Кто за что отвечает в базе 1С: пользователи, МОЛ, кассир и подотчётные лица

Чтобы назначить ответственного в 1С, сначала определите, о каком «ответственном» речь. Руководителя, главного бухгалтера и кассира указывают в карточке организации (Главное → Организации → Подписи). Материально ответственное лицо выбирают в документах по основным средствам и спецодежде. Подотчётное лицо — в кассовом ордере и авансовом отчёте. Права в программе выдают пользователю в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Типичная ситуация: в компанию пришёл новый кладовщик. Директор просит «сделать его ответственным в 1С». Бухгалтер открывает базу и видит три разных места, где есть слово «ответственный». Для кладовщика нужны минимум два из них: сотрудник в кадровом учёте и МОЛ в документах по складу и ОС. Пользователь — если он сам будет проводить накладные. Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Пользователь, сотрудник и ответственное лицо: в чём разница

В 1С 8.3 человек может существовать в базе в трёх видах. Это разные справочники, и у каждого своя задача.

Материально ответственное лицо — не отдельный справочник. Это роль, которую получает физическое лицо или сотрудник в конкретных документах.

Отсюда главное правило:

• ✅ кладовщику, который сам работает в 1С, нужны и пользователь, и сотрудник;
• ✅ водителю, который только получает деньги под отчёт, достаточно сотрудника;
• ✅ пользователь и физическое лицо связываются полем Физическое лицо в карточке пользователя.

Как создать пользователя и выдать ему права

Этот шаг нужен, только если человек будет сам входить в базу. Делает его администратор программы.

Создание пользователя

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните Полное имя и в поле Физическое лицо выберите человека из справочника.
4. Проверьте флажок Вход в программу разрешён.
5. Включите Аутентификация 1С:Предприятия, задайте имя для входа и пароль. Если в компании вход по учётной записи Windows, включите Аутентификация операционной системы и выберите пользователя домена.
6. Нажмите Записать.

Права доступа

После записи в карточке появится команда Права доступа. В Бухгалтерии 3.0 права выдают через профили групп доступа: готовые наборы ролей под должность.

• 🔹 бухгалтеру — профиль бухгалтера;
• 🔹 главному бухгалтеру — профиль главного бухгалтера, он шире;
• 🔹 кладовщику или кассиру — профиль под эти участки, если он есть в списке.

Отметьте нужные профили флажками и запишите. Изменения вступят в силу при следующем входе пользователя в программу.

Если нужно ограничить доступ по организациям (например, кладовщик видит только одно юрлицо), включите ограничение доступа на уровне записей в Администрирование → Настройки пользователей и прав. После этого в группах доступа появится выбор разрешённых организаций.

Поле «Ответственный» в документах

У большинства документов внизу формы есть поле Ответственный. Это пользователь, который создал документ. Программа подставляет его автоматически. На проводки поле не влияет, но по нему удобно фильтровать журналы: «покажи всё, что провёл Петров».

Если документ завёл один бухгалтер, а отвечает за него другой, поле можно поменять вручную. Для массовой замены используйте групповое изменение реквизитов в разделе Администрирование → Обслуживание.

Сотрудник в кадровом учёте: без него МОЛ не выбрать

Материально ответственным, подотчётным лицом и кассиром может быть только человек из базы. Значит, сначала его надо завести.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Укажите ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС. Программа сама создаст физическое лицо.
3. Оформите приём: из карточки сотрудника или через кадровые документы. Документ Приём на работу доступен, если в настройках зарплаты включён полный кадровый учёт.

В 1С:ЗУП 3.1

Сотрудника создают в Кадры → Сотрудники, а приём оформляют документом в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Если БП и ЗУП синхронизированы, сотрудник попадёт в Бухгалтерию при обмене. Создавать его там вручную не нужно: появится дубль.

Подписи организации: руководитель, главный бухгалтер, кассир

Эти ответственные лица попадают в печатные формы: счета, акты, накладные, кассовые ордера, отчётность.

1. Откройте Главное → Организации и вашу организацию.
2. Перейдите в раздел Подписи.
3. Выберите физических лиц для руководителя, главного бухгалтера и кассира. Укажите должность, если она не подставилась.
4. Запишите карточку.

У каждой подписи хранится история. Когда меняется главный бухгалтер, не перезаписывайте старую запись. Добавьте новую с датой вступления в должность. Тогда документы прошлых периодов напечатаются со старой подписью, а новые — с новой.

Как назначить материально ответственное лицо (МОЛ)

МОЛ в 1С указывают там, где ценность передаётся человеку: при принятии к учёту основных средств, перемещении и передаче спецодежды в эксплуатацию.

МОЛ по основным средствам

1. Откройте ОС и НМА → Принятие к учёту ОС и создайте документ.
2. На вкладке с основными средствами или параметрами учёта найдите поле МОЛ.
3. Выберите сотрудника. Рядом укажите подразделение, где будет числиться ОС.
4. Проведите документ.

МОЛ отражается в инвентарной карточке ОС-6 и в инвентаризационной описи.

Смена МОЛ

Если ответственный уволился или ОС передают другому человеку, оформите документ Перемещение ОС в разделе ОС и НМА. В нём укажите нового МОЛ и, при необходимости, новое подразделение. Проводок по бухгалтерскому учёту такой документ может не дать, если счёт затрат не меняется, — но история МОЛ сохранится.

Не меняйте МОЛ, исправляя проведённое «Принятие к учёту» задним числом: история ответственности потеряется, и на инвентаризации за прошлые периоды карточки не сойдутся.

МОЛ по спецодежде и инвентарю

Спецодежду и инструмент передают документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад). В табличной части укажите сотрудника, которому выдана вещь. По нему потом строится отчёт о материалах в эксплуатации и делается возврат или списание.

Ответственный за склад

Товары на складе числятся не за человеком, а за складом. Поэтому практика такая:

• 📦 заведите отдельный склад под каждого кладовщика или группу;
• 📝 закрепите ответственность приказом и договором о материальной ответственности;
• 🖨️ в накладных и актах указывайте кладовщика как отпустившего или принявшего груз.

Подотчётные лица и касса

Подотчётное лицо в 1С — любой сотрудник или физическое лицо, которому выдали деньги под отчёт. Отдельного «назначения» в справочнике нет: человек становится подотчётным, когда получает деньги.

Выдача денег под отчёт

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы и создайте Выдача.
2. Выберите вид операции Выдача подотчётному лицу.
3. В поле получателя укажите сотрудника, сумму и основание.
4. Проведите документ. Сформируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01.

При выдаче с расчётного счёта используйте Списание с расчётного счёта с тем же видом операции — проводка Дт 71.01 Кт 51.

Отчёт подотчётного лица

Расходы закрывают документом Авансовый отчёт в разделе Банк и касса. В поле Подотчётное лицо выберите того же сотрудника. Остаток возвращают приходным кассовым ордером с видом операции Возврат от подотчётного лица.

Проверить, кто и сколько должен, удобно по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71.01 с разбивкой по работникам.

Коллективная материальная ответственность в 1С

Коллективная (бригадная) ответственность вводится, когда несколько человек совместно работают с ценностями и нельзя разграничить, кто за что отвечает. Типичные примеры — смена продавцов магазина, бригада на складе.

Юридически это оформляют вне программы:

• 📄 письменный договор о коллективной материальной ответственности по типовой форме;
• 👥 руководитель коллектива (бригадир), назначенный приказом;
• ✍️ подписи всех членов бригады; новый член — подпись в том же договоре.

В 1С отдельного объекта «бригада МОЛ» нет. Практические варианты:

Для инвентаризации в документе указывайте членов комиссии и МОЛ — бригадира. Состав бригады на дату проверки сверяйте с договором, а не с базой.

Частые ошибки при назначении ответственных

Частые вопросы