Как сделать справку о среднем заработке в 1С ЗУП 3.1 и проверить сумму

Сначала выясните, зачем сотруднику справка: от цели зависит и форма, и содержание. Справку 182н, которую раньше носили на новое место работы для расчёта больничных, больше не выдают. С 1 января 2023 года форма утратила силу, а пособия считает Социальный фонд по своим данным.

Сегодня справку о среднем заработке чаще всего просят три адресата: служба занятости, банк и суд. Для них форма либо произвольная, либо задана самим получателем. Цифры берутся из ЗУП, и это та часть, где легко ошибиться.

Какая справка нужна вашему сотруднику

Что должно быть в справке

Для банка, суда и других получателей, у которых нет собственной формы, справку оформляют в произвольной форме. В ней должны быть:

• наименование и реквизиты организации, дата и исходящий номер;
• ФИО сотрудника, должность, дата приёма на работу;
• период, за который приведены данные, и сумма начислений по каждому месяцу;
• итог за период и средний месячный (или дневной) заработок;
• пометка, до налога или после налога указаны суммы;
• подписи руководителя и главного бухгалтера.

Справку выдают на бланке организации. Печать с 2016 года для большинства организаций необязательна.

Что случилось с формой 182н

Справка 182н служила для расчёта пособий на новом месте работы: сотрудник нёс её новому работодателю. С 1 января 2023 года пособия выплачивает и считает Социальный фонд, и ему такая справка не нужна. Если вам встретилась печатная форма с этим названием в старой базе, использовать её не нужно, а если организация всё ещё требует её, объясните, что форма отменена.

Где взять цифры в ЗУП 3.1

Есть два надёжных способа, выбирайте по ситуации.

Способ 1. Из расчёта среднего в документе

Если по сотруднику недавно оформляли отпуск, командировку или увольнение, откройте этот документ. Рядом с суммой среднего заработка стоит ссылка на расчёт. По ней откроется форма с расчётным периодом, суммами по месяцам и отработанными днями. Эти данные уже собраны программой и совпадают с тем, что она реально применила.

Способ 2. Отчётом по начислениям

Если документов нет, соберите заработок отчётом:

1. Откройте раздел Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Выберите Анализ зарплаты по сотрудникам или Анализ начислений и удержаний.
3. Задайте период, отберите нужного сотрудника, включите группировку по месяцам.
4. Сформируйте и сохраните результат в Excel.
5. Оформите справку на бланке по списку из раздела выше.

Название отчётов и раздела в вашей редакции может слегка отличаться. Если не нашли, наберите слово «анализ» в поиске по командам.

Как проверить сумму вручную

Порядок расчёта задан статьёй 139 ТК РФ и Постановлением № 922. Расчётный период обычно составляют 12 календарных месяцев до месяца, в котором случилось событие. Дни, когда за сотрудником сохранялся средний заработок (отпуск, больничный, командировка), из расчёта исключаются.

Пример для отпуска. Заработок за 12 месяцев — 480 000 ₽. Средний дневной: 480 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 365,19 ₽.

Пример для командировки. Тот же заработок, но отработано 247 дней. Средний дневной: 480 000 ÷ 247 = 1 943,32 ₽.

Если в расчётном периоде повышали оклад, заработок за прошлые месяцы индексируют (п. 16 Положения к Постановлению № 922). ЗУП делает это сам, а вручную это забывают.

Ошибки, из-за которых справку возвращают

• Не уточнили, брутто или нетто. Средний заработок считают по начисленным суммам. Банк иногда просит ещё и сумму после налога, поэтому смотрите на его бланк.
• Не исключили отпуск и больничный из периода. Программа исключает их автоматически. Вручную их часто оставляют, и среднее выходит заниженным.
• Выдали форму 182н. Её нет в действующих нормах, и принимать её никто не обязан.
• Нет подписи главного бухгалтера. Для банка и суда нужны обе подписи.
• Справку собрали до проведения всех документов периода. Если зарплата за последний месяц не начислена и не проведена, в справку попадёт только то, что есть в базе.