Как включить и настроить оповещения в 1С 8.3

Почти все оповещения в 1С 8.3 на платформе «Такси» собираются в одном разделе — Администрирование → Органайзер. Там подключают учётную запись почты по SMTP, включают отправку SMS, а личные напоминания живут отдельно под значком колокольчика. Рассылки отчётов по расписанию настраивают в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.

Каналов несколько, и для каждого своё место. Почта шлёт письма контрагентам и уведомления о задачах, SMS — короткие оповещения на телефон, напоминания напоминают лично вам о событии по документу, рассылки отправляют готовые отчёты в заданный час. Ниже — как включить каждый канал, как устроена очередь отправки и кто имеет право всё это настраивать.

Какие каналы оповещений работают в 1С

Прежде чем настраивать, стоит понять, какой канал за что отвечает — тогда не придётся включать всё подряд.

Почта — опорный канал: на ней держатся и ручные письма, и автоматические рассылки, и уведомления из бизнес-процессов. С неё и начнём.

Шаг за шагом: учётная запись почты и SMTP

Отправка писем работает только после того, как в базе заведена учётная запись с параметрами исходящего сервера (SMTP). Порядок такой:

1. Откройте Администрирование → Органайзер и включите флажок Почтовый клиент (в некоторых релизах — «Почта»).
2. Перейдите по ссылке Учётные записи электронной почты и нажмите Создать.
3. Укажите адрес и пароль. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail это не пароль от ящика, а отдельный пароль приложения — обычный пароль SMTP-сервер отклонит.
4. Нажмите Далее. Система попробует определить настройки автоматически. Если не вышло — переключитесь на ручной ввод и задайте сервер, порт и шифрование вручную.
5. Снимите пробное письмо кнопкой проверки и убедитесь, что оно дошло.

Параметры исходящего сервера для популярных ящиков:

Порт 25 многие провайдеры и хостинги блокируют — если письма не уходят, в первую очередь меняйте порт на 465 с SSL.

Та же учётная запись может и принимать письма — тогда дополнительно задают параметры входящего сервера по протоколу IMAP или POP3 (у Яндекса это imap.yandex.ru, порт 993, SSL). Но для уведомлений важна именно исходящая часть: раздача писем идёт через SMTP, и если нужна только отправка, входящий сервер можно не заполнять.

Напоминания, рассылки отчётов и уведомления о задачах

Когда почта работает, можно подключать сценарии, которые отправляют оповещения сами.

Личные напоминания. Привязываются к объекту: откройте документ, контрагента или задачу и задайте напоминание с датой и временем. В назначенный момент сработает всплывающее уведомление, а все активные напоминания видны по значку колокольчика на панели и в списке Напоминания. Это локальный механизм — он не шлёт письма, а подсказывает лично вам в сеансе.

Напоминание можно сделать повторяющимся — например, «каждый месяц 20-го числа заплатить аванс по налогу». Сработавшее напоминание разрешается отложить на выбранный срок, и тогда оно всплывёт снова. Привязка к сроку документа удобна для контроля оплат: напоминание встанет по дате из поля «Оплата до».

Рассылки отчётов. Подсистема отправляет готовый отчёт получателям по расписанию. Включите её в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки (флажок «Рассылки отчётов»), затем в появившемся списке создайте рассылку:

• выберите один или несколько отчётов и их варианты;
• укажите получателей — список адресов или группу;
• задайте расписание (например, каждый будний день в 9:00);
• выберите способ доставки: письмом, в сетевую папку или на FTP;
• укажите формат вложения (PDF, Excel, таблица).

Несколько приёмов, которые пригодятся на практике:

• Архив с паролем. Вложения можно упаковать в архив и закрыть паролем — тогда отчёт с зарплатой не прочитает случайный получатель.
• Персональная рассылка. Если в отчёте есть отбор по получателю, каждому уйдёт свой экземпляр — например, менеджеру только его клиенты. Это настраивается в самой рассылке.
• Доставка в папку вместо почты. Для архива отчётов удобно складывать их в сетевой каталог, а не слать письмом.

Рассылки удобны для регулярной отчётности руководителю: остатки на складе утром, выручка за день вечером. Готовую рассылку можно запустить и вручную кнопкой, не дожидаясь расписания, — удобно для проверки перед первым запуском.

Уведомления о задачах и согласованиях. Если в конфигурации включена подсистема «Задачи и бизнес-процессы», исполнитель получает оповещение о новом поручении или документе на согласование. Способ доставки (всплывающее окно в программе или письмо) задаётся в настройках соответствующей подсистемы. В чистой Бухгалтерии этот механизм обычно выключен, в Комплексной автоматизации и ERP — используется активно.

Отправка SMS и оповещения через мессенджеры

SMS в 1С отправляются через стороннего оператора рассылок — встроенного шлюза у программы нет.

Порядок включения:

1. В Администрирование → Органайзер найдите блок настроек отправки SMS и включите его.
2. Выберите провайдера из списка поддерживаемых операторов (SMS-агрегаторы: SMS Центр, SMS.RU и другие).
3. Введите логин и пароль или API-ключ, которые выдал оператор в личном кабинете.
4. Отправьте тестовое сообщение на свой номер.

После этого SMS можно слать контрагенту прямо из карточки или встроить отправку в сценарий — например, уведомление клиенту об отгрузке. Каждое сообщение стоит денег и списывается с баланса у оператора, поэтому SMS держат для действительно важных оповещений — код, факт платежа, напоминание о долге, — а массовые рассылки уводят на почту.

Мессенджеры. Готовой кнопки «отправить в Telegram» или WhatsApp в типовых конфигурациях нет. На практике применяют три подхода:

• Через SMS-оператора. Многие агрегаторы доставляют сообщения не только по SMS, но и в Viber или Telegram — тогда настройка та же, что для SMS, меняется только канал в кабинете оператора.
• Через веб-API и расширение конфигурации . Отправку в мессенджер оформляют HTTP-запросом к API бота или сервиса, а вызов добавляют расширением, не трогая типовую конфигурацию .
• Через отдельные продукты вроде 1С:Мессенджер или 1С-Коннект — это самостоятельные решения со своими настройками.

Выбор зависит от задачи: для разовых уведомлений клиентам хватит канала оператора, для глубокой интеграции с ботом нужен веб-API и программист.

Как устроена очередь и журнал отправки писем

Письма из 1С уходят не мгновенно. Их формирование и отправка идут фоном через регламентное задание «Отправка исходящих писем». Поэтому письмо сначала попадает в очередь, а сервер отправляет его при ближайшем запуске задания.

Где смотреть и чем управлять:

• Список исходящих писем показывает каждое письмо и его статус: «Черновик», «В очереди», «Отправлено», «Ошибка». Отсюда же письмо с ошибкой можно отправить повторно.
• Регламентные и фоновые задания — Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания. Здесь видно, включено ли задание отправки, когда оно отработало в последний раз и с какой ошибкой завершилось.

Если письма копятся в статусе «В очереди» и не уходят, проверьте по порядку: включено ли регламентное задание, не упало ли оно с ошибкой аутентификации, доступен ли SMTP-сервер с этого компьютера или сервера.

Точный текст ошибки отправки пишется в журнал регистрации — Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отфильтруйте его по важности «Ошибка» за нужный период: там видно, отклонил ли сервер пароль, закрыт ли порт или сервер вовсе недоступен. По формулировке в журнале чинить быстрее, чем гадать.

Права доступа и безопасность оповещений

Настройку почты и рассылок стоит отделить от повседневной отправки писем.

• Разделяйте роли. Заводить и менять учётные записи почты, включать рассылки — право администратора. Рядовому пользователю достаточно права отправлять письма с общего ящика. Разграничивается через профили групп доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
• Используйте служебный ящик. Для автоматических рассылок заведите отдельный почтовый адрес вроде 1c@вашдомен.ru, а не личную почту сотрудника. Уволится человек — рассылки не встанут.
• Пароль приложения, а не основной. Для подключения давайте 1С пароль приложения с правом только на отправку. Его в любой момент можно отозвать, не меняя основной пароль ящика.
• Ограничьте список получателей рассылок. Отчёты с выручкой и зарплатой не должны уходить за пределы круга тех, кому они положены по регламенту компании.

Пароль учётной записи хранится в базе в зашифрованном виде, но доступ к настройкам всё равно держите у ограниченного круга лиц.

Типичные ошибки при настройке

Большинство сбоев — на этапе подключения SMTP. Вот что встречается чаще всего и как это чинить.

Частые вопросы