Зарплата на карты через банк в ЗУП 3.1: от договора до подтверждения зачисления

Зарплатный проект в 1С ЗУП 8.3 настраивают в четыре шага: создают элемент справочника Выплаты → Зарплатные проекты с банком и договором, указывают этот проект как способ выплаты в карточке организации, вносят номера лицевых счетов сотрудников и выплачивают зарплату документом Выплаты → Ведомости в банк. Файл ведомости выгружают из программы и отправляют в банк через Клиент-Банк или прямой обмен.

Есть два способа перечислять зарплату безналом. Зарплатный проект подходит, когда у организации договор с банком и сотрудникам выпускают карты: один реестр, одна платёжка на всю сумму. Ведомость на счета нужна, когда человек сам выбрал другой банк и принёс реквизиты. Основной путь — зарплатный проект, а ведомость на счета пригодится для тех, кто от карты отказался.

Что такое система расчётов по банковским картам в ЗУП 8.3

«Система расчётов по банковским картам» — старое название того, что в ЗУП 3.1 называется зарплатным проектом. Так его называли в документах банков и в прежних редакциях программ. Суть одна: организация заключает с банком договор, банк открывает сотрудникам счета с картами, а бухгалтер раз в полмесяца отправляет реестр сумм.

В программе система расчётов по картам состоит из трёх частей:

• 🏦 справочник «Зарплатные проекты» — банк, номер и дата договора, формат файла обмена;
• 💳 лицевые счета сотрудников — 20-значные номера счетов физлиц (обычно начинаются на 40817), привязанные к проекту;
• 📄 ведомость в банк — документ, который собирает суммы к выплате и превращается в файл-реестр.

Без любого из трёх звеньев зарплата на карты не уйдёт. Чаще всего забывают второе: сотрудник принят, карта у него на руках, а номер счёта в базу не внесён. В ведомость он тогда просто не попадёт.

Подготовка: данные банка и договор до входа в программу

Перед настройкой соберите у банка или из договора:

1. БИК банка и, если проект ведёт конкретное отделение, его номер или код филиала.
2. Номер и дату договора на зарплатный проект.
3. Расчётный счёт организации, с которого будут уходить деньги.
4. Формат и версию файла обмена. Большинство банков принимают XML по стандарту обмена «1С» с банками по зарплатным проектам, но версию стандарта лучше уточнить у менеджера.
5. Кодировку файла, если банк её ограничивает.
6. Способ обмена: загрузка файла в интернет-банк или прямой обмен через сервис 1С:ДиректБанк, если банк его поддерживает.

Банк в карточке проекта выбирают из классификатора по БИК. Если классификатор банков в базе устарел, обновите его через интернет -поддержку. Иначе программа может не найти банк, который недавно сменил реквизиты после присоединения к другому.

Настройка зарплатного проекта и способа выплаты в 1С ЗУП 8.3

Шаг 1. Создайте зарплатный проект

1. Откройте Выплаты → Зарплатные проекты и нажмите «Создать».
2. Заполните наименование так, чтобы его было легко узнать в ведомости. Например: «Сбер, договор 12/345 от 15.03».
3. Выберите организацию. В базе с несколькими организациями у каждой свой проект, даже если банк один.
4. Укажите банк по БИК, номер и дату договора.
5. Выберите формат обмена и кодировку, которые назвал банк.
6. Если обмен идёт напрямую, а не файлом, включите в карточке обмен электронными документами с банком.
7. Запишите элемент.

Проектов может быть несколько: например, основной банк и второй для обособленного подразделения. Программа определит, через какой проект платить конкретному человеку, по его лицевому счёту.

Шаг 2. Укажите проект как место выплаты

Сам по себе проект ничего не меняет. Нужно сказать программе, что зарплату в этой организации платят на карты.

1. Откройте карточку организации: Настройка → Организации.
2. Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки» и откройте ссылку «Бухучет и выплата зарплаты».
3. В поле способа выплаты зарплаты выберите вариант с зарплатным проектом и укажите проект.

Такую же настройку можно сделать в карточке подразделения. Она перекрывает настройку организации: удобно, если один цех получает на карты, а вахтовый участок — через кассу.

Шаг 3. Проверьте, где ещё задан способ выплаты

Способ выплаты задают на трёх уровнях. Чем ниже уровень, тем он важнее:

Если в ведомость в банк кто-то не попадает, первым делом смотрите эти три места. Чаще всего способ «через кассу» остался у подразделения, созданного раньше проекта.

Как привязать зарплатные карты и лицевые счета к сотрудникам

Здесь два сценария. Выбор зависит от того, как вы договорились с банком.

Сценарий А: банк открывает счета по заявке из 1С

1. Откройте Выплаты → Открытие лицевых счетов и создайте документ.
2. Выберите зарплатный проект и добавьте сотрудников, которым нужны карты.
3. Проверьте паспортные данные, дату рождения, адрес и гражданство в карточках. Банк откажет, если чего-то нет.
4. Выгрузите файл заявки и отправьте его в банк.
5. Банк вернёт файл-подтверждение с номерами открытых счетов. Загрузите его, программа создаст документ подтверждения и запишет номера сотрудникам.

Этот путь удобен при массовом выпуске карт: в начале проекта или при приёме бригады в 20–30 человек.

Сценарий Б: номера счетов уже известны

Если сотрудники принесли реквизиты или банк прислал номера списком, внесите их вручную документом «Лицевые счета сотрудников» в разделе Выплаты. В одном документе можно указать сразу всех: сотрудник — номер счёта — дата, с которой он действует.

Когда сотрудник меняет карту или уходит в другой банк, старый счёт не удаляйте. Введите новый документ с новой датой: так останется история, по какому счёту платили в прошлые месяцы.

Ведомость в банк: формирование и проверка реестра

Как создать ведомость

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц, дату выплаты, организацию и зарплатный проект.
3. Выберите, что выплачиваете: зарплату, аванс, отпускные или межрасчётную выплату.
4. Нажмите «Заполнить». Программа подтянет всех, у кого способ выплаты — этот проект и есть действующий лицевой счёт.
5. Проверьте суммы и проведите документ.

Ведомость можно сделать и из рабочего места выплаты: если в базе включены помощники выплат, программа сама предложит создать ведомость по каждому способу выплаты после расчёта.

Что сверить перед отправкой

Ошибку в реестре дешевле поймать здесь, чем потом возвращать деньги из банка. Проверьте:

• 🔢 итог ведомости против «К выплате» в расчётной ведомости за месяц минус ранее выплаченный аванс;
• 👥 число строк против числа сотрудников, которые получают на карты: недостачу почти всегда даёт пропущенный лицевой счёт;
• 🧾 НДФЛ — в ведомости по зарплате он отражается к перечислению, а дата выплаты определяет дату удержания налога;
• 📅 дату выплаты — она должна совпадать с датой, когда банк реально спишет деньги.

Для сверки удобен отчёт «Расчетный листок» по нескольким людям и отчёт по взаиморасчётам с сотрудниками: они покажут, сколько начислено, удержано и выплачено.

Не проводите вторую ведомость на те же суммы, пока не разобрались с первой. Программа позволит выплатить человеку больше, чем начислено: «минус» по взаиморасчётам вы увидите только в отчётах.

Выгрузка файла реестра и обмен с Клиент-Банком

Выгрузка файлом

1. Откройте проведённую ведомость.
2. В командной панели документа найдите команду выгрузки файла для банка и выберите папку.
3. Программа сохранит XML-файл реестра. Имя файла и его структура задаются форматом, выбранным в карточке проекта.
4. Загрузите файл в интернет-банк в раздел зарплатных реестров.
5. Банк проверит реестр и сформирует к нему платёжное поручение на общую сумму. Либо платёжку создаёт бухгалтер, это зависит от банка.

Платёжное поручение формируют в бухгалтерской программе. Если ЗУП синхронизирован с БП 3.0, ведомость переходит в бухгалтерию, и при оформлении списания с расчётного счёта на перечисление зарплаты её выбирают в документе. Так в БП закрываются расчёты по счёту 70 и НДФЛ попадает в учёт с правильной датой.

Прямой обмен через 1С:ДиректБанк

Если банк поддерживает ДиректБанк, файлы не нужно скачивать и загружать вручную. Ведомость и заявки на открытие счетов уходят из 1С, ответы банка приходят обратно сами. Настройку обмена делают один раз по инструкции банка, обычно с электронной подписью руководителя.

Подтверждение зачисления

Банк возвращает файл с результатом: кому деньги зачислены, кому нет. Загрузите его, программа создаст документ «Подтверждение зачисления зарплаты». Незачисленные суммы останутся долгом организации перед сотрудником. Их выплачивают новой ведомостью после исправления реквизитов.

Когда сотрудник хочет получать зарплату в другом банке

По статье 136 ТК РФ работник вправе сменить банк, в который ему перечисляют зарплату. Для этого он пишет заявление с новыми реквизитами не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты. Отказать из-за того, что у организации зарплатный проект, нельзя.

В программе это выглядит так:

1. В карточке сотрудника меняют способ выплаты с зарплатного проекта на перечисление на счёт в банке.
2. Вносят банковские реквизиты сотрудника: БИК и номер счёта.
3. Его выплаты уходят уже не в ведомость в банк, а в ведомость на счета (Выплаты → Ведомости на счета). Из неё в бухгалтерии оформляют отдельное платёжное поручение на этого человека.

Если таких сотрудников много, есть смысл договориться со вторым банком и завести второй зарплатный проект. Реестром платить проще, чем десятком отдельных платёжек.

Частые вопросы