Как начислить годовую премию сотрудникам в программах 1С

Годовую премию в 1С начисляют отдельным видом начисления: в 1С:ЗУП 3.1 — документом Премия в разделе Зарплата, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — через документ Начисление зарплаты с добавленным видом «Премии». До первого расчёта нужно включить премии в составе начислений и задать показатель, по которому программа посчитает сумму (фиксированная, процент от оклада или от базы за год).

Разница между конфигурациями простая. Если в штате больше 60 человек или есть сложные схемы премирования — считайте в ЗУП и переносите результат в бухгалтерию обменом. Если учёт зарплаты ведётся прямо в Бухгалтерии (небольшой штат) — настраивайте начисление там. Порядок настройки в обеих программах один: вид начисления → показатель → документ → проверка проводок, НДФЛ и взносов.

Момент начисления тоже важен. Годовую премию часто считают после того, как подведён финансовый результат года, поэтому выплата нередко приходится уже на следующий год. В 1С это не проблема: премию начисляют в том месяце, когда она фактически назначена приказом, а период, за который она выплачена, указывают отдельным полем. От месяца начисления зависит, в какой отчётный период попадёт премия в среднем заработке и в налоговой отчётности.

Что нужно подготовить до начисления

Годовая премия — это не просто сумма «от руководителя». Чтобы она прошла в расходы по налогу на прибыль, выплата должна опираться на внутренние документы. Без них премию придётся учитывать за счёт собственных средств.

Производственная премия уменьшает налог на прибыль только если она предусмотрена трудовым или коллективным договором либо положением о премировании (ст. 255 НК РФ). Премии к юбилею, празднику и прочие, не связанные с результатами труда, в расходы не идут (п. 21, 22 ст. 270 НК РФ) — это ключевая развилка, от неё зависит и счёт учёта, и настройка в 1С.

Унифицированная форма приказа Т-11 (Т-11а для списка сотрудников) с 2013 года необязательна — организация вправе применять свой бланк. Главное, чтобы в приказе были период, за который начислена премия, основание и конкретные суммы или процент.

Включение премий в составе начислений

По умолчанию в новой базе вид начисления «Премия» может быть отключён. Сначала разрешаем премии.

В 1С:ЗУП 3.1: Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, закладка «Прочие начисления», установите флажок «Премии». После этого в справочнике начислений (Настройка → Начисления) появятся предзаполненные виды: премия фиксированной суммой и премия процентом.

В 1С:Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел «Расчёт зарплаты» — убедитесь, что включён флажок, разрешающий начисления помимо оклада. Затем откройте список Начисления и создайте новый вид или проверьте имеющуюся «Премию».

Настройка вида начисления: НДФЛ, взносы, средний заработок

В карточке вида начисления «Премия» важны четыре блока. Ошибка здесь тянется во все последующие расчёты.

• Назначение начисления — «Премия». Это управляет тем, как сумма попадёт в средний заработок и расчётные листки.
• Код дохода НДФЛ. Для годовой производственной премии — код 2002 (премии за производственные результаты). Для премий за счёт прибыли или целевых средств — код 2003.
• Страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами» для производственной премии.
• Налог на прибыль — «Учитывается в расходах на оплату труда по статье пп. 2, ст. 255 НК РФ» для производственной премии; «Не включается в расходы» — для непроизводственной.

Отдельно задаётся способ расчёта: фиксированной суммой, процентом (тогда понадобится показатель) или произвольной формулой. Для годовой премии процентом удобнее показатель «Процент годовой премии» — его значение вводят разово на период.

Ввод показателей и расчёт в 1С:ЗУП 3.1

Если премия считается процентом или по формуле, сначала заведите показатель. Откройте Настройка → Показатели расчёта зарплаты, создайте показатель (например, «Процент годовой премии» или «Сумма годовой премии»), укажите, что он числовой и действует в определённый период.

Показатели в ЗУП бывают постоянными (действуют до отмены) и разовыми (на один период). Для годовой премии процентом обычно хватает разового значения, которое вводят один раз в месяце начисления. Если премия считается как процент от заработка за год, базу задают настройкой показателя — например, «Начислено по окладу за период». Для фиксированной суммы показатель не нужен: сумму вписывают прямо в документ.

Значение показателя вводят документом Данные для расчёта зарплаты либо прямо в документе премии. Дальше:

1. Перейдите в Зарплата → Премии и нажмите «Создать».
2. Выберите вид премии (фиксированной суммой или процентом) — от этого зависит набор полей.
3. Укажите месяц начисления и период, за который выплачивается годовая премия.
4. Подберите сотрудников кнопкой заполнения списком или по подразделению.
5. Введите сумму или процент (для процента программа возьмёт базу согласно настройке показателя).
6. Проверьте колонку НДФЛ и сумму к выплате, проведите документ.

Дата получения дохода для НДФЛ по премии — день фактической выплаты (с 2023 года это правило действует для всех доходов, не только для зарплаты). Поэтому НДФЛ с годовой премии удерживается при её выплате, а не «последним днём месяца».

Выплату оформляют ведомостью (Выплаты → Ведомость в банк или в кассу), выбрав в основании «Премия». Так программа корректно удержит и зафиксирует НДФЛ к перечислению. Если годовую премию платят не отдельно, а вместе с зарплатой за месяц, в ведомости выбирают выплату зарплаты — премия подтянется в общую сумму, но НДФЛ по ней всё равно определится по дате этой ведомости.

Отдельно стоит решить, начисляется годовая премия всем одинаково или по-разному. Если суммы индивидуальны, удобнее вид «фиксированной суммой» и ручное заполнение; если всем положен единый процент — вид «процентом» с одним показателем на весь список. Смешивать оба подхода в одном документе не стоит: это усложняет проверку.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте

В бухучёте премия отражается по дебету счёта затрат и кредиту 70. Счёт затрат зависит от того, где занят сотрудник, и от характера премии.

Счёт затрат программа берёт из способа отражения зарплаты в учёте. В ЗУП 3.1 он задаётся в справочнике способов отражения и назначается начислению, подразделению или сотруднику; в Бухгалтерии 3.0 — в настройках начисления и в способах отражения зарплаты. Если для премии нужен особый счёт (например, 91.02), создайте отдельный способ отражения и привяжите его к виду начисления «Премия».

В налоговом учёте производственная премия попадает в расходы на оплату труда той же суммой — при условии, что в карточке начисления выбран нужный вариант по налогу на прибыль. Непроизводственная премия в расходы не идёт: в налоговом учёте сумма по счёту 91.02 не принимается, возникает постоянная разница.

Проводки в ЗУП формирует документ Отражение зарплаты в бухучёте, который затем переносится в Бухгалтерию обменом. Если учёт ведётся прямо в Бухгалтерии — проводки создаёт документ Начисление зарплаты при проведении.

При работе в связке ЗУП + Бухгалтерия порядок такой: в ЗУП начислили премию и заполнили Отражение зарплаты в бухучёте, затем выполнили синхронизацию. В Бухгалтерии данные приходят документом с теми же суммами, и проводки появляются уже на стороне бухгалтерской базы. Руками проводки по премии в Бухгалтерии в этом случае не создают — иначе суммы задвоятся. Если премия в бухгалтерской базе легла не на тот счёт, правьте не проводку, а способ отражения в ЗУП и повторяйте выгрузку.

НДФЛ и страховые взносы с годовой премии

Годовая премия облагается НДФЛ в полном объёме по общей ставке. Отдельных льгот для премий нет. Налог удерживается при выплате и перечисляется в единый срок в составе ЕНП.

Страховые взносы на производственную премию начисляются в обычном порядке. С 2023 года действует единый тариф: ориентировочно 30% с выплат в пределах единой предельной базы и 15,1% — с сумм сверх неё (точные величины предельной базы проверяйте на текущий год). Отдельно начисляются взносы на травматизм в СФР (бывший ФСС) по тарифу организации — ориентировочно от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска.

Проверить, что НДФЛ и взносы с премии посчитаны и попали в отчётность, удобно по расчётному листку сотрудника и по отчётам раздела «Налоги и взносы»: анализ НДФЛ и анализ взносов. Суммы премии должны отражаться в 6-НДФЛ (в периоде выплаты) и в РСВ.

Типичные ошибки при начислении премии

Ошибки с годовой премией почти всегда сводятся к неверным настройкам вида начисления и к путанице с датой дохода.

Ещё одна частая ситуация — дубль начисления, когда премию завели и в документе Премия, и в Начислении зарплаты. Для годовой премии используйте один документ, иначе сумма и взносы задвоятся. Проверить задвоение просто: сформируйте расчётный листок сотрудника и свод по зарплате за месяц — премия должна встречаться там один раз и ровно той суммой, что в приказе.

Перед закрытием месяца сверьте начисленную премию с суммой из приказа и убедитесь, что по ней есть и НДФЛ, и взносы, и бухгалтерская проводка. Если премия производственная, но в налоговом учёте не попала в расходы — вернитесь в карточку вида начисления и исправьте настройку по налогу на прибыль до того, как закроете период.

Частые вопросы