Расчёт зарплаты в 1С:ЗУП 3.1 с нуля: от учётной политики до проводок

Чтобы настроить зарплату в 1С:ЗУП 3.1, пройдите пять точек по порядку: карточка организации (учётная политика, тариф взносов, даты выплаты) → Настройка → Расчет зарплаты (состав начислений и удержаний) → графики работы → способы отражения в бухучете → приём сотрудников с плановыми начислениями. После этого расчёт месяца сводится к одному документу «Начисление зарплаты и взносов», ведомостям и отражению в бухучете.

Если пропустить хотя бы одну точку, ошибка всплывёт позже: НДФЛ не того кода, взносы по чужому тарифу, проводки на счёт 26 вместо 20. Поэтому идём строго сверху вниз: каждый следующий шаг опирается на предыдущий.

Подготовка: что проверить в карточке организации

Начните с Настройка → Организации. В карточке нужны реквизиты, которые программа использует в каждом расчёте.

На вкладке «Главное» проверьте ИНН, КПП, ОГРН, регистрацию в налоговом органе и коды СФР (бывший ФСС, с 2023 года ведомства объединены в Социальный фонд). Без них не сформируются отчёты, а часть расчётов будет блокироваться.

На вкладке «Учетная политика и другие настройки» откройте ссылку «Учетная политика». Здесь задаются:

• 🧾 вид тарифа страховых взносов — общий, для МСП, для IT-компаний и другие льготные;
• 🛡️ ставка взносов на травматизм — по уведомлению СФР, с датой начала действия;
• 📅 период действия — тариф хранится с историей, поэтому смена ставки с нового года не портит прошлые расчёты.

Там же есть ссылка «Бухучет и выплата зарплаты». В ней указывают:

1. Способ отражения зарплаты по умолчанию — для всей организации.
2. Дату выплаты зарплаты и аванса (например, 5-е и 20-е число).
3. Способ выплаты: через банк по зарплатному проекту, на счета или через кассу.

Настройка расчёта зарплаты: какие начисления и удержания включить

Раздел Настройка → Расчет зарплаты — главный переключатель. По ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» открывается форма с вкладками: почасовая оплата, премии, отпуска, удержания и другие.

Логика простая: включённый флажок создаёт в справочнике готовые виды начислений с правильными кодами НДФЛ и взносов. Выключенный — прячет всё лишнее из документов.

Включайте только то, что реально используется. Лишние флажки не ломают расчёт, но засоряют выбор в документах, и бухгалтер начинает путать похожие начисления.

Свои начисления: на что смотреть в карточке

Готовые виды расчёта лежат в Настройка → Начисления и Настройка → Удержания. Создавать своё имеет смысл, когда типового нет: например, надбавка за классность водителя или доплата за наставничество.

В карточке начисления заполните:

• ✏️ назначение и формулу — например, ОкладПоДням * 0.1, или фиксированная сумма;
• ⏱️ учёт времени — нужно ли начислять пропорционально отработанным дням;
• 🔁 повторяемость — ежемесячно, только если введено значение, или разово;
• 💰 вкладку «Налоги, взносы, бухучет» — код дохода НДФЛ, вид дохода для взносов, вхождение в базу отпускных и больничных.

Неверный код дохода — самая дорогая ошибка в справочнике начислений. Она уходит в 6-НДФЛ и РСВ и всплывает только при сверке с налоговой. Копируйте начисление с близкого типового: коды подтянутся вместе с ним.

Графики работы и производственный календарь

Без графика ЗУП не знает, сколько дней положено отработать, а значит не посчитает оклад пропорционально и не проверит табель.

Графики находятся в Настройка → Графики работы сотрудников. При первичной настройке программа создаёт «Пятидневку» на 40 часов. Под остальные режимы заведите свои:

1. Нажмите «Создать» и задайте название, понятное кадровику: «Сутки через трое, 24 ч».
2. Выберите способ заполнения: по неделям для пятидневки и шестидневки, по циклам произвольной длины для сменных графиков.
3. Укажите часы по каждому дню цикла и дату начала отсчёта.
4. Отметьте, учитываются ли праздники; для суммированного учёта задайте учётный период.
5. Нажмите «Заполнить» и проверьте итог по месяцам: часы должны сойтись с нормой.

Норму график берёт из производственного календаря. Его данные загружаются вместе с обновлением классификаторов. Если на следующий год календарь пустой, график не заполнится — обновите классификаторы через интернет -поддержку или сам релиз программы.

Счета учёта: способы отражения зарплаты в бухучете

Сам ЗУП проводок в бухучете не делает. Он готовит документ «Отражение зарплаты в бухучете», а проводки строит Бухгалтерия после синхронизации. Поэтому счета задаются заранее, через способы отражения.

Справочник открывается из Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете. Каждый способ — это счёт затрат и аналитика:

Удержание НДФЛ всегда отражается одинаково: Дт 70 Кт 68.01. Отдельный способ для него не нужен.

Где назначить способ отражения

Способ можно указать на нескольких уровнях. Программа берёт самый конкретный:

1. В карточке начисления — например, все больничные за счёт работодателя на 91.02 или 26, независимо от сотрудника.
2. У сотрудника — если он сидит в отделе продаж, но относится к производству.
3. В подразделении — удобно, когда весь цех идёт на 20 счёт.
4. В организации — значение по умолчанию для всех остальных.

Практичный приём: в организации поставьте 26 счёт, а подразделениям производства и торговли назначьте свои способы. Тогда новые сотрудники сразу попадут на правильный счёт, и вручную править почти ничего не придётся.

Ввод сотрудников и плановых начислений

Сотрудники попадают в расчёт через Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. Карточка физлица без кадрового документа зарплату не получит.

В документе «Прием на работу» для расчёта важны:

• 🏢 подразделение и должность — от них зависят способ отражения и штатное расписание;
• 📆 график работы и количество ставок;
• 💵 начисления на вкладке «Оплата труда» — оклад по дням или по часам, надбавки, их размер;
• 💳 аванс — способ расчёта аванса.

Как настроить аванс

У аванса три режима, выбор делается у каждого сотрудника:

Третий режим точнее, но требует ещё одного документа в месяце. С ним НДФЛ с аванса при выплате не удерживается: налог считается по итогам месяца при окончательном расчёте.

Перенос остатков при старте

Если вы переходите на ЗУП в середине года, загрузите начальные данные: кадровую историю, плановые начисления, данные о доходах для расчёта НДФЛ нарастающим итогом и средний заработок для отпускных и больничных. Без этих данных первый же отпуск посчитается по неполной базе, а прогрессивная ставка НДФЛ может сработать позже, чем нужно.

Закрытие месяца: расчёт, выплата и проверка результатов

Когда настройки готовы, каждый месяц повторяется одна и та же последовательность:

1. Внесите отклонения от графика: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Их создают отдельными документами до расчёта, иначе оклад начислится за полный месяц.
2. Создайте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, выберите месяц и подразделение, нажмите «Заполнить». Программа посчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы.
3. Оформите выплату: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета). НДФЛ к перечислению программа регистрирует по дате выплаты.
4. Создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц и заполните его.
5. Передайте данные в Бухгалтерию через синхронизацию (Администрирование → Синхронизация данных) и проверьте, что документ там провёлся.

Пример расчёта для проверки

Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник отработал 20 (два дня — отпуск без сохранения).

• Начислено: 60 000 × 20 / 22 = 54 545,45 ₽.
• НДФЛ 13 %: 54 545,45 × 0,13 = 7 090,91 → 7 091 ₽ (налог округляется до рубля).
• На руки: 54 545,45 − 7 091 = 47 454,45 ₽ (если аванс уже выплачен, из этой суммы его вычтут).
• Взносы по общему тарифу 30 % (до предельной базы): 16 363,64 ₽.
• Взносы на травматизм при ставке 0,2 %: 109,09 ₽.

Если цифры в документе расходятся с ручным расчётом, откройте расшифровку строки сотрудника: там видны показатели, норма и отработанные дни.

Отчёты для сверки

Перед закрытием проверьте результат в Зарплата → Отчеты по зарплате:

• 📄 Расчётный листок — все начисления, удержания и долг на конец месяца по сотруднику;
• 📊 Свод начислений, удержаний и выплат — итоги по организации, удобно сверять с оборотами 70 счёта в Бухгалтерии;
• 🧮 Анализ зарплаты по сотрудникам — разбивка для поиска выбросов.

Сумма к выплате в своде должна совпасть с ведомостями, а начисленный НДФЛ — с суммой удержанного по 68.01 в Бухгалтерии. Расхождение почти всегда означает, что документ месяца проведён после ведомостей или синхронизация прошла не полностью.

Если зарплата считается в Бухгалтерии, а не в ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 3.0 тоже есть расчёт зарплаты — для небольшого штата без сложных графиков. Логика та же, но пути другие:

В Бухгалтерии нет сменных графиков по циклам и суммированного учёта. Если они нужны или сотрудников больше нескольких десятков, переходите на ЗУП — там же отключите расчёт зарплаты в БП, чтобы не задвоить начисления.

Частые вопросы