Коды доходов, ставки, вычеты и учёт налога: что проверить в программе, чтобы НДФЛ считался верно

Чтобы настроить НДФЛ в 1С, достаточно четырёх вещей: указать код дохода в карточке каждого начисления (Настройка → Начисления в ЗУП 3.1, Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления в Бухгалтерии 3.0), задать налоговый статус сотрудника, внести заявления на вычеты и подтверждать выплату зарплаты в ведомостях. Ставки по прогрессивной шкале вручную не вводятся: программа берёт их из законодательства, обновлённого вместе с релизом.

Где именно настраивать, зависит от того, кто считает зарплату. Если её считают в ЗУП, а Бухгалтерия только принимает проводки, все настройки НДФЛ делают в ЗУП. Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии 3.0, налог настраивают в ней. Дублировать настройки в обеих программах не нужно — это частая причина расхождений.

Подготовка: где ведётся учёт и что обновить до настройки

Перед тем как трогать начисления, проверьте три вещи. Без них остальные настройки дадут неверный результат.

• 🔄 Релиз программы. Ставки, лимиты вычетов и коды доходов меняются законами. Старый релиз посчитает налог по прошлогодним правилам, и никакая ручная настройка этого не исправит.
• 🏢 Регистрация в налоговом органе. В карточке организации (Настройка → Организации) указаны КПП и ОКТМО. Если есть обособленные подразделения со своей постановкой на учёт, у каждого должна быть своя регистрация. От неё зависит, в какой 6-НДФЛ попадёт доход сотрудника.
• 🔗 Схема учёта зарплаты в Бухгалтерии. В Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты выбрано, где ведётся расчёт: «В этой программе» или «Во внешней программе». При внешнем расчёте блок НДФЛ в Бухгалтерии работает только на приём проводок.

1. Коды доходов в начислениях: базовая настройка

Код дохода НДФЛ задают не в сотруднике, а в виде расчёта — в начислении. Каждое начисление в зарплате должно иметь код, иначе доход не попадёт в налоговую базу и в 6-НДФЛ.

Как задать код дохода в ЗУП 3.1

1. Откройте Настройка → Начисления.
2. Выберите начисление, например «Оплата по окладу», и откройте карточку.
3. Перейдите на вкладку Налоги, взносы, бухучет.
4. В блоке НДФЛ выберите вариант «Облагается» и укажите код дохода.
5. Если у дохода есть необлагаемая часть, выберите код вычета (например, для материальной помощи).
6. Запишите карточку.

В Бухгалтерии 3.0 порядок тот же: карточка начисления, поле кода дохода НДФЛ и при необходимости код вычета.

Какие коды ставить на частые начисления

Начисления, которые НДФЛ не облагаются

Для пособий по уходу за ребёнком до полутора лет, пособий по беременности и родам и компенсаций в пределах норм выбирают вариант «Не облагается». Код при этом не указывают. Такие суммы не попадают в 6-НДФЛ.

2. Ставки налога и резидентство сотрудника

Ставку определяет налоговый статус, а внутри статуса — сумма доходов с начала года. Сами ставки в справочниках не правят.

Шкала, которую применяет программа

С 2025 года для резидентов по доходам от работы действует шкала:

Пример: сотрудник к ноябрю получил 2 300 000 руб., в ноябре начислено 200 000 руб. Из них 100 000 руб. облагаются по 13% (13 000 руб.), ещё 100 000 руб. — по 15% (15 000 руб.). Итого налог за месяц 28 000 руб. Программа делает такое разделение сама, если доходы с начала года в базе есть.

Дивиденды и часть «особых» доходов облагаются отдельно, по двухступенчатой шкале 13% и 15%. Их программа учитывает в отдельной налоговой базе, если на начислении стоит правильный код.

Где указать налоговый статус

В ЗУП 3.1 откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке НДФЛ. Там есть история налогового статуса: резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист, иностранец с патентом, гражданин ЕАЭС и другие. Новый статус вводят с даты, с которой он действует.

Что важно для практики:

• 🌍 Нерезидент платит 30% с большинства доходов от работы по найму. Исключения — ВКС, иностранцы на патенте, граждане стран ЕАЭС и некоторые другие категории: для них применяется шкала как для резидентов.
• 🔁 Смена статуса в течение года. Если сотрудник стал нерезидентом (провёл за пределами России больше 183 дней за 12 месяцев), налог пересчитывается с начала года. Программа пересчитает его при следующем расчёте зарплаты после записи нового статуса.
• 🪪 Иностранец с патентом. Фиксированные авансовые платежи по патенту уменьшают налог. Работодатель уменьшает налог на основании уведомления из налоговой — его регистрируют в программе отдельным документом.

3. Налоговые вычеты в карточке сотрудника

Вычеты в 1С не «включаются галочкой». Их вводят документами на основании заявлений и уведомлений, и программа применяет их при каждом расчёте зарплаты.

Стандартные вычеты на детей

Вычеты на детей вводят документом-заявлением на вычеты. Его можно открыть из карточки сотрудника по ссылке НДФЛ или из раздела Налоги и взносы.

Суммы вычетов с 2025 года:

• 👶 первый ребёнок — 1 400 руб. в месяц;
• 👶 второй ребёнок — 2 800 руб. в месяц;
• 👶 третий и каждый следующий — 6 000 руб. в месяц;
• ♿ ребёнок-инвалид — 12 000 руб. родителю, 6 000 руб. опекуну или попечителю, дополнительно к вычету по очерёдности.

Вычеты действуют, пока доход сотрудника с начала года не превысит 450 000 руб. Программа следит за лимитом сама и перестаёт давать вычет с месяца превышения.

Заполняя заявление, укажите код вычета для каждого ребёнка, месяц начала и месяц окончания. Окончание ставьте по году достижения ребёнком 18 лет или 24 лет, если он учится очно. Без даты окончания вычет будет предоставляться бесконечно.

Имущественные и социальные вычеты

Их работодатель даёт только по уведомлению из налоговой. В программе регистрируют уведомление о праве на вычет: год, номер, дату, код налоговой и сумму. С месяца получения уведомления вычет начинает уменьшать базу.

Если уведомление пришло в середине года, работодатель возвращает излишне удержанный налог с начала года. Программа рассчитает переплату и покажет её в возврате НДФЛ.

4. Регистры НДФЛ: как контролировать базу

Расчёт НДФЛ в ЗУП 3.1 хранится в регистрах накопления. Знать их нужно, чтобы понимать, откуда 6-НДФЛ берёт цифры.

Удержание и подтверждение выплаты

С 2023 года дата получения зарплаты — это дата выплаты. Поэтому налог в ЗУП считается удержанным, только когда выплата подтверждена.

Работает это так:

1. Начисление зарплаты исчисляет налог.
2. Ведомость на выплату (в банк, через кассу, на карты) фиксирует сумму к удержанию.
3. Когда деньги ушли, в ведомости отмечают, что выплата подтверждена.
4. Только после этого налог попадает в удержанный и в 6-НДФЛ.

Неподтверждённая ведомость — самая частая причина, по которой в 6-НДФЛ не хватает удержанного налога. Перед сдачей отчёта пройдите по журналу ведомостей и найдите неподтверждённые.

Отчёты для сверки

В ЗУП 3.1 для контроля налога есть отчёты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы:

• 📊 Регистр налогового учёта по НДФЛ — налоговая карточка сотрудника: доходы по месяцам и кодам, вычеты, налог. Его обязан вести каждый налоговый агент.
• 📊 Анализ НДФЛ по месяцам — сводная картина по организации: исчислено, удержано, перечислено.

Расхождения точечно правят документом «Операция учета НДФЛ». Это ручная корректировка регистров, поэтому в комментарии записывайте причину. Перед правкой убедитесь, что ошибку нельзя исправить в исходном документе: перепроведение исходника правильнее, чем ручной слой поверх него.

5. Отражение НДФЛ в бухгалтерском учёте

Налог в бухгалтерском учёте отражают одной основной проводкой. В Бухгалтерии 3.0 она формируется при проведении документа начисления зарплаты или при загрузке данных из ЗУП.

Передача из ЗУП в Бухгалтерию

В ЗУП данные для бухучёта собирает документ «Отражение зарплаты в бухучете». В нём есть суммы НДФЛ по сотрудникам и подразделениям. После синхронизации документ появляется в Бухгалтерии и при проведении формирует проводки по 68.01.

Если в Бухгалтерии нет проводок по налогу, проверьте:

• ✅ проведено ли отражение зарплаты в ЗУП за этот месяц;
• ✅ прошла ли синхронизация и нет ли ошибок в её журнале;
• ✅ проведён ли загруженный документ в Бухгалтерии.

Налоговый учёт и ЕНП

НДФЛ платят единым налоговым платежом. Работодатель подаёт уведомление об исчисленных суммах: за период с 1 по 22 число — до 25 числа, за период с 23 по последнее число месяца — до 3 числа следующего месяца. Уплата — до 28 числа и до 5 числа соответственно.

Особый срок — в декабре: налог за 23–31 декабря платят не позже последнего рабочего дня года, и уведомление за этот период подают в тот же день. Если сроки уплаты попали на выходной, они переносятся на ближайший рабочий день.

6. Отчётность по НДФЛ и персонифицированные сведения

6-НДФЛ

В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 расчёт формируется в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность (в Бухгалтерии — Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты). Нажмите Создать, найдите 6-НДФЛ, укажите организацию, период и, если регистраций несколько, КПП и ОКТМО. Затем Заполнить.

Сроки сдачи:

В годовой расчёт включаются справки о доходах и суммах налога по каждому сотруднику — приложение к 6-НДФЛ. Прежняя отдельная форма 2-НДФЛ для налоговой больше не сдаётся.

Справка для сотрудника

Сотруднику по заявлению выдают справку о доходах и суммах налога физического лица. В ЗУП её формируют в разделе Налоги и взносы из списка справок НДФЛ: укажите сотрудника, год и при необходимости регистрацию в налоговом органе.

Персонифицированные сведения

Персонифицированные сведения о физических лицах сдают в ФНС ежемесячно, до 25 числа. В них нет НДФЛ, только выплаты и страховые взносы. Но заполняются они из тех же начислений, поэтому ошибка в настройке начисления часто «выстреливает» сразу в двух отчётах.

Если НДФЛ считается неверно: где искать причину

Частые вопросы