывает валютные остатки и обязательства, формируя курсовые разницы. Курс берётся из загруженных курсов валют, поэтому их регулярная загрузка — тоже часть корректного учёта, хотя формально и не входит в справочник учётной политики.

Настройка НДС и системы налогообложения

Параметры НДС связаны с системой налогообложения организации. Если выбрана УСН, НДС по реализации не начисляется (за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом). При ОСНО работает полный учёт НДС: счета-фактуры, книга продаж, книга покупок.

Основные моменты настройки:

1. В учётной политике организации укажите систему налогообложения — от неё зависит доступность начисления НДС.
2. Задайте применяемые ставки НДС, которые использует организация.
3. Настройте выписку счетов-фактур — порядок нумерации и момент формирования.
4. При раздельном учёте (облагаемые и необлагаемые операции) включите соответствующий механизм, чтобы входящий НДС распределялся корректно.

Для розницы и авансов учёт НДС имеет особенности: НДС с полученных авансов начисляется в момент получения оплаты, а при отгрузке принимается к вычету. В УТ это отражается автоматически при корректно заполненной учётной политике и проведённых документах оплаты и реализации.

Книга продаж и книга покупок в УТ 11.5 формируются на основе проведённых счетов-фактур и регламентных документов по НДС. Если в книге продаж не хватает реализаций, проверяйте, выписаны ли по ним счета-фактуры и проведены ли документы отгрузки — пропуск одного из шагов оставляет операцию вне книги. Полную декларацию по НДС, как правило, формируют уже в Бухгалтерии после переноса данных, но первичный учёт налога ведётся здесь.

Регламентные операции и закрытие месяца

Пока месяц не закрыт, себестоимость и финансовый результат в УТ считаются предварительно. Точные значения формирует обработка закрытия месяца.

Найдёте её в блоке Финансовый результат и контроллинг. Обработка выполняет по порядку:

1. расчёт себестоимости товаров по выбранному методу оценки;
2. распределение расходов на себестоимость и направления деятельности;
3. начисление амортизации внеоборотных активов (если блок включён);
4. расчёт НДС и формирование регламентных документов по налогу;
5. формирование финансового результата за период.

Порядок шагов важен: себестоимость нельзя рассчитать, пока не распределены расходы, а финансовый результат — пока не посчитана себестоимость. Поэтому запускают всю процедуру целиком, а не отдельные операции вразнобой.

После закрытия сверяйте результат по отчётам: валовая прибыль, финансовый результат, себестоимость товаров. Если видите нулевую или отрицательную себестоимость по позициям — почти всегда причина в том, что продажа прошла раньше поступления или поступление не проведено.

Полезно закрепить за закрытием месяца ответственного и фиксированный день — например, когда вся первичка за период уже внесена. Повторный запуск после проведения забытого документа не ломает данные, но каждая перепроводка нагружает базу, поэтому практичнее закрывать период один раз по готовности.

Если данные из УТ переносятся в 1С:Бухгалтерию, выгрузку делают уже по закрытому периоду — тогда в бухгалтерскую базу попадают окончательные суммы себестоимости и НДС, а не предварительные. Выгружать незакрытый месяц смысла нет: цифры ещё изменятся при расчёте.

Частые ошибки при настройке

Ошибки в учётной политике проявляются не сразу, а при закрытии месяца или в отчётах. Самые типичные:

• 🔸 Нет учётной политики на нужную дату. Документы начала года не проводятся или считают себестоимость по старым правилам. Решение — завести запись политики с корректной датой начала.
• 🔸 Метод оценки сменили в середине месяца. Себестоимость по ранним продажам и поздним расходится. Менять метод только с 1-го числа месяца.
• 🔸 Продажа раньше поступления. При ФИФО и средней себестоимость уходит в ноль или минус. Проверяйте последовательность документов и проводите поступления вовремя.
• 🔸 Включили лишние блоки учёта. Обособленная себестоимость или учёт по направлениям без реальной потребности замедляют закрытие месяца . Оставляйте только то, что используете.

Частые вопросы