Как отправлять сотрудникам расчетные листки на почту прямо из 1С:ЗУП 3.1

Рассылка расчетных листков в 1С ЗУП 8.3 настраивается через стандартный механизм «Рассылки отчетов»: включаете его в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, подключаете учетную запись почты, а затем из отчета «Расчетный листок» создаете персональную рассылку. Каждый сотрудник получает только свой листок на адрес из карточки, по расписанию, например 5-го числа за прошлый месяц.

Есть и другие варианты: выгрузить листки в PDF и разослать вручную, распечатать или открыть сотрудникам личный кабинет. Почта из 1С удобна, когда людей от 20 и больше, у всех есть рабочий или личный ящик и не хочется тратить полдня на печать и раздачу.

Подготовка: что проверить до настройки рассылки

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях зарплаты (статья 136 ТК РФ). Форма листка утверждается локальным актом. Электронную отправку стоит закрепить там же: в положении об оплате труда или отдельном приказе укажите, что листки направляются на электронную почту, и соберите адреса.

Перед настройкой пройдитесь по списку:

• 📧 Адреса сотрудников. Они берутся из контактной информации. Откройте карточку сотрудника, ссылку Адреса, телефоны, и заполните поле электронной почты. Пустой адрес — листок просто не уйдет.
• 🔐 Согласие на обработку данных. В листке зарплата, удержания, алименты — это персональные данные. Отправка на личный ящик в публичном почтовом сервисе должна быть предусмотрена согласием или локальным актом (152-ФЗ).
• 📮 Почтовый ящик-отправитель. Лучше отдельный корпоративный, например zp@company.ru, а не личная почта бухгалтера.
• 👤 Права. Настраивать рассылки должен пользователь с полными правами или с ролью на рассылку отчетов.
• ✅ Закрытый месяц. Рассылать имеет смысл только после того, как начисление и выплата за месяц проведены и проверены.

Учетная запись электронной почты в 1С ЗУП 8.3

Программа отправляет письма через SMTP-сервер вашей почты. Учетная запись создается в Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты. Если в базе уже настроена «Системная учетная запись», ее можно использовать, но надежнее завести отдельную под зарплату.

Порядок:

1. Нажмите Создать и введите адрес и пароль ящика.
2. Программа попробует подобрать настройки сервера сама. Если не получилось — включите ручной режим и заполните параметры SMTP.
3. Отметьте, что учетная запись используется для отправки писем.
4. Нажмите кнопку проверки настроек. Должно прийти тестовое письмо, без ошибок авторизации.

Типичные параметры популярных сервисов:

У бесплатных ящиков есть суточный лимит писем. Для 30–50 сотрудников его хватает с запасом, а на штат в несколько сотен человек лучше корпоративный домен: публичный сервис может временно заблокировать отправку как массовую.

Расчетный листок: какой вариант отчета отправлять

Отправляется обычный отчет «Расчетный листок» из раздела Зарплата → Отчеты по зарплате. Сначала сформируйте его вручную за прошлый месяц по одному-двум сотрудникам и проверьте, что видит человек.

Что настроить в самом отчете:

• Вариант. У отчета несколько вариантов: стандартный, с дополнительными полями, компактный. Выберите тот, который закреплен вашим локальным актом.
• Отбор по организации. Если в базе несколько юрлиц, а рассылка нужна только по одному — поставьте отбор сразу.
• Период. Для автоматической отправки задайте не конкретный месяц, а стандартный период Прошлый месяц. Тогда рассылка 5 ноября возьмет октябрь, 5 декабря — ноябрь, и настройку не придется трогать.

Сохраните настроенный вариант под понятным именем, например «Листок для рассылки». Его потом удобно выбрать в карточке рассылки и не сбить случайно при ручной работе с отчетом.

Как настроить рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3

Шаг 1. Включить рассылки отчетов

Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки и установите флажок «Рассылки отчетов». Рядом появится ссылка на список рассылок. Без этого флажка команда рассылки в отчетах не видна.

Шаг 2. Создать рассылку из отчета

1. Откройте «Расчетный листок» и выберите сохраненный вариант.
2. В командной панели отчета нажмите Ещё → Рассылка отчетов → Создать рассылку (или создайте ее из списка рассылок и добавьте туда отчет).
3. Назовите рассылку: «Расчетные листки — ООО Ромашка».
4. Проверьте, что в табличной части стоит нужный отчет и вариант, а формат вложения — PDF. Его откроют на любом телефоне, а исправить цифры в нем нельзя.

Шаг 3. Сделать рассылку персональной

Это главное место настройки. Обычная рассылка отправит всем один и тот же отчет, то есть листки всех сотрудников сразу. Так делать нельзя.

1. Выберите тип рассылки «Персональная» — каждый получатель получает отчет, отфильтрованный по нему самому.
2. В поле получателей укажите тип «Сотрудники» и вид контактной информации — электронная почта.
3. Откройте настройки отчета внутри рассылки и в отборе по сотруднику поставьте значение «Получатель рассылки». Именно эта связка подставляет в листок конкретного человека.
4. В списке получателей добавьте сотрудников вручную или подбором. Уволенных и тех, кто просил бумажный листок, не включайте.

Перед первым запуском обязательно проверьте отбор по получателю: ошибка здесь означает, что зарплату всего штата увидит каждый.

Шаг 4. Защитить вложение паролем

На закладке доставки включите упаковку файлов в ZIP-архив и задайте пароль архива. Пароль один на всю рассылку, поэтому его сообщают сотрудникам отдельно, лично или через мессенджер, но не в том же письме.

Тему и текст письма напишите сами. Например: тема «Расчетный листок за [период]», текст «Добрый день! Во вложении ваш расчетный листок. Вопросы — в бухгалтерию, тел. 123». Шаблонные поля периода и получателя подставляются автоматически, список доступных параметров виден в редакторе текста письма.

Шаг 5. Задать расписание

1. Включите выполнение по расписанию и откройте настройку расписания.
2. Выберите ежемесячное повторение и день месяца, который идет после выплаты зарплаты. Если зарплата выплачивается 3-го, ставьте 4-е или 5-е.
3. Укажите время в рабочие часы, например 10:00, чтобы бухгалтер успел увидеть ответы и возвраты писем.
4. Запишите рассылку.

Проверка и первый запуск рассылки листков

Не отправляйте первую рассылку сразу всему штату. Порядок проверки такой:

1. Скопируйте рассылку и оставьте в копии одного получателя — себя или коллегу, у которого в карточке указан ваш тестовый ящик.
2. Запустите ее командой выполнения из списка рассылок.
3. Откройте письмо: архив распаковывается паролем, внутри листок одного человека, период правильный, суммы совпадают с ведомостью.
4. Повторите с двумя-тремя реальными сотрудниками, предупредив их заранее.
5. После этого включите всех и запустите основную рассылку.

Чтобы убедиться, что ушло всем, откройте журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по событиям рассылки отчетов. Там видны успешные отправки и ошибки по конкретным получателям.

Автоматическая отправка: регламентное задание и файловая база

Рассылка по расписанию выполняется регламентным заданием. Его видно в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания: для каждой рассылки с расписанием создается свое задание.

Как оно отработает, зависит от варианта базы:

В файловой базе задание не сработает, если в назначенное время программа ни у кого не открыта. Поэтому для файловых баз ручной запуск надежнее, а расписание — только как напоминание.

Еще несколько полезных настроек:

• Несколько организаций. Сделайте отдельную рассылку на каждую: свой отбор, свой отправитель, своя тема письма.
• Межрасчетные выплаты. Отпускные и больничные не требуют отдельной рассылки: они попадут в листок за месяц.
• Копия себе. Добавьте в получатели ответственного бухгалтера через отдельную обычную рассылку со всеми листками, если нужен архив отправленного.

Почему расчетные листки не уходят на почту

Другие способы передать листки сотрудникам

Почтовая рассылка — не единственный вариант. Сравнение:

Для ручного варианта сформируйте «Расчетный листок» по всем, затем сохраните результат кнопкой сохранения в PDF. Для отдельных людей удобнее формировать с отбором по сотруднику и сохранять каждый файл отдельно.

1С:Кабинет сотрудника публикует листок в личном кабинете и мобильном приложении. Сотрудник видит его сразу после закрытия месяца, а бухгалтеру не нужно хранить пароли и адреса. Кроме листков, через кабинет запрашивают справки и подают заявления на отпуск.

Частые вопросы