Как оформить выемку денег из кассы ККМ в 1С:Розница 8.3 и не получить расхождение

Выемку в 1С:Розница кассир делает прямо в рабочем месте кассира (РМК): открывает дополнительные операции, выбирает выемку, вводит сумму — программа создаёт документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и печатает на кассовом аппарате нефискальный чек выемки. Деньги при этом уходят из остатка кассы ККМ в операционную кассу магазина. Чтобы всё работало, заранее настраивают три вещи: кассу ККМ с подключённым оборудованием, операционную кассу магазина и права кассира.

Выемка не уменьшает выручку смены и не является расходом денег организации. Если остаток кассы ККМ в программе к вечеру не сходится с ящиком, почти всегда виновата пропущенная или неверно датированная выемка либо внесение.

Что такое выемка и в каких случаях её делают

Выемка — это изъятие наличных из денежного ящика кассы ККМ без продажи и без возврата. Это не расход денег предприятия, а перемещение: купюры переходят из-под ответственности кассира к старшему кассиру или администратору.

Типичные поводы:

• 💰 Лимит в ящике. В ящике скопилась крупная сумма, и её убирают в сейф в середине смены — на случай ограбления или недостачи.
• 🌙 Конец смены. Перед закрытием смены изымают выручку, оставляя размен на завтра (или не оставляя ничего).
• 🏦 Инкассация. Деньги нужно передать инкассатору, а сначала их собирают из всех касс ККМ в операционную кассу.
• 🔄 Смена кассира. Один кассир сдаёт ящик, второй принимает с нуля.

Обратная операция — внесение: в начале дня в ящик кладут размен, и оформляется документ внесения денежных средств в кассу ККМ. Пара «внесение утром — выемка вечером» и держит остаток кассы ККМ в программе равным тому, что лежит в ящике.

Подготовка: кассы, оборудование и права кассира

До первой выемки проверьте настройки. Без них документ либо не создастся, либо проведётся, но чек не напечатается.

Касса ККМ и операционная касса

В 1С:Розница два вида касс, и путать их нельзя:

Оба справочника находятся в разделе НСИ (или Администрирование, в зависимости от релиза) — проще всего найти их через Главное меню → Все функции или поиском по разделам. Проверьте:

1. У кассы ККМ указан магазин и подключаемое оборудование — фискальный регистратор или онлайн-касса.
2. В том же магазине заведена хотя бы одна операционная касса. Именно она подставится как получатель денег при выемке.
3. Если в магазине несколько операционных касс, определитесь, какая основная, — кассиры не должны выбирать её наугад.

Подключаемое оборудование

Откройте Администрирование → Подключаемое оборудование, найдите свой фискальный регистратор и нажмите Тест устройства. Если тест проходит, команда выемки тоже дойдёт до кассы. Если нет — сначала чините драйвер, иначе каждая выемка будет падать с ошибкой оборудования.

Права кассира

Выемку делает пользователь, у которого есть право создавать и проводить документ выемки. Права выдают через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа:

1. Откройте группу доступа, в которую входят кассиры.
2. Посмотрите её профиль: в нём должны быть роли на работу с РМК и кассовыми документами по кассе ККМ.
3. Проверьте, что в ограничениях доступа группы есть нужный магазин (если включены ограничения на уровне записей). Иначе кассир не увидит свою кассу ККМ.

Разумная схема для магазина с двумя-тремя кассами:

• 👤 Кассир — продажи, возвраты, внесение и выемка только по своей кассе ККМ.
• 👔 Старший кассир / администратор — плюс приходные и расходные ордера по операционной кассе, сдача в банк, исправление документов.
• 🔒 Бухгалтер или управляющий — изменение проведённых документов прошлых смен.

Выемка из рабочего места кассира: пошагово

Основной способ — из РМК, потому что только так команда выемки одновременно уходит в фискальный регистратор и выдвигает денежный ящик.

1. Откройте РМК: команда рабочего места кассира находится в разделе Продажи; многие магазины выносят её ярлыком на рабочий стол кассира.
2. Убедитесь, что кассовая смена открыта. Без открытой смены команды кассы недоступны.
3. Откройте меню дополнительных операций РМК (кнопка с функциями или многоточием на панели) и выберите Выемка.
4. Введите сумму. Удобно сначала посчитать купюры, а потом ввести точную сумму, а не «примерно 20 тысяч».
5. Если программа запрашивает операционную кассу — выберите кассу магазина, куда пойдут деньги.
6. Подтвердите операцию. Касса напечатает документ выемки, денежный ящик откроется.
7. Отдайте деньги вместе с чеком выемки старшему кассиру. Чек — это его основание принять сумму.

Пример. Утром внесли размен 3 000 ₽. За день наличными продали на 58 400 ₽, вернули покупателю 1 200 ₽. В ящике должно быть 3 000 + 58 400 − 1 200 = 60 200 ₽. Кассир делает выемку 57 200 ₽ и оставляет 3 000 ₽ на завтра. Остаток кассы ККМ в программе — 3 000 ₽, ровно как в ящике.

Выемка из бэк-офиса: когда РМК недоступен

Иногда выемку оформляют не на кассе: например, кассир забыл провести её вечером, а деньги уже в сейфе. Тогда документ создают вручную из списка кассовых документов.

1. Откройте список документов выемки: в разделе Продажи или Финансы найдите журнал кассовых документов кассы ККМ (быстрее — через поиск по разделам, введя слово «выемка»).
2. Нажмите Создать.
3. Заполните: дату и время, кассу ККМ, операционную кассу, сумму, ответственного.
4. Проведите документ.

Чем этот способ отличается от РМК:

• 🖨️ Чек выемки на кассе сам не напечатается. Если чек нужен, его печатают отдельной командой из формы документа (если касса подключена к этому компьютеру) или обходятся без него.
• ⏰ Время документа важно. Ставьте его внутри смены, к которой относится выемка, а не следующим утром.
• 📝 В комментарии напишите, почему выемка оформлена вручную. Через месяц никто не вспомнит.

Чем выемка отличается от расходного кассового ордера

Вопрос возникает постоянно: зачем отдельная выемка, если есть РКО? Ответ — это разные кассы и разные события.

Отсюда правило: выемка не заменяет РКО, а предшествует ему. Цепочка выглядит так: выемка из всех касс ККМ → деньги в операционной кассе → РКО на сдачу в банк или инкассацию.

По порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У) наличные, принятые через ККТ, приходуются в кассу организации приходным ордером — обычно одним ПКО на сумму за день. Сама выемка в течение дня кассовым ордером не оформляется: это внутренний документ магазина. Индивидуальные предприниматели кассовые документы по общему правилу могут не оформлять, но учёт выемок в программе всё равно нужен, чтобы видеть деньги по кассам.

Как выемка связана со сменой, внесением, инкассацией и ПКО

Выемка — звено цепочки документов Розницы. Если понимать цепочку, расхождения находятся за минуты.

Утро. Открытие кассовой смены → внесение размена в кассу ККМ.

День. Чеки продаж и возвратов увеличивают и уменьшают остаток кассы ККМ. Промежуточные выемки забирают излишки в сейф.

Вечер. Финальная выемка → закрытие смены → отчёт о розничных продажах. Продажи за смену уходят в учёт, деньги по выемкам уже числятся в операционной кассе.

Дальше. Из операционной кассы деньги уходят РКО: на инкассацию, в банк, в другой магазин.

Как проверить, что всё сошлось:

1. Сформируйте отчёт по движению денежных средств по кассам ККМ за день (в разделе отчётов по финансам или продажам — по слову «денежные средства»).
2. Сверьте: остаток на начало + внесения + продажи наличными − возвраты наличными − выемки = остаток на конец.
3. Остаток на конец должен совпасть с фактически оставленным в ящике разменом.

Валюта и выемка: что можно, а что нет

Сюда часто приходят с вопросом про выемку долларов или евро. Короткий ответ: из кассы ККМ валюту не изымают, потому что в ККМ она и не попадает.

• 💵 Розничные расчёты в России идут в рублях. Кассовый аппарат, онлайн-касса и фискальный накопитель работают в рублях, и чек в валюте не пробить. Принимать валюту за товар в обычной розничной торговле нельзя по валютному законодательству.
• 🏪 Касса ККМ в Рознице — рублёвая. Выемка из неё всегда в рублях.

Если в магазине всё же есть валютные наличные (например, сдача валютной выручки от другой деятельности или подотчётные суммы для зарубежной командировки), их учитывают в операционной кассе с валютой, а не в кассе ККМ, и оформляют ПКО и РКО. В типичном розничном магазине такой задачи нет, и выдумывать для неё отдельную выемку не нужно.

Ошибки при выемках и как их исправить

Ниже — ситуации, которые чаще всего приходят от кассиров и администраторов. Для каждой — причина и что делать.

Отдельно о неверной сумме. Если кассир ввёл 75 000 ₽ вместо 57 000 ₽, не нужно «компенсировать» ошибку внесением на 18 000 ₽. Внесение — это реальное поступление размена, и в отчётах появится фиктивная операция. Правильнее старшему кассиру исправить сумму в документе выемки (если смена ещё не закрыта) или отменить проведение и создать выемку заново. Чек выемки с ошибочной суммой приложите к правильному с пометкой.

Не удаляйте проведённые выемки пометкой на удаление в закрытой смене — это сдвинет остатки кассы ККМ за все последующие дни и сломает сверку с отчётами ККТ.

Частые вопросы