Первый запуск 1С на микропредприятии: с чего начать

Отдельного продукта с названием «1С:Микропредприятие» в линейке нет. Микробизнес работает в обычной 1С:Бухгалтерии 8 (коробочной или облачной), просто включает меньше разделов и часто выбирает упрощённый учёт. Настройка сводится к четырём вещам: указать организацию и систему налогообложения, выбрать учётную политику, ввести остатки и подключить сервисы — банк и отчётность.

Микропредприятие по закону — это компания или ИП со среднесписочной численностью до 15 человек и доходом до 120 млн рублей в год (ст. 4 закона № 209-ФЗ). Такой бизнес вправе вести бухучёт упрощёнными способами, а ИП бухучёт не ведут вообще — им достаточно налогового учёта. Это влияет на то, какие флажки вы включите на старте.

Ниже — порядок действий для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В облачной версии пути те же, отличается только вход.

С чего начать: организация и система налогообложения

Первое, что программа просит при первом запуске, — реквизиты организации. Откройте Главное → Реквизиты организации (если ведёте несколько юрлиц — Главное → Организации и кнопка создания).

Заполните по порядку:

1. Вид — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей и отчётов.
2. ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП) — программа подтянет часть данных автоматически, если подключена интернет-поддержка.
3. Банковский счёт — реквизиты расчётного счёта для платёжек и выписок.
4. Подписи — руководитель, главбух и кассир. Их 1С подставляет в печатные формы.

Дальше — ключевой шаг. Откройте Главное → Налоги и отчёты и выберите систему налогообложения: ОСН, УСН «Доходы», УСН «Доходы минус расходы», для ИП дополнительно — патент. Для микробизнеса чаще всего это УСН.

После выбора режима в этом же разделе появятся ставки налога, параметры расчёта и настройки для патента, если он есть.

Функциональность: убираем лишние разделы

Микропредприятию не нужны производство, валютные операции или розница с эквайрингом. Чтобы интерфейс не был перегружен, откройте Главное → Функциональность.

Здесь два режима:

• Основная — минимум разделов для типового учёта: банк, касса, покупки, продажи, зарплата в простом виде. Для большинства микрокомпаний этого хватает.
• Полная — все возможности программы. Включайте, только если точно будете вести склад с партиями, комиссию или производство.

На вкладках Банк и касса, Запасы, Торговля, Производство включайте флажки точечно. Отключённую функциональность не трогайте, если по ней уже есть документы или остатки — 1С не даст её выключить и предупредит об этом.

Учётная политика и упрощённый учёт

Учётная политика — это правила, по которым 1С делает проводки. Откройте Главное → Учётная политика.

Для микропредприятия важны несколько пунктов:

• Способ оценки МПЗ — по средней или ФИФО. Средняя проще для небольшого ассортимента.
• Методы учёта затрат — для торговли и услуг обычно хватает упрощённого варианта без распределения косвенных расходов по сложным базам.
• Упрощённые способы бухучёта — право вести учёт упрощённо закреплено в ч. 4 ст. 6 закона № 402-ФЗ. На практике это сокращённый план счетов и возможность не применять часть ПБУ.

Если вы ИП, отдельная учётная политика по бухучёту не нужна: предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учёта (ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Им настраивают только налоговый учёт — КУДиР формируется автоматически на основании первичных документов.

На общей системе (ОСН) в учётной политике добавляются вопросы, которых нет на упрощёнке: порядок начисления НДС, момент признания выручки, а также амортизация основных средств. Для ОС задайте срок полезного использования и способ начисления — линейный способ проще всего и совпадает в бухгалтерском и налоговом учёте, что убирает временные разницы. На УСН эти настройки либо не нужны, либо заполняются по упрощённым правилам.

Менять учётную политику внутри года без причины не стоит: 1С привяжет новые правила к началу периода и может переформировать проводки по уже проведённым документам. Если смена действительно нужна (например, сменился налоговый режим), делайте это с начала нового года.

Ввод начальных остатков и заполнение справочников

Если вы переходите на 1С не с момента регистрации бизнеса, а переносите действующий учёт, нужно ввести остатки на дату начала работы в программе.

Для этого есть Главное → Помощник ввода остатков. Порядок такой:

1. Укажите дату ввода остатков — это последний день периода, предшествующего началу учёта в 1С (например, 31 декабря, если начинаете с января).
2. Выбирайте счёт в списке и по ссылке открывайте форму ввода. Остатки вводятся по каждому счёту: товары на 41, деньги на 51 и 50, расчёты с контрагентами на 60 и 62, задолженность по зарплате на 70.
3. Проверьте, что документы ввода остатков сформировали движения, а итоговый баланс сошёлся.

Параллельно заполните основные справочники — без них документы не провести:

• Контрагенты — поставщики и покупатели. При подключённой интернет-поддержке реквизиты подтягиваются по ИНН.
• Номенклатура — товары, услуги, материалы. Для каждой позиции укажите вид и счёт учёта.
• Статьи затрат и статьи движения денежных средств — программа предлагает типовой набор, его обычно достаточно.

Проверить ввод проще всего оборотно-сальдовой ведомостью: откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость на дату ввода остатков. Актив и пассив должны сойтись, а вспомогательный счёт ввода остатков (000) — закрыться в ноль. Если на счёте 000 осталось сальдо, значит где-то не хватает проводки по дебету или кредиту — ищите счёт с перекосом и дозаполняйте.

Зарплата и кадры для небольшого штата

Для микропредприятия с несколькими сотрудниками зарплату удобно считать прямо в 1С:Бухгалтерии — отдельная программа не нужна.

Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты и выберите, где ведётся учёт:

• В этой программе — подходит, пока сотрудников немного и начисления простые (оклад, премия, отпуск, больничный).
• Во внешней программе — если вы ведёте расчёт в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию загружаете только проводки.

Дальше настройте:

1. Начисления и удержания — оклад создаётся по умолчанию, остальные виды добавляете по мере необходимости.
2. Параметры НДФЛ и взносов — программа заполняет их по действующим ставкам, вам нужно проверить применяемые вычеты.
3. Карточки сотрудников — ФИО, СНИЛС, ИНН, данные для вычетов, реквизиты для перечисления.

Страховые взносы с 2023 года уплачиваются единым тарифом, а ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР) — отчётность в 1С уже перестроена под него. Для микро- и малых предприятий действует пониженный тариф взносов на часть зарплаты сверх МРОТ — проверьте, что в настройках организация отмечена как субъект МСП.

Кадровые документы в бухгалтерии тоже есть, но в сокращённом виде: приём, перевод и увольнение оформляются, а вот воинский учёт, графики отпусков и сложное штатное расписание — нет. Для микропредприятия этого обычно достаточно: приняли сотрудника, завели оклад, дальше ежемесячно начисляете зарплату документом «Начисление зарплаты», а НДФЛ и взносы считаются автоматически.

Если штат растёт или появляются сложные начисления (сдельная оплата, вахта, северные надбавки), переходите на 1С:Зарплату и управление персоналом — в базовой бухгалтерии таких механизмов нет.

Торговля и склад без лишнего

Микробизнесу с закупками и продажами возможностей 1С:Бухгалтерии обычно хватает: приход товара, реализация, учёт по складам и партиям.

Включите на вкладке Главное → Функциональность → Запасы учёт по складам, если товар хранится в нескольких местах. Основные документы:

• Поступление (акт, накладная) — раздел Покупки. Приходует товар и формирует задолженность перед поставщиком.
• Реализация (акт, накладная) — раздел Продажи. Списывает товар и начисляет выручку.
• Счёт покупателю и Счёт-фактура — там же, для документооборота и НДС на ОСН.

Для розницы с кассовым аппаратом в бухгалтерии есть упрощённый блок, но полноценная касса ОФД, эквайринг и дисконтные программы — это уже 1С:Розница или 1С:Управление нашей фирмой. Если торговля сложнее, чем «купили — продали», склад лучше вести в УТ, а в бухгалтерию переносить итоги.

Цены номенклатуры в бухгалтерии ведутся упрощённо — через документ установки цен или вручную в самой реализации. Полноценных видов цен, скидок по условиям и прайс-листов с историей, как в 1С:Управление торговлей, здесь нет. Если бизнесу нужна гибкая ценовая политика, это ещё один довод в пользу связки «УТ для торговли + бухгалтерия для учёта».

Банк и электронная отчётность

Чтобы не вбивать платёжки и выписки вручную, настройте обмен с банком. Два варианта:

• 1С:ДиректБанк — прямой обмен с банком из программы, без файлов. Подключается в карточке банковского счёта, если ваш банк его поддерживает.
• Обмен через файлы (1C:Клиент-Банк) — выгрузка платёжных поручений в файл и загрузка выписки обратно. Универсальный способ, работает с любым банк-клиентом.

Настройка — раздел Банк и касса, в журнале выписок есть команды загрузки и выгрузки. При загрузке выписки 1С сама сопоставляет платежи с контрагентами и договорами по реквизитам и назначению платежа. Первое время проверяйте разнесение вручную: по новым контрагентам программе не с чем сравнивать, и строку приходится указывать вручную, зато дальше она запоминает соответствие.

Электронную отчётность подключают через Отчёты → 1С-Отчётность. Сервис позволяет сдавать декларации, расчёты по взносам, отчёты в СФР и ФНС прямо из программы по защищённым каналам. Для подключения нужна квалифицированная электронная подпись и заявление оператору — мастер в этом разделе проведёт по шагам.

Резервное копирование и обслуживание базы

Настройку завершают тем, о чём чаще всего забывают до первой потери данных, — резервными копиями.

В файловой версии откройте Администрирование → Обслуживание и в блоке резервного копирования задайте расписание: куда сохранять копию и как часто. Для микропредприятия достаточно ежедневной копии в конце рабочего дня на отдельный диск или в облако.

В клиент-серверной версии резервные копии обычно делает администратор средствами СУБД — уточните это у того, кто обслуживает сервер.

Регламентные операции, которые стоит включить в том же разделе Обслуживание:

• Удаление помеченных объектов — очищает базу от ошибочных документов, но запускать его нужно, когда в базе никто не работает .
• Контроль и обновление версии — следите за выходом новых релизов конфигурации, чтобы формы отчётности оставались актуальными. Обновление всегда делайте по свежей резервной копии и в момент, когда в базе никто не работает.
• Свёртка базы — к ней прибегают через несколько лет, когда база разрастается и тормозит: старые периоды сворачиваются до остатков. Микропредприятию это обычно не нужно годами.

Частые вопросы