Кассир в 1С Рознице и УТ 11: пользователь, права, касса ККМ и смена

Чтобы назначить кассира в 1С Рознице или УТ 11, нужны три вещи: пользователь, привязанный к физлицу с ФИО и ИНН, группа доступа с профилем кассира и касса ККМ, подключённая к тому компьютеру, где он работает. Отдельного поля «кассир» в карточке кассы нет. Кассир — это тот пользователь, под которым открыта смена и пробит чек.

Типичная ситуация: нового сотрудника завели, а он видит «Недостаточно прав», ему недоступна касса или на чеке печатается фамилия прежнего кассира. Ниже порядок настройки, при котором таких сюрпризов не бывает. Есть и второй смысл запроса — кассир в 1С:Бухгалтерии, чья подпись стоит в ПКО и РКО. Ему отведён отдельный раздел.

1. Учётная запись кассира: пользователь, физлицо и права

Начните с учётной записи. От неё зависит всё: что кассир видит, какие кнопки ему доступны и чья фамилия уйдёт в чек.

Создаём пользователя

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи (в Рознице раздел называется Администрирование).
2. Нажмите «Создать», укажите полное имя: «Иванова Мария Сергеевна».
3. Заполните поле «Физическое лицо». Если сотрудника в справочнике нет, создайте его прямо из поля.
4. В карточке физлица укажите ИНН. Он понадобится для чека (подробности — в разделе про ФФД 1.2).
5. Включите «Вход в программу разрешён», задайте имя для входа и пароль. Поставьте флажок, требующий сменить пароль при первом входе.

💡 Не заводите одного общего пользователя «Касса» на всю смену. В чек уйдёт одна и та же фамилия, а при недостаче не установить, кто пробил спорный возврат.

Даём права через группу доступа

Права в УТ 11 и Рознице назначаются не галочками в карточке, а через группы доступа. Группа строится на профиле — наборе ролей.

1. На вкладке пользователя «Права доступа » или в списке Группы доступа найдите группу для кассиров. Если её нет — создайте.
2. Выберите для группы профиль. В Рознице есть поставляемый профиль «Кассир». В УТ 11 набор поставляемых профилей зависит от релиза: найдите в списке профилей подходящий по слову «касс» или соберите свой.
3. Добавьте пользователя в состав группы.
4. Если включено ограничение доступа на уровне записей, укажите на вкладке ограничений магазин или склад. Тогда кассир увидит только свою точку.

⚠️ Не меняйте поставляемый профиль напрямую. Скопируйте его, назовите «Кассир — магазин на Ленина» и правьте копию. При обновлении конфигурации поставляемые профили перезаписываются.

2. Касса ККМ и фискальный регистратор

Кассир работает не «в программе вообще», а на конкретной кассе ККМ. Касса, в свою очередь, связана с экземпляром оборудования.

Подключаем ККТ к рабочему месту

Оборудование в 1С привязано к рабочему месту — связке компьютера и клиентского приложения. Это главный приём, который нужно держать в голове: фискальный регистратор, настроенный на компьютере администратора, не виден на компьютере кассира.

1. Зайдите в программу именно с того компьютера, где стоит касса.
2. Откройте НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование (в Рознице — через раздел Администрирование).
3. Проверьте, что в поле рабочего места указан текущий компьютер.
4. Создайте экземпляр с типом «ККТ», выберите драйвер производителя.
5. Откройте настройки драйвера, задайте порт или IP-адрес и выполните тест устройства.

💡 Если кассир иногда садится за второй компьютер, оборудование придётся настроить и на нём. Иначе на «чужом» рабочем месте РМК откроется без кассы.

Заводим кассу ККМ

В справочнике «Кассы ККМ» создайте элемент:

• 🏪 магазин или склад, к которому относится касса;
• 🏢 организация, от чьего имени пробиваются чеки;
• 🧾 тип кассы — фискальный регистратор;
• 🔌 подключаемое оборудование — экземпляр ККТ из предыдущего шага.

Номер кассы и название делайте понятными: «Касса 2, зал». Когда в магазине четыре кассы, «Касса ККМ 1» и «Касса ККМ (копия)» гарантируют путаницу при закрытии смены.

3. Как назначить кассира на кассу

Прямого поля «кассир» у кассы ККМ нет. Кассира «назначают» три настройки вместе.

Настройки РМК

В УТ 11 и Рознице есть справочник «Настройки РМК». Его открывают в той же группе РМК и оборудование. В нём собирают параметры рабочего места кассира: какие кассы ККМ доступны, какой эквайринговый терминал и сканер используются, как ведёт себя форма.

1. Создайте настройку под конкретный компьютер или откройте существующую.
2. Добавьте кассу ККМ, на которой будет работать кассир.
3. Подключите остальное оборудование: сканер штрихкодов, эквайринг, дисплей покупателя.
4. Сохраните. При следующем запуске РМК на этом компьютере подхватит кассу.

Если на одном компьютере работают две кассы ККМ, РМК при открытии смены попросит выбрать нужную. Это нормальная ситуация, а не ошибка.

Несколько кассиров в одной смене

Смену открывает один кассир, но работать в ней могут несколько. Каждый чек несёт данные того пользователя, который его пробил. Достаточно, чтобы сменщик вышел из программы и вошёл под своей учётной записью.

⚠️ Пересменку «на ходу» без выхода из программы не делайте. Если второй кассир пробьёт чеки под чужим входом, в фискальных данных и в 1С они будут числиться за первым.

4. Первый запуск рабочего места кассира

РМК открывают из раздела Продажи: команда «Рабочее место кассира». В Рознице ту же команду можно вывести на начальную страницу, чтобы кассир не искал её в меню.

Проверку делайте под учётной записью кассира, а не под администратором. Права у админа шире, и он не увидит ошибку, которая выскочит у сотрудника.

1. Войдите в программу под новым пользователем на кассовом компьютере.
2. Откройте рабочее место кассира.
3. Нажмите «Открыть смену». ККТ напечатает отчёт об открытии смены, в 1С создастся документ кассовой смены.
4. Проверьте фамилию в отчёте об открытии. Если там чужое имя — пользователь не связан с физлицом или вход выполнен не под тем логином.
5. Пробейте тестовую продажу на мелкую сумму и сразу оформите возврат. Так вы проверите сразу и право на возврат.

💡 Тестовый чек — реальная фискальная операция, он уходит в ОФД. Делайте продажу и возврат одной суммой и одним способом оплаты, чтобы выручка за смену не исказилась.

5. Онлайн-касса и ФФД 1.2: данные кассира в чеке

По 54-ФЗ в кассовом чеке есть реквизит «кассир» — фамилия и должность или иное обозначение лица, проводящего расчёт. Отдельный реквизит — ИНН кассира, он передаётся, если известен.

1С передаёт эти данные на ККТ при каждой операции: открытии смены, чеке, чеке коррекции, закрытии смены. Берутся они из пользователя, под которым выполнен вход, и связанного с ним физлица. Отсюда правила:

• 👤 полное имя пользователя пишите как в документах: «Иванова М. С.» или полностью — без «Маша касса»;
• 🔢 ИНН держите в карточке физлица, а не в комментарии к пользователю;
• 🔄 при смене фамилии кассира правьте физлицо, а не создавайте второго пользователя.

Что меняет ФФД 1.2

ФФД 1.2 обязателен для продажи маркированных товаров. Для назначения кассира он ничего нового не требует, но влияет на окружение:

Когда кассир работает с маркированным товаром, ему нужно право на сканирование и проверку кодов в РМК. В поставляемых профилях оно обычно есть, но в «урезанных» копиях его иногда теряют.

⚠️ Перерегистрацию ККТ на другой ФФД и смену прошивки делайте при закрытой смене и вне рабочего времени. Кассир в этот момент работать не сможет.

6. Закрытие смены и что делать при ошибках

В конце дня кассир закрывает смену в РМК кнопкой «Закрыть смену». Перед этим полезно снять X-отчёт и сверить наличные в ящике.

При закрытии происходит следующее:

1. ККТ печатает отчёт о закрытии смены.
2. В 1С закрывается документ кассовой смены.
3. Создаётся отчёт о розничных продажах — он списывает товар и формирует выручку.
4. Если настроена инкассация, оформляется выемка наличных.

Закрыть смену должен тот, кто отвечает за кассу. Если с утра её закрывает другой сотрудник, в отчёте о закрытии будет его фамилия. Это допустимо, но лучше закрепить порядок в должностной инструкции.

Если не помогло

Проверьте драйвер ККТ вне 1С — утилитой производителя. Если касса не отвечает и там, проблема в кабеле, порте или самой ККТ, а не в правах кассира. Если утилита работает, а 1С нет, переустановите драйвер и заново выполните подключение экземпляра оборудования.

7. Кассир в 1С:Бухгалтерии: подпись в кассовых документах

В БП 3.0 под «кассиром» понимают другое — работника, чья подпись стоит в приходных и расходных кассовых ордерах и кассовой книге. Порядок ведения кассовых операций задан Указанием Банка России № 3210-У, а руководитель назначает кассира распорядительным документом.

В программе кассира указывают в карточке организации:

1. Откройте Главное → Организации и карточку нужной организации.
2. Найдите раздел «Подписи».
3. В строке «Кассир» выберите сотрудника. Если его нет в списке, сначала добавьте его в справочник физических лиц.
4. Запишите. Новые ПКО и РКО подставят его фамилию в печатную форму.

В УТ 11 то же самое делают через ответственных лиц организации: в карточке организации есть список ответственных, где выбирают кассира и период, с которого он отвечает за кассу.

💡 При смене кассира не исправляйте фамилию «задним числом». Если организация хранит историю ответственных лиц, добавьте новую запись с датой начала. Тогда старые ордера напечатаются с прежней подписью.

С кассиром, который работает с наличными, обычно заключают договор о полной материальной ответственности по статье 244 ТК РФ. В 1С это не настраивается, но без такого договора претензии по недостаче предъявить сложнее.

Частые вопросы