Задачи и бизнес-процессы в 1С: от постановки поручения до контроля сроков

Задачи в 1С работают не сами по себе — за каждой задачей стоит бизнес-процесс. Процесс задаёт маршрут (кому и в каком порядке уходит поручение), а задача — это уже конкретный пункт этого маршрута на столе у исполнителя. Чтобы начать ставить задачи сотрудникам, нужно включить подсистему совместной работы, завести пользователей как исполнителей и выбрать подходящий вид процесса.

Полнее всего механизм задач реализован в 1С:Документообороте — там это основа работы. Но сам механизм «Бизнес-процессы и задачи» входит в платформу и в библиотеку стандартных подсистем, поэтому простое «Поручение» или «Задача исполнителю» встречается и в других типовых конфигурациях. Ниже — как поднять этот механизм с нуля и довести задачу от постановки до закрытия.

Не путайте эти задачи со «Списком задач организации» в 1С:Бухгалтерии и ЗУП — там за словом «задачи» скрывается календарь регламентной отчётности (когда и какой отчёт сдавать). Это другой механизм, он не про поручения сотрудникам и настраивается отдельно. В этой инструкции речь о задачах-поручениях, которые ставят людям.

Включаем подсистему задач и готовим исполнителей

Прежде чем ставить первую задачу, настройте три вещи. Без них поручение либо некому будет адресовать, либо оно не дойдёт.

1. Пользователи. Каждый исполнитель должен быть заведён в справочнике пользователей и иметь право входа в программу. Задача, адресованная «пустому» сотруднику, повиснет.
2. Включённая совместная работа. В разделе Настройка и администрирование → Настройка программы найдите группу настроек совместной работы (процессы и задачи) и убедитесь, что использование процессов включено.
3. Рабочее время и график. Срок задачи по умолчанию считается в рабочих часах. Если производственный календарь и график не заполнены, сроки будут считаться неверно.

После этого у каждого пользователя в его рабочем столе появится список «Мои задачи» — почтовый ящик входящих поручений. Именно туда падают задачи, где он назначен исполнителем.

Отдельно решите, кто будет держать в порядке шаблоны и справочники процессов. Это не обязательно программист — чаще роль берёт на себя секретарь, делопроизводитель или руководитель подразделения.

Ставим задачу: как заполнить карточку поручения

Самый простой сценарий — поручение одному исполнителю. Открываете список Мои задачи или раздел совместной работы, создаёте процесс вида «Поручение» (в некоторых конфигурациях он называется «Задача исполнителю») и заполняете карточку.

Что в карточке важно заполнить:

• 📌 Предмет — документ, файл или мероприятие, к которому относится поручение. Можно оставить пустым, если задача ни к чему не привязана.
• 👤 Исполнитель — конкретный сотрудник или роль. Про роли — в разделе про маршрутизацию ниже.
• 📝 Описание — что именно нужно сделать. Формулируйте результатом: «подготовить акт сверки с ООО „Ромашка“», а не «акт сверки».
• ⏰ Срок — дата и время, до которого задача должна быть выполнена. От него считаются напоминания и просрочка.
• 🔁 Проверка результата — если включить, после выполнения задача вернётся автору на приёмку. Без галочки задача закроется сразу по кнопке исполнителя.

После заполнения нажимаете «Старт» (или «Запустить») — процесс стартует, и задача появляется у исполнителя. Пока процесс не запущен, это черновик: исполнитель его не видит.

Одно поручение можно адресовать сразу нескольким исполнителям. Тогда задача размножится: каждый получит свою копию и закроет её независимо. Процесс завершится, когда отметятся все.

Настраиваем виды процессов под свои сценарии

Одним поручением дело не ограничивается. В типовом механизме есть несколько видов процессов, и под каждую рабочую ситуацию подходит свой. Выбор вида — это и есть «настройка типа задачи».

Чтобы не собирать маршрут заново при каждом запуске, процессы оформляют шаблонами. В шаблоне заранее заданы: исполнители (или роли), срок относительно даты старта, текст задачи, порядок этапов. Дальше сотрудник просто выбирает нужный шаблон, подставляет предмет — и запускает.

Шаблоны ведут в настройках совместной работы (список шаблонов процессов). Начните с двух-трёх под самые частые сценарии: «Согласование договора», «Поручение по входящему письму», «Ознакомление с приказом». Остальное добавите по мере надобности.

Маршрутизация: кому и в каком порядке уходит задача

Маршрут — это ответ на вопрос «кто получит задачу и в какой последовательности». Есть три способа адресовать поручение.

По конкретному пользователю. Самый прямой вариант: указываете фамилию. Подходит для разовых задач, плохо переносит отпуска и увольнения — при смене сотрудника шаблон придётся править руками.

По роли. Вместо фамилии указываете роль — например, «Главный бухгалтер» или «Юрист по договорам». Кто сейчас числится в этой роли, тот и получит задачу. Роли развязывают маршруты от конкретных людей — это главный приём, который экономит время при любой кадровой перестановке. Сопоставление «роль → сотрудник» ведётся отдельно, и обновить его может администратор без правки шаблонов.

Условная маршрутизация. Маршрут ветвится по условию. Классический пример — согласование по сумме договора: до определённого порога визирует только руководитель отдела, выше — ещё и финансовый директор. Условие задаётся в шаблоне процесса.

Для многоэтапных согласований важен порядок прохождения:

• Последовательно — задача идёт по цепочке, каждый следующий получает её только после предыдущего. Медленнее, но виден порядок ответственности.
• Параллельно — все согласующие получают задачу одновременно. Быстрее, процесс завершается, когда отметились все (или нужное их число).
• Смешанно — часть этапов параллельно, часть последовательно. Собирается в комплексном (многоэтапном) процессе.

Пример: собираем согласование договора

Чтобы всё сошлось в одну картину, разберём живой сценарий. Задача: входящий договор должен пройти визы юриста и бухгалтера, а при сумме свыше 500 000 рублей — ещё и финансового директора. Собираем это один раз в шаблон.

1. Создаём шаблон процесса вида «Согласование» в списке шаблонов раздела совместной работы. Называем понятно: «Согласование договора».
2. Добавляем согласующих по ролям — «Юрист по договорам» и «Главный бухгалтер», а не конкретные фамилии. Если юрист уйдёт в отпуск, задача уйдёт его замещающему без правки шаблона.
3. Ставим маршрут параллельно — юрист и бухгалтер смотрят договор одновременно. Порядок между ними не важен, а параллель экономит день-два.
4. Добавляем условный этап для финдиректора: он включается в маршрут, только если сумма договора больше 500 000 рублей. Условие задаётся в шаблоне по реквизиту суммы.
5. Задаём срок — например, два рабочих дня с момента старта. Срок считается по графику, поэтому выходные в него не попадут.
6. Включаем проверку результата, чтобы после сбора виз процесс вернулся инициатору: он видит, кто согласовал, а кто отправил на доработку с замечанием.

Дальше любой сотрудник, получив договор, выбирает шаблон «Согласование договора», указывает предмет (сам договор) и нажимает «Старт». Система сама раздаёт задачи нужным людям, а при крупной сумме подключает финдиректора. Один раз настроенный шаблон снимает ручную рассылку поручений навсегда.

Контроль исполнения и закрытие задач

Поставить задачу — половина дела. Дальше её нужно довести до результата.

Исполнитель видит поручение в своём списке Мои задачи. Выполнив работу, он нажимает кнопку завершения («Выполнено» или «Задача выполнена») и при необходимости пишет комментарий или прикладывает файл-результат. Что происходит дальше, зависит от настройки:

1. Если при постановке не включалась проверка результата — задача закрывается сразу, процесс завершён.
2. Если проверка была включена — задача возвращается автору. Автор либо принимает результат (тогда процесс закрывается), либо отправляет на доработку с комментарием — и исполнитель получает задачу повторно.

Автор и руководитель контролируют ход работ, не дёргая исполнителей. Для этого в разделе совместной работы есть списки задач с отборами:

• 🔴 Просроченные — срок прошёл, задача не закрыта. Их отслеживают в первую очередь.
• 🟡 В работе — запущены, срок ещё не наступил.
• 🟢 Выполненные — закрытые задачи, остаются в истории процесса.

Если исполнитель заболел или ушёл в отпуск, задачу можно перенаправить другому сотруднику или вернуть автору. Для долгого отсутствия настраивается замещение: задачи роли автоматически пойдут тому, кто замещает. Замещение задаётся на период — по его окончании задачи снова идут основному исполнителю, вручную ничего отключать не нужно.

Руководителю удобно смотреть не отдельные задачи, а процесс целиком: кто уже отметился, на ком сейчас «висит» согласование, сколько времени ушло на каждый этап. Этот срез показывает узкие места — если договоры неделями стоят на одном и том же человеке, видно сразу.

Уведомления, напоминания и интеграция с почтой

Чтобы задачи не терялись, настройте оповещения. Без них исполнитель узнает о поручении, только когда сам откроет программу.

Внутренние уведомления. В настройках совместной работы включается рассылка оповещений о событиях: новая задача, приближение срока, просрочка, возврат на доработку. Оповещения приходят либо во встроенный центр уведомлений, либо на почту — зависит от настройки каждого пользователя.

Напоминания по сроку. Система напоминает исполнителю заранее — например, за день до срока. Интервал настраивается. Это снимает большую часть просрочек «по забывчивости».

Почта. Если в базе настроена учётная запись электронной почты, уведомления о задачах уходят исполнителям письмом. Тогда сотрудник видит поручение, даже не заходя в 1С. Настройка почты — отдельный шаг в разделе администрирования; без рабочей учётной записи почтовые уведомления просто не отправятся.

Интеграция с другими базами. В крупных внедрениях задачи ставятся не только вручную. Процесс может стартовать автоматически — при проведении документа, при поступлении входящего письма, по расписанию регламентного задания. Такая автоматизация настраивается под конкретный сценарий и обычно требует участия специалиста по внедрению, но опирается на тот же механизм процессов и задач, что вы настроили вручную.

Частые вопросы